Program do urlopów i ewidencji nieobecności: jak wybrać?

Do stażu wlicza się poprzednie zatrudnienie bez względu na przerwy (art. 154¹) i szkołę: na przykład 8 lat za studia wyższe, 4 lata za liceum ogólnokształcące, bez sumowania okresów nauki (art. 155). Od 1 maja 2026 r. prywatni pracodawcy wliczają też udokumentowane okresy umów zlecenia i prowadzenia działalności, za które płacono składki (art. 302¹ dodany ustawą z 26 września 2025 r.). Większość tych okresów potwierdza zaświadczenie z ZUS, a pracę zarobkową za granicą pracownik dokumentuje sam.

• Plan urlopów: pracodawca go ustala, chyba że zakładowa organizacja związkowa się na to zgodzi albo w firmie jej nie ma. Wtedy termin ustala się w porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1 i 1¹).
• Urlop na żądanie: najwyżej 4 dni w roku kalendarzowym, zgłoszenie najpóźniej w dniu rozpoczęcia (art. 167²).
• Urlop zaległy trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168).
• Od 27 stycznia 2026 r. wiele przepisów Kodeksu pracy o czasie pracy mówi o wnioskach pracownika „w postaci papierowej lub elektronicznej” (ustawa z 4 grudnia 2025 r.).

• Arkusz nie ma historii decyzji: nie widać, kto i kiedy zatwierdził wniosek.
• Nie blokuje zatwierdzenia własnego urlopu ani nie pokazuje konfliktów w zespole.
• Udostępnienie całego pliku oznacza, że każdy widzi nieobecności wszystkich, w tym zwolnienia lekarskie.
• Darmowe programy często ograniczają liczbę użytkowników albo nie łączą urlopów z zadaniami i zastępstwami.

• Rodzaje nieobecności od urlopu wypoczynkowego i na żądanie, przez zwolnienie lekarskie i opiekę nad dzieckiem, po urlopy rodzicielskie i pracę zdalną okazjonalną. Z puli urlopu schodzą tylko wypoczynkowy i na żądanie.
• Nikt nie zatwierdzi własnego wniosku, także administrator.
• Akceptujący może złożyć wniosek za pracownika, na przykład zwolnienie lekarskie, dla kilku osób naraz.
• Zastępstwo z wniosku widać przy zadaniach i sprawach nieobecnej osoby.
• Eksport listy do CSV i subskrypcja urlopów w Kalendarzu Google albo Outlooku.

Wymiar urlopu system wylicza według Kodeksu pracy ze stażu, wykształcenia i etatu zapisanych w kartotece. Do stażu liczy umowy o pracę, szkołę oraz okresy zleceń i działalności z art. 302¹ Kodeksu pracy, które kadry wpisują na podstawie zaświadczeń. Wynik widać w linii „Wg KP” przy każdej osobie. Kadry przyjmują go jednym kliknięciem albo przeliczają dla wszystkich naraz, a urlop zaległy i korekty zostają bez zmian. Święta ustawowe są wolne automatycznie, dni wolne firmy dopisuje się ręcznie.

Uczciwie o granicy: EXCORE nie jest programem kadrowo-płacowym i nie liczy wynagrodzenia za urlop. Tekst ma charakter informacyjny, a w konkretnej sprawie z prawa pracy warto skonsultować się z prawnikiem albo doradcą kadrowym.