Ile kosztuje pracownik w 2026? Kalkulator dla pracodawcy
Pracownik na umowie o pracę kosztuje w 2026 r. pracodawcę o 20,48% więcej niż jego pensja brutto, jeśli stopa wypadkowa wynosi 1,67%. Przy płacy minimalnej 4806 zł to 5790,28 zł miesięcznie. Do brutto dochodzą: emerytalna 9,76%, rentowa 6,5%, wypadkowa, Fundusz Pracy z Solidarnościowym 2,45% i FGŚP 0,10%.
Kalkulator
Łączny koszt pracodawcy na umowie o pracę
Wpisz wynagrodzenie brutto z umowy. Kalkulator doliczy składki, które pracodawca płaci ponad pensję, i pokaże koszt miesiąca oraz całego roku.
1,67% dla firmy zgłaszającej do 9 osób. Większa firma ma stopę z zawiadomienia ZUS.
Wpłata podstawowa pracodawcy to 1,5% brutto.
Kobieta od 55 lat, mężczyzna od 60 lat albo 36 miesięcy po powrocie z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego.
Łączny koszt pracodawcy w miesiącu
5790,28 zł
Pensja brutto plus 984,28 zł składek pracodawcy, czyli 20,48% ponad brutto.
| Wynagrodzenie brutto | 4806,00 zł |
|---|---|
| Emerytalna, część pracodawcy (9,76%) | 469,07 zł |
| Rentowa, część pracodawcy (6,5%) | 312,39 zł |
| Wypadkowa (1,67%) | 80,26 zł |
| Fundusz Pracy i Solidarnościowy (2,45%) | 117,75 zł |
| FGŚP (0,10%) | 4,81 zł |
| Koszt pracodawcy razem | 5790,28 zł |
| Wynagrodzenia brutto | 57 672,00 zł |
|---|---|
| Składki i wpłaty pracodawcy | 11 811,36 zł |
| Koszt roczny razem | 69 483,36 zł |
| Emerytalna (9,76%) | 469,07 zł |
|---|---|
| Rentowa (1,5%) | 72,09 zł |
| Chorobowa (2,45%) | 117,75 zł |
| Razem po stronie pracownika | 658,91 zł |
Stan na 19.09.2026, stawki: ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 16, 19, 22), ustawa budżetowa na 2026 r. (art. 25-27), Dz.U. 2025 poz. 1242 (płaca minimalna), M.P. 2025 poz. 1206 (limit 282 600 zł), ustawa o PPK (art. 26), ZUS (stopa wypadkowa 1,67%). Kalkulator nie liczy netto pracownika (zależy od PIT-2, kosztów uzyskania przychodu i ulg), składki zdrowotnej ani podatku. To szacunek kosztu, nie lista płac.
Jak obliczyć koszt pracownika krok po kroku?
Koszt pracodawcy to wynagrodzenie brutto plus składki, które pracodawca finansuje z własnych środków. Składki potrącane z pensji pracownika nie zwiększają kosztu, bo są już w kwocie brutto.
- 1
Weź brutto z umowy
Na przykład 6000 zł. To podstawa wszystkich składek, o ile nie przekracza rocznego limitu.
- 2
Dolicz emerytalną i rentową pracodawcy
Emerytalna 19,52% dzieli się po połowie, więc pracodawca płaci 9,76%. Z rentowej 8% pracodawca płaci 6,5%, pracownik 1,5% (art. 16 i 22 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Przy 6000 zł: 585,60 zł i 390,00 zł.
- 3
Dolicz wypadkową
Całą płaci pracodawca. Firma zgłaszająca do 9 osób stosuje 1,67%, czyli połowę najwyższej stopy dla grup działalności (art. 28 ustawy wypadkowej). To 100,20 zł od 6000 zł.
- 4
Dolicz fundusze
Fundusz Pracy 1,0% i Fundusz Solidarnościowy 1,45% (razem 2,45%, czyli 147,00 zł) oraz FGŚP 0,10% (6,00 zł). Stawki na 2026 r. ustala ustawa budżetowa, art. 25-27.
- 5
Dolicz PPK, jeśli pracownik oszczędza
Wpłata podstawowa pracodawcy to 1,5% brutto (art. 26 ustawy o PPK), czyli 90,00 zł. Firma może dodać do 2,5%.
- 6
Zsumuj
Bez PPK: 6000 + 585,60 + 390,00 + 100,20 + 147,00 + 6,00 = 7228,80 zł miesięcznie. Z PPK: 7318,80 zł.
Ile kosztuje pracownik na najniższej krajowej w 2026?
Pracownik zarabiający płacę minimalną 4806 zł brutto kosztuje pracodawcę 5790,28 zł miesięcznie, czyli 69 483,36 zł rocznie, przy stopie wypadkowej 1,67% i bez PPK. Płacę minimalną na 2026 r. ustaliło rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r.
| Pozycja | Stawka pracodawcy | Kwota od 4806 zł |
|---|---|---|
| Emerytalna | 9,76% | 469,07 zł |
| Rentowa | 6,5% | 312,39 zł |
| Wypadkowa | 1,67% | 80,26 zł |
| Fundusz Pracy i Solidarnościowy | 2,45% | 117,75 zł |
| FGŚP | 0,10% | 4,81 zł |
| Razem ponad brutto | 20,48% | 984,28 zł |
| Łączny koszt pracodawcy | 5790,28 zł |
Z pensji pracownika ZUS potrąca osobno emerytalną 9,76%, rentową 1,5% i chorobową 2,45%, razem 658,91 zł. Tę część płaci pracownik, więc w koszcie pracodawcy jej nie ma. Kalkulator pokazuje ją dla porównania.
Ile kosztuje pracownik na pół etatu?
Pracownik na pół etatu za 2403 zł brutto kosztuje pracodawcę 2836,26 zł miesięcznie, a narzut spada do 18,03%. Powód: składki na Fundusz Pracy i Solidarnościowy płaci się tylko od podstawy co najmniej równej płacy minimalnej w przeliczeniu na miesiąc (art. 259 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).
Pozostałe składki liczy się tak samo jak przy pełnym etacie: emerytalna 234,53 zł, rentowa 156,20 zł, wypadkowa 40,13 zł, FGŚP 2,40 zł. Pracownik na części etatu nie może zarabiać mniej niż proporcjonalna część płacy minimalnej (art. 8 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu), czyli 2403 zł przy połowie etatu. Gdy ta sama osoba ma kilka źródeł przychodu i łącznie osiąga płacę minimalną, zasady naliczania funduszy są inne. Ten przypadek sprawdź z biurem rachunkowym.
Kiedy nie płaci się Funduszu Pracy i FGŚP?
Za kobiety od 55 lat i mężczyzn od 60 lat oraz przez 36 miesięcy po powrocie pracownika z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego. Tak stanowią art. 261 i 263 ustawy o rynku pracy (Fundusz Pracy, a przez odesłanie także Solidarnościowy) oraz art. 9a i 9b ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych (FGŚP).
Co zmienia limit 30-krotności przy wysokiej pensji?
Po przekroczeniu 282 600 zł przychodu w roku kalendarzowym pracodawca przestaje płacić emerytalną i rentową, ale nadal płaci wypadkową, fundusze i PPK. Kwotę limitu na 2026 r. ogłosił minister w Monitorze Polskim (M.P. 2025 poz. 1206).
Przykład: przy 30 000 zł brutto miesięcznie limit wypada w październiku. Pełne składki emerytalne i rentowe idą od stycznia do września, w październiku tylko od 12 600 zł, a w listopadzie i grudniu wcale. Dlatego kalkulator liczy rok miesiąc po miesiącu, a nie mnoży pierwszego miesiąca przez 12.
Ile kosztuje umowa zlecenie w porównaniu z umową o pracę?
Przy zleceniu, które jest jedynym tytułem do ubezpieczeń, pracodawca płaci te same składki co przy umowie o pracę: emerytalną, rentową, wypadkową, fundusze i FGŚP. Różnica leży po stronie zleceniobiorcy: chorobowa jest dobrowolna (art. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
- Student albo uczeń do 26 lat na zleceniu nie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (art. 6 ust. 4), więc koszt zbliża się do kwoty umowy.
- Minimalna stawka godzinowa na zleceniu w 2026 r. to 31,40 zł. Umowa ma określać sposób potwierdzania liczby godzin (art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu).
- Zbieg tytułów, na przykład etat w innej firmie, zmienia obowiązek składek. Ten przypadek sprawdź z biurem rachunkowym.
Jak liczyć koszty zatrudnienia całego zespołu w EXCORE?
Ekran Koszty zatrudnienia w obszarze Finanse sumuje pełny koszt pracodawcy dla umów o pracę, zleceń, umów o dzieło i B2B z zatwierdzonych warunków wynagrodzenia w kartotece. Pokazuje koszt miesięczny i roczny, narzut oraz podział według formy zatrudnienia i działu.
To szacunek do porównań i budżetu, nie lista płac. EXCORE nie jest programem kadrowo-płacowym, nie liczy ZUS ani PIT do deklaracji. Osoba bez kompletnych danych nie wchodzi do sumy jako zero, tylko dostaje oznaczenie „Dane niepełne”, więc od razu widać, czyje warunki trzeba uzupełnić. Kwoty widzą tylko osoby z osobnym uprawnieniem do kosztów zatrudnienia albo wynagrodzeń.
Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady doradcy podatkowego, biura rachunkowego ani prawnika.
Pytania
Jaką stopę wypadkową wpisać do kalkulatora?
Firma zgłaszająca do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 osób stosuje 1,67%. Większa firma ma stopę z zawiadomienia z ZUS. Ustawa dopuszcza stopy od 0,40% do 8,12% (art. 22 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Czy PPK to koszt pracodawcy?
Tak. Wpłata podstawowa 1,5% i ewentualna dodatkowa do 2,5% idą z kieszeni pracodawcy. Wpłata pracownika 2% jest potrącana z jego pensji i kosztu nie zwiększa.
Czy kalkulator liczy wynagrodzenie netto?
Nie. Netto zależy od PIT-2, kosztów uzyskania przychodu, ulg i progu podatkowego. Kalkulator pokazuje tylko składki ZUS potrącane z pensji, a resztę warto policzyć w programie płacowym.
Czy stawki składek zmieniły się w 2026 roku?
Stopy emerytalnej, rentowej i chorobowej są w ustawie i się nie zmieniły. Zmieniły się płaca minimalna (4806 zł) i limit 30-krotności (282 600 zł). Fundusz Pracy (1,0%), Solidarnościowy (1,45%) i FGŚP (0,10%) ustala co roku ustawa budżetowa.
Ile wyniesie płaca minimalna w 2027 roku?
Od 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna wyniesie 4950 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 32,30 zł (rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2026 r.). Kalkulator na tej stronie liczy według stawek i progów na 2026 r., a stawki funduszy na 2027 r. ustali dopiero ustawa budżetowa.
Źródła
- Rozporządzenie RM z 11.09.2025 w sprawie minimalnego wynagrodzenia w 2026 r., Dz.U. 2025 poz. 1242
- Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 199 (art. 6, 11, 16, 19, 22, 36)
- Ustawa o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1644 (art. 28)
- Rozporządzenie RM z 14.09.2026 w sprawie minimalnego wynagrodzenia w 2027 r., Dz.U. 2026 poz. 1213
- Obwieszczenie MRPiPS o kwocie ograniczenia rocznej podstawy składek w 2026 r., M.P. 2025 poz. 1206
- Ustawa budżetowa na rok 2026, Dz.U. 2026 poz. 62 (art. 25-27)
- Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, Dz.U. 2025 poz. 620 (art. 259-263)
- Ustawa o ochronie roszczeń pracowniczych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 186 (art. 9a, 9b, 29)
- Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 192 (art. 26, 27)
- Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1773 (art. 8, 8b)
- ZUS: wysokość składek na ubezpieczenia społeczne (stopa wypadkowa 1,67%)
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację