Jak przygotować firmę do kontroli PIP i jakie dokumenty zebrać?
Do kontroli PIP przygotowuje się firmę zawczasu, bo inspektor może przyjść bez uprzedzenia (art. 24 ustawy o PIP). Trzeba mieć kompletne akta osobowe, ewidencję czasu pracy, dokumenty BHP i orzeczenia lekarskie, regulaminy oraz umowy cywilnoprawne. Od 8 lipca 2026 r. inspekcja może decyzją stwierdzić, że zlecenie jest w istocie umową o pracę.
Czy PIP zapowiada kontrolę?
Nie musi. Inspektorzy pracy mogą kontrolować bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, po okazaniu legitymacji służbowej (art. 24 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy).
Od 8 lipca 2026 r. kontrola albo jej część może odbyć się zdalnie, za pośrednictwem poczty lub środków komunikacji elektronicznej, a protokół może mieć postać elektroniczną (nowelizacja ustawy o PIP z 11 marca 2026 r.). Dokumenty warto więc mieć uporządkowane także w wersji cyfrowej.
Jakie dokumenty sprawdza PIP podczas kontroli?
Najczęściej te, które dokumentują zatrudnienie, czas pracy, wynagrodzenie i BHP. Poniżej lista z podstawą prawną, do sprawdzenia przed kontrolą.
| Obszar | Dokumenty | Podstawa |
|---|---|---|
| Akta osobowe | Części A-E dla każdego pracownika, w porządku chronologicznym, z wykazem dokumentów | § 3-4 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej |
| Czas pracy | Ewidencja czasu pracy z godzinami, nadgodzinami, porą nocną i tytułem dni wolnych | Art. 149 KP, § 6 rozporządzenia |
| Zasady w firmie | Regulamin pracy i wynagradzania (od 50 pracowników) albo obwieszczenie o systemach i rozkładach czasu pracy | Art. 104, 77², 150 § 1 KP |
| Urlopy | Plan urlopów lub ustalenia terminów z pracownikami, ewidencja nieobecności | Art. 163 KP |
| Badania | Orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych | Art. 229 KP |
| Szkolenia BHP | Karty szkolenia wstępnego, zaświadczenia ze szkoleń okresowych | Art. 237³ KP, rozporządzenie o szkoleniu BHP |
| Ryzyko zawodowe | Ocena ryzyka dla stanowisk i potwierdzenie poinformowania pracowników | Art. 226 KP |
| Instrukcje BHP | Instrukcje bezpiecznej pracy na stanowiskach | Art. 237⁴ § 2 KP |
| Umowy cywilnoprawne | Umowy zlecenia i sposób potwierdzania liczby godzin | Art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu |
Co zmieniło się w kontrolach PIP w 2026 roku?
Trzy zmiany mają znaczenie dla każdej firmy: decyzja o istnieniu stosunku pracy, kontrola zdalna i nowe obowiązki w przeciwdziałaniu mobbingowi.
- Od 8 lipca 2026 r. PIP może wydać polecenie usunięcia naruszeń, gdy w umowie cywilnoprawnej dominują cechy stosunku pracy. Jeśli firma go nie wykona, okręgowy inspektor pracy może w drodze decyzji stwierdzić istnienie stosunku pracy (art. 11 ust. 1 pkt 7a i ust. 2 ustawy o PIP).
- Kontrola może objąć także przedsiębiorców, na rzecz których w roku poprzedzającym dzień rozpoczęcia kontroli pracowały osoby fizyczne, bez względu na podstawę, w tym prowadzące działalność gospodarczą (art. 13 pkt 1 w nowym brzmieniu).
- Nowelizacja Kodeksu pracy z 19 czerwca 2026 r., ogłoszona 4 sierpnia 2026 r., wchodzi w życie 5 listopada 2026 r. Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ustala wtedy zasady przeciwdziałania mobbingowi, naruszaniu godności i dyskryminacji w regulaminie, a na dostosowanie ma 6 miesięcy od wejścia ustawy w życie.
Jak przygotować firmę do kontroli PIP krok po kroku?
Zrób kontrolę sam, zanim zrobi ją inspektor. Sześć kroków zajmuje w firmie do 50 osób kilka dni pracy jednej osoby.
- 1
Sprawdź próbę akt
Weź co piątą teczkę i porównaj z listą części A-E. Zapisz braki: orzeczenia, karty szkolenia, informacje o warunkach zatrudnienia.
- 2
Porównaj ewidencję czasu pracy z listą płac
Za ostatnie 3 miesiące sprawdź, czy nadgodziny z ewidencji są wypłacone, a doby i tygodnie mają odpoczynek.
- 3
Przejrzyj terminy
Zrób listę badań i szkoleń BHP, które wygasają w najbliższych 90 dniach, i od razu wyślij skierowania.
- 4
Przejrzyj umowy zlecenia
Przy każdej zadaj pytanie, czy praca jest wykonywana pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez firmę. Jeśli tak, porozmawiaj z prawnikiem przed kontrolą, nie po niej.
- 5
Wyznacz osobę do kontaktu
Jedna osoba zna miejsce dokumentów, a jej zastępca ma do nich dostęp. Kontrola nie może czekać na powrót kadrowej z urlopu.
- 6
Zapisz wnioski
Braki trafiają do listy zadań z osobą i terminem. Autokontrola bez poprawek niczego nie zmienia.
Jakie są dobre praktyki w trakcie i po kontroli?
Współpracuj, dokumentuj i pilnuj terminów. Najważniejszy z nich to 7 dni na pisemne, umotywowane zastrzeżenia do protokołu, liczone od jego przedstawienia (art. 31 ust. 4-5 ustawy o PIP).
- Sprawdź legitymację inspektora i zakres kontroli, zapisz nazwiska i daty.
- Prowadź listę dokumentów przekazanych inspektorowi.
- Przeczytaj protokół przed podpisem. Jeśli ustalenia się nie zgadzają, zgłoś zastrzeżenia na piśmie w 7 dni.
- Każde polecenie i wystąpienie ma termin. Wpisz go do kalendarza z osobą odpowiedzialną.
Jak obsłużyć kontrolę PIP w EXCORE?
W module Audyty i kontrole rejestrujesz kontrolę PIP z sygnaturą, zakresem, inspektorem, wynikiem, karą i terminem odwołania. System zakłada wydarzenie w kalendarzu i przypomina o terminie odwołania, domyślnie 30, 14, 7 i 0 dni przed nim oraz dzień po.
- Przycisk „Utwórz projekt” zakłada projekt „Obsługa kontroli” z czterema zadaniami: zebrać dokumentację, wyznaczyć osobę i harmonogram, przygotować wyjaśnienia, sprawdzić termin odwołania.
- Zakładka Terminy w HR pokazuje, co wygasa w ciągu 7, 14, 30 albo 90 dni: umowy, badania, uprawnienia.
- Dokumenty pracownika (badania, BHP, uprawnienia) leżą przy jego karcie.
- Polityki firmowe zapisują potwierdzenie zapoznania z datą, wersją i adresem IP, co przydaje się przy regulaminach.
- Dostęp do modułu Audyty i kontrole wynika z roli, więc zapis kontroli widzą tylko osoby, którym administrator nadał uprawnienie.
Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnika. W konkretnej sprawie, zwłaszcza przy umowach cywilnoprawnych, skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
Pytania
Ile czasu ma firma na zastrzeżenia do protokołu PIP?
7 dni od przedstawienia protokołu. Zastrzeżenia składa się na piśmie, przed podpisaniem protokołu, i trzeba je uzasadnić.
Czy PIP może kontrolować firmę, która nie zatrudnia na etacie?
Tak. Po nowelizacji z 2026 r. kontrola może objąć przedsiębiorców, na rzecz których w roku poprzedzającym kontrolę pracowały osoby fizyczne na innej podstawie niż umowa o pracę, w tym zleceniobiorcy i osoby prowadzące działalność.
Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?
Co do zasady przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
Źródła
- Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1712
- Ustawa z 11.03.2026 o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, Dz.U. 2026 poz. 473
- Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (ISAP)
- Ustawa z 19.06.2026 o zmianie Kodeksu pracy (mobbing, równe traktowanie), Dz.U. 2026 poz. 1046
- Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474
- Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1327
- Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1773 (art. 8, 8b)
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację