Protokół ze spotkania: wzór i co musi zawierać
Protokół ze spotkania to zapis przebiegu i ustaleń, notatka służbowa to krótszy zapis samych wniosków. Oba mają sens tylko wtedy, gdy każde ustalenie ma osobę i termin. Ustalenie bez zadania wraca na kolejnym spotkaniu jako to samo ustalenie, więc sam zapis niczego nie zamyka.
Czym protokół różni się od notatki ze spotkania?
Protokół zapisuje przebieg, notatka zapisuje wynik. Protokół czyta się, gdy trzeba odtworzyć, jak doszło do ustalenia. Notatkę czyta się, gdy trzeba wiedzieć, co z tego wynika.
| Protokół | Notatka służbowa | |
|---|---|---|
| Co zawiera | Agenda, przebieg dyskusji, ustalenia | Wnioski i ustalenia |
| Długość | Jedna do trzech stron | Kilka zdań do jednej strony |
| Kiedy stosować | Zarząd, przeglądy, spotkania z klientem | Odprawy, rozmowy dwustronne |
| Kto podpisuje | Prowadzący, czasem uczestnicy | Autor notatki |
| Co zostaje po miesiącu | Kontekst decyzji | Lista zadań |
Co musi zawierać protokół ze spotkania?
Dziewięć elementów. Osiem pierwszych jest w każdym wzorze, dziewiąty decyduje o tym, czy spotkanie cokolwiek zmieni.
- Temat spotkania i jego rodzaj: operacyjne, zarząd, przegląd, projektowe.
- Data, godzina rozpoczęcia i zakończenia.
- Prowadzący spotkanie.
- Lista zaproszonych z odnotowaną obecnością.
- Agenda z czasem na punkt, ustalona przed spotkaniem.
- Przebieg: co omówiono w każdym punkcie, w kilku zdaniach.
- Ustalenia: co postanowiono, każde osobnym punktem.
- Decyzje wymagające wyboru między wariantami, z odesłaniem do rejestru decyzji.
- Przy każdym ustaleniu: kto to zrobi i do kiedy. Bez tego ustalenie nie istnieje.
Kiedy protokół jest wymagany przepisami?
Wtedy, gdy obraduje organ spółki. Ze zwykłego spotkania operacyjnego w firmie prywatnej nikt protokołu nie wymaga, ale uchwały zarządu i zgromadzenia wspólników spółki z o.o. mają zasady zapisane w Kodeksie spółek handlowych.
| Spotkanie | Co musi być w protokole | Kto podpisuje | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Posiedzenie zarządu sp. z o.o. | Porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu, liczba głosów oddanych na uchwały, zdanie odrębne | Co najmniej prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki albo regulamin zarządu stanowi inaczej | art. 208(1) KSH |
| Zgromadzenie wspólników sp. z o.o. | Prawidłowość zwołania i zdolność do powzięcia uchwał, powzięte uchwały, liczba głosów za każdą, zgłoszone sprzeciwy, lista obecności | Obecni albo co najmniej przewodniczący i osoba sporządzająca protokół | art. 248 KSH |
| Odprawa, przegląd, spotkanie z klientem | To, co firma ustali sama | Według zwyczaju firmy | brak wymogu |
Wzór z tej strony służy do spotkań roboczych i nie jest wzorem protokołu organu spółki. W konkretnej sprawie warto skonsultować się z prawnikiem.
Jak zapisać ustalenie, żeby ktoś je wykonał?
Nadając mu osobę i termin w tym samym zdaniu, w którym je zapisujesz. Ustalenie bez odpowiedzialnego nie trafi na niczyją listę, więc wróci na kolejnym spotkaniu.
| Zapis, który nie zadziała | Zapis, który zadziała |
|---|---|
| Trzeba poprawić proces reklamacji | Anna opisze nową wersję procesu reklamacji do 30.09 |
| Sprawdzimy ofertę drugiego dostawcy | Piotr zbierze dwie oferty na opakowania do 25.09 |
| Zastanowimy się nad zmianą terminów | Zarząd rozstrzygnie wariant terminów na spotkaniu 02.10 |
| Ktoś musi ogarnąć umowy najmu | Kasia wpisze cztery umowy najmu do rejestru do 28.09 |
Ustalenie, które nie stało się zadaniem, nie istnieje. Wraca na kolejnym spotkaniu jako to samo ustalenie i zabiera ten sam kwadrans.
Jak prowadzić spotkanie, żeby protokół był krótki?
Układając agendę z czasem przed spotkaniem i sumując go. Suma dłuższa niż długość spotkania to informacja, że jeden punkt nie zostanie omówiony, i lepiej wiedzieć to przed, niż po.
- 1
Agenda z minutami, nie z tematami
Punkt bez czasu zawsze rozlewa się na koszt ostatniego punktu. Policz sumę i porównaj z długością spotkania.
- 2
Notatka w trakcie, nie po
Notatka pisana po spotkaniu z pamięci gubi warunki i zastrzeżenia. Zapisywana na bieżąco jest krótsza i dokładniejsza.
- 3
Ustalenia osobno od przebiegu
Trzy części w kolejności czasu: agenda, notatka, ustalenia. Wymieszane, zmuszają czytelnika do szukania.
- 4
Zamknięcie z przeglądem
Przed końcem przeczytaj ustalenia na głos i sprawdź, ile z nich nie ma osoby. To jedyny moment, w którym łatwo to naprawić.
Jak to wygląda w EXCORE?
Spotkania są rejestrem, nie dokumentem tekstowym. Wchodzi się w nie przez PRACA, Kalendarz i przełącznik Spotkania na górze ekranu.
