Intranet dla firmy: czy jest jeszcze potrzebny?
Intranet jako osobna strona z ogłoszeniami i plikami zwykle przestaje być firmie potrzebny, bo mało kto wchodzi tam z własnej woli. Potrzebna zostaje jego funkcja: jedno miejsce z aktualną wiedzą, wyszukiwarką i potwierdzeniami zapoznania, wbudowane w narzędzie, w którym zespół i tak pracuje.
Po co powstawał intranet firmy?
Intranet powstawał po to, żeby zastąpić tablicę ogłoszeń i wspólny dysk: ogłoszenia zarządu, regulaminy, druki do pobrania, kontakty, kalendarz. W czasach, gdy poczta i dysk były jedynymi narzędziami wspólnymi, osobna strona wewnętrzna miała sens.
Dziś większość tych funkcji ma już swoje miejsce gdzie indziej: kalendarz w systemie pracy, kontakty w kartotece, druki przy procesie, w którym są potrzebne. Zostaje pytanie, co nadal wymaga jednego wspólnego miejsca.
Dlaczego intranety umierają?
Intranety umierają, bo wymagają osobnego wejścia i osobnego nawyku. Strona, na którą trzeba wejść specjalnie, przegrywa z pytaniem zadanym na czacie, a treść bez właściciela starzeje się w kilka miesięcy i traci zaufanie zespołu.
- Osobny adres i osobne logowanie. Każde dodatkowe kliknięcie odcina część zespołu.
- Treść bez właściciela i daty. Po roku nikt nie wie, co jeszcze obowiązuje.
- Wyszukiwarka, która szuka po nazwach plików zamiast po treści.
- Brak śladu zapoznania. Nie wiadomo, kto przeczytał nowy regulamin.
- Aktualizacja przez jedną osobę, która ma to jako zadanie dodatkowe.
Każdy z tych powodów da się sprawdzić w kwadrans na istniejącym intranecie. Wystarczy zapytać trzy osoby, kiedy ostatnio tam weszły i po co, oraz otworzyć pięć losowych stron i poszukać daty aktualizacji. Jeśli odpowiedzią jest „przy wdrożeniu” i „nie ma daty”, problemem nie jest narzędzie, tylko brak właściciela treści.
Co powinno zostać z intranetu?
Z intranetu powinny zostać cztery funkcje, których nic innego nie zastępuje: aktualna wiedza z właścicielem, wyszukiwarka po treści firmy, dokumenty wymagające potwierdzenia zapoznania i punkt startu dla nowej osoby. Reszta może zniknąć bez straty.
| Funkcja intranetu | Czy nadal potrzebna | Gdzie powinna stać |
|---|---|---|
| Ogłoszenia | Częściowo | Powiadomienia w narzędziu pracy |
| Regulaminy i polityki | Tak | Moduł z potwierdzeniem zapoznania i wersją |
| Instrukcje i procedury | Tak | Baza wiedzy i procedury z właścicielem |
| Druki do pobrania | Tak | Repozytorium dokumentów i szablony |
| Kontakty i struktura | Tak | Struktura organizacyjna w systemie |
| Forum i aktualności | Rzadko | Czat i kanały zespołu |
Czy pracownik musi potwierdzić zapoznanie z regulaminem?
Kodeks pracy wymaga zapoznania, a nie konkretnej formy potwierdzenia. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a pracodawca ma zapoznać pracownika z jego treścią przed dopuszczeniem do pracy (art. 104(3) Kodeksu pracy).
Stąd bierze się najważniejsza funkcja dawnego intranetu. Ogłoszenie na stronie, na którą nikt nie wchodzi, trudno potem wykazać jako podanie do wiadomości. Zapis, kto i kiedy potwierdził którą wersję dokumentu, zamyka ten spór, zanim się zacznie. To informacja ogólna: sposób ogłaszania regulaminów w konkretnej firmie warto ustalić z prawnikiem.
Jak zrobić to bez osobnego intranetu?
Funkcje intranetu bez osobnego intranetu uzyskuje się, umieszczając je tam, gdzie ludzie są już zalogowani, i dodając wyszukiwarkę dostępną skrótem z klawiatury. Wtedy droga do odpowiedzi jest krótsza niż napisanie pytania na czacie, co jest jedynym warunkiem, przy którym zespół korzysta z dokumentacji.
- 1
Jedno logowanie
Wiedza stoi w tym samym systemie co zadania i kalendarz, bez drugiego hasła.
- 2
Wyszukiwarka pod skrótem
Dwie litery i wynik. Szukanie ma być szybsze niż pytanie kolegi.
- 3
Właściciel przy każdej treści
Nazwisko i data przeglądu na karcie, widoczne dla czytającego.
- 4
Potwierdzenia przy politykach
Regulamin wymaga kliknięcia, a zmiana wersji wymusza je ponownie.
- 5
Start dla nowej osoby
Ścieżka wdrożenia zamiast listy linków na stronie głównej.
Jak to działa w EXCORE?
W EXCORE funkcje intranetu są rozłożone na moduły rdzenia i dostępne z tego samego logowania. Wyszukiwarka otwiera się skrótem Ctrl + K lub Command + K i szuka w bazie wiedzy, procedurach, materiałach wdrożeniowych, dokumentach, checklistach i wśród osób.
- Wyszukiwarka przeszukuje całą firmę z jednego pola: klientów, zadania, umowy, faktury, dokumenty, procedury i osoby. Szuka po tytułach i krótkich opisach i pokazuje tylko to, do czego masz dostęp. Treść plików czyta asystent wiedzy.
- Polityki firmowe zbierają regulaminy, politykę RODO, instrukcje BHP i politykę jakości, z potwierdzeniem zapoznania, datą, wersją i adresem IP.
- Nowa polityka i zmiana jej wersji wysyłają zespołowi powiadomienie i ustawiają status do zapoznania, a administrator widzi listę osób, które jeszcze nie potwierdziły.
- Struktura organizacyjna i rejestr systemów pokazują, kto za co odpowiada i gdzie leżą dane.
- Nowa osoba zaczyna od ścieżki onboardingu z etapami, krokami i terminami zamiast od listy linków, a przy publikacji procedury albo szkolenia zespół dostaje powiadomienie w aplikacji.
- Nad tym stoi asystent wiedzy, który odpowiada z opublikowanych procedur, artykułów, szkoleń, onboardingu i dokumentów, tylko z treści, do których pytający ma uprawnienia, i wskazuje fragment źródła.
Osoby, które nie potwierdziły zapoznania, dostają przypomnienia, a administrator widzi na liście akceptacji, ilu jest wszystkich, ilu zaakceptowało i kto został. Wdrożenia prowadzimy dla wybranych firm, lista oczekujących jest otwarta.
Pytania
Czy intranet firmy to to samo co baza wiedzy?
Nie. Intranet był miejscem, baza wiedzy jest zbiorem odpowiedzi z właścicielem i datą. Można mieć bazę wiedzy bez intranetu, odwrotnie zwykle nie działa.
Czy warto budować intranet na własnym serwerze?
Rzadko. Koszt utrzymania, aktualizacji i kopii zapasowych przewyższa zysk, a sama strona nie rozwiązuje problemu aktualności treści, który jest głównym powodem porzucania intranetów.
Co zrobić z istniejącym intranetem?
Przenieść to, czego ktoś szukał w ostatnim półroczu, i wyłączyć resztę. Zacznij od statystyki wejść, jeśli intranet ją prowadzi: pokaże, które strony są naprawdę używane, a które tylko istnieją.
Czy czat firmowy zastępuje intranet?
Nie. Czat jest dobry do ustaleń, zły do trwałej wiedzy: odpowiedź sprzed pół roku przepada w wątku, a nowa osoba jej nie znajdzie.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację