Jak przygotować dokumenty firmy, żeby AI dobrze z nich odpowiadało?
Dokumenty firmy są gotowe dla AI wtedy, gdy jeden temat ma jeden obowiązujący dokument, z właścicielem, datą przeglądu i tytułem brzmiącym jak pytanie pracownika. AI nie naprawia bałaganu w dokumentach, tylko go ujawnia i powiela: odpowiada dokładnie tak dobrze, jak dobre są źródła.
Od czego zacząć porządkowanie źródeł?
Porządkowanie źródeł zaczyna się od spisu tematów, a nie od spisu plików. Wypisz dwadzieścia pytań, które najczęściej padają w firmie, i przy każdym zanotuj, gdzie dziś leży odpowiedź. To ćwiczenie pokazuje duplikaty i dziury szybciej niż przeglądanie dysku.
- 1
Zbierz pytania
Przez tydzień notuj pytania zadawane na czacie i w korytarzu. Dwadzieścia wystarczy, żeby zobaczyć wzór.
- 2
Przypisz jeden dokument do jednego pytania
Jeśli odpowiedź jest w trzech plikach, wybierz jeden jako obowiązujący. Pozostałe idą do archiwum, nie do zbioru źródeł.
- 3
Nadaj właściciela
Dokument bez nazwiska starzeje się bez świadków. Właściciel odpowiada za przegląd, nie za pisanie.
- 4
Ustal datę przeglądu
Roczny przegląd wystarczy dla większości tematów, kwartalny dla cenników i stawek.
- 5
Wpisz treść do modułu, który AI czyta
Plik na prywatnym dysku albo w skrzynce jest dla asystenta niewidoczny. Odpowiedź musi stać w procedurze, artykule albo dokumencie w systemie, z którego asystent czyta.
Jak pisać dokument, z którego AI dobrze odpowiada?
Dokument dla AI pisze się tak: tytuł jak pytanie, pierwszy akapit jak odpowiedź, reszta jako rozwinięcie. Wyszukiwarki zwykle ważą słowa z tytułu wyżej niż z treści, a model dostaje fragment, nie cały plik, więc odpowiedź musi być zrozumiała po wycięciu z kontekstu.
- Tytuł: „Jak przyjąć reklamację ilościową” zamiast „Procedura nr 14/2024”.
- Pierwsze zdanie każdej sekcji odpowiada na nagłówek. Wstęp przesuwa odpowiedź poza wybrany fragment.
- Jedno zdanie, jedna reguła. Zdanie z trzema wyjątkami po przecinkach potrafi zostać przycięte w połowie.
- Wyjątki oznaczone wprost: „Wyjątek: przy przesyłce paletowej...”. Wyjątek ukryty w akapicie brzmi później jak reguła.
- Liczby i terminy zapisane cyframi i jednostkami, bez „niezwłocznie” tam, gdzie chodzi o 48 godzin.
- Skróty i nazwy wewnętrzne rozwinięte przy pierwszym użyciu, bo pracownik zapyta pełną nazwą.
Przykład. Wersja przed: „W przypadku stwierdzenia niezgodności należy niezwłocznie podjąć stosowne działania zgodnie z obowiązującymi zasadami”. Wersja po: „Brak ilościowy zgłasza magazynier, w dniu rozładunku, mailem do opiekuna klienta, ze zdjęciem palety i listu przewozowego”. Pierwsze zdanie nie odpowiada na żadne pytanie, więc asystent też z niego nie odpowie. Drugie zawiera kto, kiedy, jak i z czym, czyli dokładnie to, o co pyta nowa osoba.
Jak nazywać dokumenty i wersje?
Dokument nazywa się od tematu i odbiorcy, a nie od numeru w rejestrze i daty w nazwie pliku. Wersję prowadzi się w polu wersji dokumentu, nie w nazwie, bo „final_v3_poprawiona” zawsze kończy się czwartą kopią bez właściciela.
| Zamiast | Lepiej | Dlaczego |
|---|---|---|
| procedura_14_final_v3.docx | Jak przyjąć reklamację ilościową | Tytuł odpowiada na pytanie pracownika |
| Instrukcja ogólna | Instrukcja przyjęcia towaru na magazyn | Konkret zawęża wyszukiwanie |
| Kopia w trzech folderach | Jeden dokument, linki do niego | Jedna prawda zamiast trzech wersji |
| Data w nazwie pliku | Pole wersji i data przeglądu | Wersja jest metryką, nie nazwą |
| Skan procedury w PDF | Treść wpisana w procedurę | Skan bez warstwy tekstowej jest dla AI pusty |
Co wyrzucić ze zbioru źródeł?
Ze zbioru źródeł wypada wszystko, co może dać odpowiedź nieaktualną albo niedozwoloną: stare wersje, robocze notatki, prezentacje sprzed lat, dane osobowe i warunki handlowe, których nie powinien zobaczyć każdy pytający. Zbiór źródeł ma być mniejszy, niż się wydaje na początku.
- Stare wersje procedur. Zostają w archiwum, poza zbiorem źródeł.
- Szkice i materiały robocze, które nikt nie zatwierdził.
- Skany bez warstwy tekstowej. Dla wyszukiwarki to obrazek.
- Dokumenty z danymi osobowymi, jeśli nie każdy pytający ma prawo je zobaczyć.
- Materiały objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, które nie są potrzebne do odpowiedzi na codzienne pytania.
Jak to zrobić w EXCORE?
W EXCORE treść wpisuje się w procedurę, artykuł bazy wiedzy, szkolenie albo krok onboardingu albo wgrywa jako plik do modułu Dokumenty, a administrator zaznacza ją jako źródło asystenta. Wiedza jest wtedy indeksowana, a asystent czyta także pliki z modułu Dokumenty.
- Asystent szuka hybrydowo, po znaczeniu i po słowach, więc znajdzie odpowiedź także wtedy, gdy pytanie pada innym słownictwem niż procedura. Tytuł jak pytanie pracownika nadal pomaga, bo zawiera słowa, których ludzie faktycznie używają.
- Długie treści są dzielone na fragmenty, a do odpowiedzi trafiają te najlepiej dopasowane. Fragment musi być zrozumiały sam, więc każda sekcja procedury powinna zaczynać się od zdania, które odpowiada na jej nagłówek.
- Nagłówki w treści procedury i artykułu budują spis treści karty, a plik z modułu Dokumenty podpina się do procedury, artykułu albo szkolenia jako załącznik.
- Procedura, artykuł i szkolenie mają ekspertów: osoby, do których idzie pytanie, gdy asystent nie ma podstawy w źródłach.
- Szkic nie jest źródłem. Asystent widzi wyłącznie treści opublikowane i zaznaczone w ustawieniach AI, a odpowiada tylko z tych, do których pytający ma uprawnienia.
Kolejność ma znaczenie: najpierw treść i właściciel, potem publikacja, na końcu zaznaczenie jako źródło. Po zaznaczeniu zadaj asystentowi swoje dwadzieścia pytań. Przy każdym sprawdź pewność i wskazany fragment źródła: odmowa oznacza brak dokumentu, a fragment z niewłaściwego dokumentu oznacza dwa dokumenty o tym samym.
Pytania
Czy trzeba przepisać wszystkie pliki firmy?
Nie. Zacznij od dwudziestu najczęstszych pytań i przepisz tylko to, co na nie odpowiada. Reszta plików zostaje archiwum, do którego sięga się ręcznie.
Czy AI poradzi sobie ze skanem umowy?
Skan bez warstwy tekstowej jest dla wyszukiwarki obrazkiem. W EXCORE taki plik dostaje znacznik formatu nieobsługiwanego i nie trafia do odpowiedzi. Pliki z warstwą tekstową z modułu Dokumenty asystent czyta.
Jak często przeglądać źródła?
Raz w roku dla procedur stałych, raz na kwartał dla cenników, stawek i terminów. Datę przeglądu warto zapisać w samym dokumencie, żeby było widać, kiedy minęła.
Co zrobić z dwiema sprzecznymi procedurami?
Wybrać jedną jako obowiązującą, drugą zarchiwizować i wyjąć ze zbioru źródeł. Dopóki obie są źródłem, odpowiedź zależy od tego, którą wybierze wyszukiwarka.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację