Mapa procesów w firmie: jak ją zrobić i jak wygląda przykład?

1. 1

   Wypisz procesy, nie działy

   Jedno zdanie na proces, zaczynające się od czasownika: „przyjęcie zlecenia”, „zatrudnienie pracownika”, „rozliczenie miesiąca”. W małej firmie taka lista mieści się zwykle na jednej stronie.

2. 2

   Podziel je na trzy grupy

   Główne, czyli te, za które płaci klient. Wspierające, czyli kadry, finanse, IT. Zarządcze, czyli planowanie, przeglądy, decyzje. Ten podział jest całą mapą najwyższego poziomu.

3. 3

   Wskaż właściciela każdego procesu

   Jedna osoba, która ma prawo zmienić sposób pracy. Proces bez właściciela nie ma kto poprawić, więc po roku opis rozjeżdża się z rzeczywistością.

4. 4

   Opisz kroki jednego procesu

   Na krok: co się dzieje, kto wykonuje (rola, nie nazwisko), co jest potrzebne na wejściu, co powstaje na wyjściu, w jakim systemie i ile to trwa.

5. 5

   Zaznacz przekazania i decyzje

   Przekazanie to miejsce, gdzie praca zmienia ręce, i tam gubi się najwięcej czasu. Decyzja to krok, w którym praca może pójść dwiema drogami.

6. 6

   Włącz wersję i wróć do niej za kwartał

   Opis, którego nikt nie zatwierdził, jest notatką. Zatwierdzona wersja z datą pozwala porównać, co się zmieniło, gdy za pół roku ktoś proces poprawi.

BPMN opłaca się wtedy, gdy proces ma rozgałęzienia, zdarzenia i kilka torów, a rysunek ma czytać ktoś spoza firmy. W większości firm wystarczy lista kroków z rolami, bo to ona odpowiada na pytania, które ludzie zadają naprawdę: kto to robi, co dostaję na wejściu i komu przekazuję.

Jeśli firma idzie po certyfikat ISO 9001, mapa procesów i tak powstanie, bo audytor zapyta o procesy firmy i o to, jak się ze sobą łączą. Warto ją wtedy zrobić raz, pod pracę, a nie osobno pod audyt. Firmy certyfikowane na wydanie z 2015 r. powinny zapytać swoją jednostkę certyfikującą o termin przejścia na wydanie z 2026 r.

• Proces ma nazwę, cel jednym zdaniem, właściciela, dział i krytyczność. Bez właściciela lista pokazuje żółte „nie wskazano”.
• Krok ma wykonawcę (rolę), rodzaj krok albo decyzja, wejścia, wyjścia, systemy, czas w minutach i termin w godzinach.
• Między krokami wykonywanymi przez różne role pojawia się napis „praca zmienia ręce”, a karta liczy przekazania i czas przejścia wraz z liczbą kroków bez podanego czasu.
• Wersje są osobnymi bytami: Szkic, W przeglądzie, Obowiązuje, Archiwalna. Naraz obowiązuje jedna, a nowa wersja powstaje jako kopia poprzedniej i pokazuje ramkę „Zmiany wobec wersji N”.
• Wersji nie da się włączyć, dopóki któryś krok nie ma wykonawcy. Komunikat wypisuje nazwy tych kroków.
• Proces można powiązać z ryzykiem, umową, stanowiskiem albo procedurą przez panel Powiązania.

Opis procesu jest też źródłem dla asystenta wiedzy (dodatek EXCORE AI), więc pytanie „jak u nas wygląda przyjęcie zlecenia” dostaje odpowiedź z treści firmy, z podanym źródłem. Listę procesów da się wyeksportować do pliku CSV. Pierwsze wdrożenia otwieramy przez listę oczekujących.