Instrukcje stanowiskowe: co powinny zawierać i kto je pisze?

Instrukcja stanowiskowa odpowiada na pytania nowej osoby z pierwszego tygodnia: co mam robić codziennie, co raz w miesiącu, gdzie to znajdę, kto to sprawdza i co zrobić, gdy coś nie pasuje. To nie jest opis idealnego pracownika ani lista cech.

Nie myl jej z trzema sąsiednimi dokumentami. Zakres obowiązków to załącznik do umowy i mówi, za co osoba odpowiada. Procedura opisuje jedną czynność w poprzek stanowisk. Instrukcja BHP dotyczy bezpiecznego wykonywania pracy i jest osobnym tematem z własną podstawą prawną.

• Nazwa stanowiska, dział i komu podlega. Jedna linia, zgodna ze strukturą organizacyjną.
• Po co to stanowisko istnieje: jedno zdanie o wyniku, za który odpowiada.
• Zadania stałe z rytmem: codziennie, co tydzień, co miesiąc, co kwartał.
• Czynności powtarzalne z odesłaniem do procedur, zamiast przepisywania ich treści.
• Narzędzia i systemy, na których się pracuje, z informacją, kto nadaje do nich dostęp.
• Granice decyzji: co osoba rozstrzyga sama, a co przekazuje wyżej i komu.
• Zastępstwo: kto wykonuje te zadania podczas nieobecności.
• Wersja, data i osoba zatwierdzająca. Bez tego nie wiadomo, czy dokument nadal obowiązuje.

1. 1

   Zrzut z pracy

   Pracownik przez tydzień notuje, co faktycznie robi i ile razy. Ta lista jest podstawą, nie wyobrażenie o stanowisku.

2. 2

   Porządkowanie

   Przełożony grupuje zadania według rytmu, usuwa czynności, które należą do kogo innego, i nazywa granice decyzji.

3. 3

   Odesłania zamiast kopiowania

   Tam, gdzie istnieje procedura, instrukcja tylko do niej odsyła. Skopiowana treść rozjedzie się z oryginałem przy pierwszej zmianie.

4. 4

   Zatwierdzenie z datą

   Wersja dostaje datę i osobę zatwierdzającą, a w kalendarzu staje przegląd na za rok albo po zmianie zakresu pracy.

Treść instrukcji BHP zależy od stanowiska, maszyn, substancji i wyniku oceny ryzyka zawodowego, dlatego przygotowuje się ją z osobą odpowiedzialną za BHP w firmie albo ze specjalistą z zewnątrz. Tej części nie da się zastąpić instrukcją organizacyjną i nie opisujemy jej tutaj szczegółowo.

Praktyczny podział jest prosty. Instrukcja stanowiskowa organizacyjna mówi, co robisz i w jakiej kolejności. Instrukcja BHP mówi, jak zrobić to bezpiecznie i czego nie wolno. Oba dokumenty mają osobne wersje i osobnych właścicieli.

• Stanowisko jest bytem w module Struktura: ma kartę z obsadą, przełożonym, listą bezpośrednich podwładnych i polem „Za co odpowiada”.
• Powtarzalne czynności opisuje się raz w Procedurach, z wersjami, historią zmian, zatwierdzeniem przez drugą osobę i rolami odpowiedzialnymi, a karta stanowiska wiąże się z procedurą albo procesem przez panel Powiązania, na przykład relacją „odpowiada za”.
• Rytm pierwszych dni prowadzi Onboarding, a cykliczne kontrole Checklisty, odhaczane osobno przez każdą osobę.
• Zastępstwa mają własny ekran w HR: zastępca na czas nieobecności widzi zadania i projekty osoby nieobecnej, więc odpowiedź na pytanie „kto to robi, gdy tej osoby nie ma” leży w rejestrze, a nie w treści dokumentu.
• Asystent wiedzy (dodatek EXCORE AI) odpowiada na podstawie procedur, opisów procesów, bazy wiedzy i materiałów HR, do których pytający ma dostęp, i podaje źródła odpowiedzi.

Instrukcje BHP można opublikować w module Polityki firmowe: pracownik potwierdza zapoznanie się, a system zapisuje datę i wersję dokumentu. Treść instrukcji i sposób dokumentowania zapoznania zawsze ustala osoba odpowiedzialna za BHP. Wdrożenia otwieramy przez listę oczekujących.