- Karta spotkania ma trzy części w kolejności czasu: agenda, notatka, ustalenia. Notatka zapisuje się po wyjściu z pola, bez przycisku.
- Agenda sumuje minuty i mówi wprost „o N min za dużo” oraz ile punktów nie ma podanego czasu. Przy każdym punkcie wskazuje się, kto go referuje.
- Temat, termin, długość i prowadzącego można zmienić po założeniu spotkania, a spotkanie, które się nie odbędzie, dostaje stan Odwołane zamiast znikać z listy.
- Przy każdym ustaleniu stoi przycisk „Na listę zadań”. Zadanie powstaje tą samą drogą co każde inne, więc przechodzi przez te same powiadomienia i historię.
- Ustalenia bez odpowiedzialnego nie da się zamienić w zadanie, a komunikat mówi dlaczego: zadanie bez właściciela nie trafi na niczyją listę.
- Liczba ustaleń bez zadania stoi nad listą spotkań, a nie w szczegółach, więc nie da się jej przeoczyć.
- Zamknięcie spotkania pokazuje jawne uwagi: ile ustaleń nie ma odpowiedzialnego i ile nie trafiło na żadną listę.
- Obecność odnotowuje się przy uczestnikach, a karta liczy frekwencję w procentach.
- Panel Powiązania łączy spotkanie z decyzją, która na nim zapadła, ryzykiem albo umową.
Dzięki temu protokół nie jest plikiem w folderze, tylko rekordem, z którego wychodzą zadania. Wdrożenia otwieramy przez listę oczekujących.
Wzór do pobrania
Protokół ze spotkania
PROTOKÓŁ ZE SPOTKANIA
Temat: [temat spotkania] Rodzaj: [operacyjne / zarząd / przegląd / projektowe / inne] Data: [data] Godzina: od [godzina] do [godzina] Miejsce lub kanał: [sala, adres, komunikator] Prowadzący: [imię i nazwisko] Protokołował: [imię i nazwisko]
1. Uczestnicy
| Imię i nazwisko | Stanowisko | Obecność | |---|---|---| | [imię i nazwisko] | [stanowisko] | był / nie było | | [imię i nazwisko] | [stanowisko] | był / nie było | | [imię i nazwisko] | [stanowisko] | był / nie było |
2. Agenda
| Nr | Punkt | Czas (min) | Referuje | |---|---|---|---| | 1 | [punkt] | [liczba] | [osoba] | | 2 | [punkt] | [liczba] | [osoba] | | 3 | [punkt] | [liczba] | [osoba] |
Suma zaplanowanego czasu: [liczba] min Długość spotkania: [liczba] min
3. Przebieg
Punkt 1. [nazwa] [co omówiono, jakie liczby i argumenty padły]
Punkt 2. [nazwa] [co omówiono]
Punkt 3. [nazwa] [co omówiono]
4. Ustalenia
Każde ustalenie ma osobę i termin. Ustalenie bez tego wraca na kolejnym spotkaniu.
| Nr | Co postanowiono | Kto to zrobi | Do kiedy | Czy jest zadanie | |---|---|---|---|---| | 1 | [ustalenie] | [imię i nazwisko] | [data] | tak / nie | | 2 | [ustalenie] | [imię i nazwisko] | [data] | tak / nie | | 3 | [ustalenie] | [imię i nazwisko] | [data] | tak / nie |
5. Decyzje
Wypełnij, jeśli na spotkaniu wybrano jeden z kilku wariantów. Pełny zapis trafia do rejestru decyzji.
Pytanie: [o czym decydowano] Rozważane warianty: [wariant 1], [wariant 2], [wariant 3] Wybrany wariant: [który] Uzasadnienie: [dlaczego ten] Kto zdecydował: [imię i nazwisko] Przegląd decyzji: [data]
6. Sprawy niezamknięte
- [temat przeniesiony na kolejne spotkanie i dlaczego]
7. Następne spotkanie
Termin: [data i godzina] Wstępna agenda: [punkty]
Protokół sporządzono dnia: [data] Podpis prowadzącego: ..............................
W EXCORE ten wzór działa jako szablon dokumentu. Umów prezentację
Pytania
Czy protokół ze spotkania musi być podpisany?
Przy zwykłym spotkaniu roboczym wystarczy wskazanie prowadzącego i data. Podpis uczestników ma sens przy spotkaniach z kontrahentem, przy odbiorach i wszędzie tam, gdzie zapis może być później dowodem w sporze. Inaczej jest z protokołami zarządu i zgromadzenia wspólników spółki z o.o.: tam podpisy reguluje Kodeks spółek handlowych.
Jak długo przechowywać protokoły ze spotkań?
Tak długo, jak długo mogą być potrzebne do odtworzenia decyzji, czyli w praktyce przez lata. Protokoły zarządu i przeglądów warto trzymać bezterminowo, bo to one tłumaczą, dlaczego firma pracuje tak, a nie inaczej.
Kto powinien pisać notatkę ze spotkania?
Prowadzący albo wyznaczona osoba, ustalona przed spotkaniem, a nie po. Notatka pisana przez osobę, która jednocześnie prowadzi dyskusję, wychodzi krótsza i częściej gubi ustalenia z końcówki.
Czym notatka służbowa różni się od notatki ze spotkania?
Notatka służbowa to szersze pojęcie: może dokumentować rozmowę, zdarzenie albo ustalenie z jedną osobą. Notatka ze spotkania jest jej szczególnym przypadkiem. Obie mają tę samą wadę, gdy nie kończą się listą zadań z terminami.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację