Czym jest rdzeń firmy: procesy, decyzje, ryzyka i umowy w jednym miejscu?

• Proces: wersji z krokiem bez wykonawcy nie da się włączyć jako obowiązującej.
• Decyzja: bez dwóch wariantów, wskazania wybranego i uzasadnienia to nie decyzja, tylko ogłoszenie.
• Ryzyko: stan „pod kontrolą” wymaga właściciela, a świadoma akceptacja wymaga zapisanego powodu.
• Struktura: wakat jest osobnym bytem, nie brakiem danych w kartotece.
• Umowa: pilność liczy się od terminu wypowiedzenia, nie od daty końca.
• Spotkanie: ustalenie, które nie stało się zadaniem, wraca na kolejnym spotkaniu jako to samo ustalenie.
• System IT: systemu oznaczonego jako jedyne źródło danych nie da się po prostu wyłączyć.

W każdej z nich pada to samo pytanie: pokażcie, jak to u was działa. Firma z rejestrami pokazuje mapę procesów, rejestr decyzji i rejestr umów. Firma bez nich zwołuje trzy spotkania i odtwarza wiedzę z pamięci ludzi, którzy akurat są w pracy.

Rejestry są też materiałem dla asystenta AI. Model odpowie na pytanie „jak wygląda u nas przyjęcie zlecenia” tylko wtedy, gdy ktoś to kiedyś zapisał. Bez zapisanej wiedzy AI odpowiada ogólnikami z internetu, a nie o Twojej firmie.

Tabela pokazuje punkt wyjścia, nie pełną listę obowiązków Twojej firmy. W konkretnej sprawie warto skonsultować się z prawnikiem albo doradcą.

1. 1

   Wybierz rejestr po stracie

   Umowa odnowiła się sama: zacznij od umów. Ustalenia giną po spotkaniach: zacznij od spotkań i decyzji. Nowa osoba uczy się przez podglądanie: zacznij od procesów i procedur.

2. 2

   Wskaż właściciela rejestru

   Jedna osoba odpowiada za to, że rejestr jest aktualny. Nie musi wpisywać wszystkiego sama, ale to ją pyta się, dlaczego czegoś brakuje.

3. 3

   Wpisz to, co już obowiązuje

   Dwadzieścia umów z segregatora, siedem procesów z głowy kierowników, ryzyka z ostatniego audytu. Rejestr ma opisywać firmę, jaka jest, a nie plan na przyszły rok.

4. 4

   Ustal rytm przeglądu

   Data kolejnego przeglądu trafia do kalendarza w dniu założenia rejestru. Rejestr bez przeglądu po roku jest archiwum.

• CORE, grupa Wiedza i standardy: Procedury, Procesy, Checklisty, Dokumenty, Baza wiedzy, Systemy i narzędzia.
• CORE, grupa Zgodność: Decyzje, Ryzyka, Polityki firmowe, Umowy, Audyty i kontrole, Terminy firmowe.
• HR: Struktura ze schematem stanowisk i wakatami.
• PRACA: Kalendarz z przełącznikiem Spotkania oraz Cele z sekcją Mierniki.
• Panel Powiązania na każdej karcie rekordu, od zadania i kontrahenta po umowę i stanowisko.
• Asystent wiedzy (dodatek EXCORE AI) odpowiada na podstawie procedur, opisów procesów, bazy wiedzy i materiałów HR, do których pytający ma dostęp, i podaje źródła odpowiedzi.

EXCORE otwiera pierwsze wdrożenia dla wybranych firm, zapisy idą przez listę oczekujących.