Struktura organizacyjna firmy: jak ją rozrysować i jak wyglądają przykłady?

Skutek widać w rozmowie o tym, kto teraz pilnuje rozliczeń z przewoźnikami. W firmie, w której wakat jest osobnym elementem, odpowiedź brzmi: nikt, to stanowisko jest nieobsadzone od maja, a jego zadania rozeszły się między dwie osoby. W firmie bez tego, pytanie zostaje bez odpowiedzi.

• Obsada ma daty, a poprzednia obsada nie znika, tylko dostaje datę końca. To odtwarza historię stanowiska.
• Jedna osoba na kilku stanowiskach nie jest błędem, ale jest ryzykiem ciągłości i powinna być widoczna.
• Stanowisko, które podlega samo sobie przez łańcuch przełożonych, nie da się narysować. Taka pętla musi być widoczna, a nie po cichu pomijana.
• Bardzo wielu bezpośrednich podwładnych u jednej osoby to sygnał, że kierownik nie ma czasu na kierowanie. Próg, od którego warto się temu przyjrzeć, firma ustala sama.

Zasada wspólna dla wszystkich trzech: schemat jest drzewem, nie tabelą, bo pytanie, na które odpowiada, brzmi „komu to podlega”. Jedno stanowisko ma jednego przełożonego. Podwójna linia raportowania brzmi elegancko na papierze, a w praktyce oznacza, że przy konflikcie priorytetów nikt nie rozstrzyga.

1. 1

   Wypisz stanowiska, nie nazwiska

   Nazwa stanowiska opisuje odpowiedzialność, na przykład „kierownik spedycji”, a nie „Jan”. Jeśli dwóch ludzi robi to samo, to jedno stanowisko w dwóch egzemplarzach.

2. 2

   Ustal podległość

   Każde stanowisko wskazuje jedno stanowisko nadrzędne albo podlega bezpośrednio zarządowi. Sprawdź, czy nie powstała pętla.

3. 3

   Przypisz działy

   Dział to miejsce w firmie, nie poziom w hierarchii. Stanowisko może być bez działu, jeśli pracuje dla całej firmy.

4. 4

   Obsadź stanowiska i zaznacz wakaty

   Przy każdym: kto i od kiedy. Nieobsadzone zostają na schemacie jako wakaty, razem z informacją, kto tymczasowo przejął zadania.

5. 5

   Dopisz, za co stanowisko odpowiada

   Jedno zdanie na stanowisko i powiązanie z procesem, za który odpowiada. Bez tego schemat pokazuje hierarchię, ale nie mówi, co się na nim dzieje.

• Stanowisko jest osobnym bytem, z kartą: obsada od daty, przełożony, lista bezpośrednich podwładnych, pole „Za co odpowiada” wypełniane przy dodawaniu i poprawianiu stanowiska oraz panel Powiązania, którym wiąże się stanowisko z procesem.
• Nad schematem stoją trzy liczby: wakaty, osoby na kilku stanowiskach i stanowiska poza strukturą, czyli uwięzione w pętli podległości.
• Zakończenie obsady nie kasuje stanowiska: poprzednia obsada zostaje w historii z datą końca, a stanowisko pokazuje się jako wakat.
• Pętla w podległości jest łapana przy zapisie, z komunikatem tłumaczącym, które stanowisko podlega pośrednio temu, które przepinasz.
• Przy stanowisku widać liczbę osób poniżej i liczbę bezpośrednich podwładnych; powyżej ośmiu liczba robi się czerwona.
• Przełożony osoby wynika wyłącznie ze Struktury. Korzysta z tego akceptacja urlopów i wniosków, a gdy stanowisko nad kimś jest wakatem, przełożonym zostaje osoba szczebel wyżej.
• Stanowiska, któremu podlegają inne, nie da się zlikwidować: najpierw trzeba przepiąć podległe stanowiska.

Powiązanie stanowiska z procesem odpowiada na pytanie, co się zatrzyma, gdy to stanowisko zostanie puste. Wdrożenia otwieramy przez listę oczekujących.