Umów prezentację

Onboarding pracownika: jak go przeprowadzić krok po kroku?

Onboarding pracownika to zaplanowane wprowadzenie nowej osoby do firmy: od formalności przed pierwszym dniem, przez stanowisko, narzędzia i ludzi, po pierwsze samodzielne zadania w ciągu 30 dni. Dobry onboarding ma checklistę, opiekuna i termin, a przed dopuszczeniem do pracy obejmuje badania wstępne i szkolenie BHP.

Co musi się wydarzyć przed pierwszym dniem pracy?

Przed dopuszczeniem do pracy pracownik musi mieć orzeczenie z badań wstępnych, szkolenie BHP i znać regulamin pracy, jeśli firma go ma. To obowiązki z Kodeksu pracy, a nie dobre praktyki.

  • Umowa o pracę na piśmie. Jeśli nie została tak zawarta, pracodawca przed dopuszczeniem do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie strony, rodzaj i warunki umowy (art. 29 § 2).
  • Badania wstępne: podlegają im osoby przyjmowane do pracy, z wyjątkami dla ponownego zatrudnienia w ciągu 30 dni (art. 229 § 1 i 1¹).
  • Szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy (art. 237³ § 2). Instruktaż ogólny trwa minimum 3 godziny lekcyjne.
  • Zapoznanie z regulaminem pracy przed dopuszczeniem do pracy (art. 104³ § 2).
  • Zaznajomienie z zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy i podstawowymi uprawnieniami (art. 94 pkt 1).
  • Informacja o warunkach zatrudnienia w postaci papierowej lub elektronicznej najpóźniej 7 dni od dopuszczenia do pracy (art. 29 § 3).
  • Zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia (art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Do tego rzeczy, bez których pierwszy dzień jest stracony: konto w systemach, sprzęt, dostęp do budynku i opiekun, który ma wolny kalendarz w pierwszym tygodniu. Ten etap bywa nazywany preboardingiem.

Jak wygląda plan pierwszego tygodnia?

Pierwszy tydzień ma trzy cele: formalności i bezpieczeństwo, poznanie ludzi i narzędzi oraz jedno małe zadanie wykonane samodzielnie do piątku.

DzieńCo się dziejeKto prowadzi
PoniedziałekPowitanie, dokumenty, BHP, sprzęt i dostępy, obiad z zespołemKadry, opiekun
WtorekJak zarabia firma, klienci, najważniejsze procesy działuKierownik
ŚrodaNarzędzia i procedury stanowiska, praca obok opiekunaOpiekun
CzwartekPierwsze zadanie pod nadzorem, spotkania z działami, z którymi współpracujeOpiekun, działy
PiątekSamodzielne zadanie, rozmowa podsumowująca, pytania bez ocenyKierownik

Jak przeprowadzić onboarding krok po kroku przez 30 dni?

Rozłóż wdrożenie na cztery etapy z datami. Każdy kończy się czymś, co da się sprawdzić, a nie wrażeniem, że „chyba już ogarnia”.

  1. 1

    Tydzień przed startem

    Skierowanie na badania, umowa, konta, sprzęt, wyznaczenie opiekuna, mail z planem pierwszego dnia.

  2. 2

    Dzień 1

    BHP, regulamin, dostępy, bezpieczeństwo danych, przedstawienie zespołowi.

  3. 3

    Dni 2-10

    Procedury stanowiska, praca w parze z opiekunem, pierwsze zadania z informacją zwrotną.

  4. 4

    Dni 11-30

    Samodzielne zadania, cele na okres próbny, rozmowa po 30 dniach z kierownikiem i opiekunem.

Jakie przykłady dobrego onboardingu warto skopiować?

Najlepiej działają proste rzeczy, które ktoś pilnuje: opiekun z wolnym czasem, lista „kto co wie” i pytanie o opinię po zakończeniu wdrożenia.

  • Opiekun inny niż przełożony. Nowej osobie łatwiej zadać mu „głupie” pytanie.
  • Lista ekspertów: kogo pytać o faktury, klientów, sprzęt, urlopy.
  • Procedury stanowiska w jednym miejscu zamiast przekazywania wiedzy na czacie.
  • Ankieta po 30 dniach: co było niejasne, czego zabrakło. Odpowiedzi poprawiają ścieżkę dla kolejnej osoby.

