Rejestr umów w firmie: jak pilnować terminów wypowiedzenia?

Fraza „rejestr umów” w wyszukiwarce prowadzi najczęściej do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, którego podstawą jest art. 34a ustawy o finansach publicznych, a szczegóły reguluje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 30 marca 2026 r. Ministerstwo Finansów wskazuje 1 lipca 2026 r. jako datę, od której publikowane są informacje o umowach zawartych od tego dnia, z terminem 30 dni na ich udostępnienie.

Firmy prywatne nie mają takiego obowiązku i nie publikują niczego. Prowadzą rejestr umów z zupełnie innego powodu: żeby wiedzieć, co podpisały, z kim, na jak długo i do kiedy da się to wypowiedzieć. Reszta tej strony jest o tym drugim rejestrze.

1. 1

   Sprawdź, czy umowa ma datę końca

   Umowa bezterminowa nie ma terminu wypowiedzenia liczonego w ten sposób; wypowiada się ją w każdej chwili z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

2. 2

   Wypisz okres wypowiedzenia dokładnie tak, jak stoi w umowie

   Trzy miesiące ze skutkiem na koniec miesiąca to inna data niż dziewięćdziesiąt dni. Przepisz treść, nie streszczenie.

3. 3

   Odejmij okres od daty końca

   Wynik to ostatni dzień, w którym wypowiedzenie ma jeszcze sens. Tę datę wstaw do rejestru jako kolumnę widoczną obok nazwy.

4. 4

   Zaznacz, czy umowa przedłuża się sama

   Automatyczne odnowienie bez podanego okresu wypowiedzenia to pułapka: nie da się ostrzec przed terminem, którego nie da się policzyć.

5. 5

   Załóż zadanie na trzydzieści dni przed

   Zadanie, nie przypomnienie w kalendarzu. Przypomnienie się klika i znika, zadanie zostaje na liście, dopóki ktoś go nie zamknie.

Termin policzony z niepełnych danych jest gorszy niż jego brak, bo wygląda jak fakt i uspokaja. Jeśli w umowie nie ma okresu wypowiedzenia, w rejestrze ma być pusto i uwaga do wyjaśnienia, a nie liczba wzięta z domysłu.

• Papiery: umowa, aneksy, załączniki, wypowiedzenia, korespondencja, faktury. Ułożone według daty dokumentu, a nie według daty wgrania.
• Ustalenia z rozmów: co uzgodniono, z kim, kiedy i jakim kanałem. To jedyny ślad po negocjacjach, gdy dochodzi do sporu.
• Zadania: wypowiedzieć, renegocjować, przypomnieć o waloryzacji. Każde z terminem i osobą.
• Powiązania: z kontrahentem, z ryzykiem, którego umowa dotyczy, i z decyzją, na podstawie której ją podpisano.

Brak dokumentu rodzaju „umowa” przy pozycji w rejestrze to najczęstszy błąd: w teczce są trzy aneksy i faktura, a samej umowy nikt nie zeskanował. Wychodzi to na jaw dokładnie wtedy, gdy trzeba sprawdzić zapis o wypowiedzeniu.

• W tabeli stoi kolumna „Wypowiedzenie do”, a data końca jest kolumną drugorzędną.
• Okres wypowiedzenia wpisuje się w dniach, a termin liczy się sam: data końca minus okres wypowiedzenia.
• Pilność liczy się od terminu wypowiedzenia: termin odległy powyżej 60 dni, zbliża się między 15 a 60 dni, ostatnia chwila od 0 do 14 dni, potem termin minął.
• Nad listą stoi ostrzeżenie o umowach, które przedłużą się same, czyli takich, którym minął termin wypowiedzenia, mają zaznaczone automatyczne odnowienie i nadal obowiązują.
• Umowa odnawiająca się sama bez podanego okresu wypowiedzenia nie zapisze się, bo nie byłoby jak przed niczym ostrzec.
• Przy braku daty końca albo okresu wypowiedzenia kolumna terminu zostaje pusta. System nie zgaduje.
• Z wiersza zakłada się zadanie „Decyzja w sprawie umowy” z terminem ostatniego dnia na wypowiedzenie, dla osoby pilnującej umowy.
• Na karcie są dokumenty w folderach, ułożone chronologicznie po dacie dokumentu, oraz sekcja ustaleń i rozmów z rodzajem i kanałem kontaktu.
• Przypomnienia idą domyślnie 30, 14, 7 i 0 dni przed terminem, do osoby z pola „Kto pilnuje terminu”.

EXCORE nie jest programem księgowym: rejestr umów pilnuje terminów i dokumentów, a nie księgowania. Wdrożenia otwieramy przez listę oczekujących.