Jakie błędy w onboardingu zdarzają się najczęściej?

Najczęściej zawodzi nie program wdrożenia, tylko przygotowanie: brak dostępów, zajęty opiekun i brak daty, w której wdrożenie się kończy. Każdy z tych błędów da się usunąć jednym wpisem na checkliście.

BłądSkutekPoprawka
Konta i sprzęt zamawiane w pierwszym dniuNowa osoba przez kilka dni tylko czytaLista dostępów zamknięta tydzień przed startem
Opiekunem jest przełożonyPracownik nie zadaje prostych pytańOpiekun z zespołu, z czasem zapisanym w kalendarzu
Wszystko pierwszego dniaNic nie zostaje w pamięciFormalności w dniu 1, wiedza rozłożona na tydzień
Brak końca wdrożeniaNikt nie wie, czy się udałoRozmowa po 30 dniach z datą w kalendarzu
Szkolenie BHP „przy okazji”Dopuszczenie do pracy wbrew Kodeksowi pracyInstruktaż przed pierwszą czynnością, potwierdzony w karcie szkolenia

Jak prowadzić onboarding w EXCORE?

Moduł Onboarding w HR i Kadrach buduje ścieżki wdrożenia z etapów i kroków. Krok może zawierać procedurę, listę dokumentów, checklistę, wideo, quiz albo kontakt do opiekuna, a ścieżka ma termin 7, 14, 30 albo 60 dni, liczony od przypisania.

  • Reguła przypisania nadaje ścieżkę sama, gdy kadry zapisują zatrudnienie: według działu, formy zatrudnienia, stanowiska albo roli.
  • Tryb sekwencyjny odblokowuje krok dopiero po poprzednim. Krok z akceptacją czeka na potwierdzenie administratora albo osoby zarządzającej modułem.
  • Kroki mają własne terminy w dniach od startu. Pracownik dostaje przypomnienie w aplikacji i mailem 2 dni przed terminem, w dniu terminu i po nim, a po terminie także przełożony.
  • Zakładka Postęp zespołu pokazuje, ile wdrożeń trwa, ile jest po terminie i średni czas ukończenia.
  • Po ukończeniu pracownik zostawia opinię o wdrożeniu.
  • Asystent wiedzy (dodatek AI) odpowiada nowej osobie z opublikowanych procedur i materiałów onboardingu i pokazuje źródło.

Czego moduł nie robi: nie zastępuje karty szkolenia wstępnego BHP ani akt osobowych, które prowadzisz zgodnie z przepisami.

Tekst ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. W konkretnej sprawie z zakresu prawa pracy skonsultuj się z prawnikiem albo doradcą kadrowym.

Wzór do pobrania

Checklista onboardingu pracownika

CHECKLISTA ONBOARDINGU PRACOWNIKA

Pracownik: [imię i nazwisko]

Stanowisko: [stanowisko], dział [dział]

Pierwszy dzień pracy: [data]

Przełożony: [imię i nazwisko]

Opiekun wdrożenia: [imię i nazwisko]

Koniec okresu wdrożenia: [data, zwykle 30 dni od startu]

1. Przed pierwszym dniem (odpowiada: kadry i przełożony)

  1. [ ] Skierowanie na wstępne badania lekarskie wydane, orzeczenie odebrane przed dopuszczeniem do pracy.
  2. [ ] Umowa przygotowana, termin podpisu ustalony.
  3. [ ] Termin szkolenia BHP (instruktaż ogólny i, jeśli dotyczy, stanowiskowy) ustalony na dzień [data].
  4. [ ] Konto e-mail i dostępy do systemów: [lista systemów].
  5. [ ] Sprzęt: [laptop, telefon, karta dostępu, odzież robocza], protokół wydania przygotowany.
  6. [ ] Stanowisko pracy przygotowane.
  7. [ ] Opiekun wyznaczony i ma zarezerwowany czas w pierwszym tygodniu.
  8. [ ] Mail do pracownika: godzina i miejsce startu, osoba kontaktowa, co zabrać.
  9. [ ] Zespół poinformowany o nowej osobie.

2. Pierwszy dzień (odpowiada: kadry i opiekun)

  1. [ ] Powitanie przez przełożonego i opiekuna.
  2. [ ] Podpisanie umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy oraz dokumentów kadrowych: [lista].
  3. [ ] Szkolenie BHP, potwierdzenie w karcie szkolenia wstępnego.
  4. [ ] Zapoznanie z regulaminem pracy i regulaminem wynagradzania, jeśli firma je ma.
  5. [ ] Zakres obowiązków omówiony i przekazany.
  6. [ ] Zasady ochrony danych i bezpieczeństwa informacji, potwierdzenie zapoznania z polityką [nazwa].
  7. [ ] Wydanie sprzętu, podpisany protokół.
  8. [ ] Logowanie do wszystkich systemów sprawdzone.
  9. [ ] Przedstawienie zespołowi i osobom z działów, z którymi pracownik będzie współpracował.

3. Pierwszy tydzień (odpowiada: opiekun)

  1. [ ] Prezentacja firmy: klienci, oferta, jak firma zarabia.
  2. [ ] Procedury stanowiska przeczytane: [lista procedur].
  3. [ ] Praca w parze z opiekunem przy [czynność].
  4. [ ] Pierwsze zadanie wykonane samodzielnie: [zadanie].
  5. [ ] Lista „kogo pytać o co” przekazana.
  6. [ ] Rozmowa podsumowująca tydzień z przełożonym, dnia [data].

4. Pierwsze 30 dni (odpowiada: przełożony)

  1. [ ] Cele na okres próbny ustalone i zapisane: [cele].
  2. [ ] Szkolenia stanowiskowe i produktowe ukończone: [lista].
  3. [ ] Informacja o warunkach zatrudnienia przekazana najpóźniej 7 dni od dopuszczenia do pracy, zgłoszenie do ZUS wysłane w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
  4. [ ] Rozmowa po 30 dniach: co działa, co poprawić, dnia [data].
  5. [ ] Ankieta o wdrożeniu wypełniona przez pracownika.
  6. [ ] Poprawki do ścieżki wdrożenia wprowadzone przez [osoba].

Potwierdzenie

Wdrożenie zakończone dnia [data].

Pracownik: [podpis]

Opiekun: [podpis]

Przełożony: [podpis]

W EXCORE ten wzór działa jako szablon dokumentu. Umów prezentację

Pytania

Ile powinien trwać onboarding pracownika?

Formalności zamykają się w pierwszym dniu, ale samo wdrożenie trwa zwykle 30 dni, a na stanowiskach specjalistycznych do końca okresu próbnego. Ważne, żeby koniec miał datę i rozmowę podsumowującą.

Kto odpowiada za onboarding?

Kadry za formalności, przełożony za cele i ocenę, opiekun za codzienne wprowadzenie. Jedna osoba powinna mieć całą checklistę i pilnować terminów.

Czy można dopuścić pracownika do pracy przed szkoleniem BHP?

Nie. Kodeks pracy wymaga szkolenia przed dopuszczeniem do pracy, a wyjątek dotyczy tylko kolejnej umowy na tym samym stanowisku u tego samego pracodawcy zawartej bezpośrednio po poprzedniej.

Czym onboarding różni się od szkolenia BHP?

Szkolenie BHP to obowiązek z Kodeksu pracy i tylko jeden z punktów wdrożenia. Onboarding obejmuje też narzędzia, ludzi, procedury stanowiska i pierwsze zadania, a o jego kształcie decyduje firma.

Jak wdrożyć pracownika zdalnego?

Tak samo, tylko z większą liczbą umówionych rozmów. Sprzęt wysyłasz przed pierwszym dniem, opiekun ma codzienne krótkie spotkanie w pierwszym tygodniu, a procedury i lista „kogo pytać o co” leżą w jednym miejscu dostępnym online.

Źródła

  1. Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (ISAP)
  2. Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1327
  3. Rozporządzenie z 24.11.2025 zmieniające rozporządzenie o szkoleniu BHP, Dz.U. 2025 poz. 1640
  4. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 199 (art. 6, 11, 16, 19, 22, 36)

EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.

Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.

Umów prezentację

Czytaj też