System zarządzania dokumentami (DMS): co powinien mieć?
System zarządzania dokumentami, czyli DMS, powinien mieć repozytorium, w którym plik ma metrykę, właściciela, uprawnienia i wersję, a każdy dostęp zostawia ślad. Od wspólnego dysku różni się tym, że pilnuje, który dokument obowiązuje, czego dotyczy i kto miał do niego wgląd.
Czym DMS różni się od zwykłego dysku?
Dysk przechowuje pliki, DMS przechowuje dokumenty z kontekstem. Na dysku plik ma nazwę i datę modyfikacji, w DMS ma właściciela, kategorię, powiązania ze sprawą, wersję obowiązującą i zapis, kto go otwierał.
| Cecha | Wspólny dysk | DMS |
|---|---|---|
| Która wersja obowiązuje | Z nazwy pliku | Z pola wersji |
| Kto odpowiada | Kto ostatni zapisał | Wskazany właściciel |
| Uprawnienia | Na folderze | Na dokumencie i roli |
| Powiązanie ze sprawą | Brak | Dokument przy sprawie, kliencie, zadaniu |
| Ślad dostępu | Zwykle brak | Dziennik zdarzeń |
| Wyszukiwanie | Po nazwie pliku | Po metryce i kategorii |
Czego wymagać od elektronicznego systemu zarządzania dokumentami?
Od elektronicznego systemu zarządzania dokumentami warto wymagać ośmiu rzeczy. Każda z nich odpowiada na pytanie, które pada w firmie co miesiąc, i każdą da się sprawdzić na wersji demonstracyjnej w kwadrans.
- Metryka dokumentu: tytuł, kategoria, właściciel, data, opis. Bez metryki DMS jest dyskiem z ładniejszym interfejsem.
- Uprawnienia na poziomie roli, nie tylko folderu. Dostęp do modułu to osobna decyzja niż dostęp do konkretnego dokumentu.
- Powiązanie dokumentu z tym, czego dotyczy: sprawą, klientem, procedurą, zadaniem.
- Wersja i informacja, która jest obowiązująca. Bez tego wraca „final_v3”.
- Ślad dostępu i zmian. Potrzebny przy sporze i przy naruszeniu ochrony danych.
- Wyszukiwanie po metryce, z filtrami po kategorii i folderze.
- Kontrolowany dostęp do pliku: odnośniki czasowe zamiast publicznych linków.
- Eksport i wyjście z systemu. Dokumenty mają przeżyć zmianę dostawcy.
Czym DMS różni się od obiegu dokumentów?
DMS odpowiada na pytanie „gdzie to leży i kto ma do tego prawo”, obieg dokumentów na pytanie „przez czyje ręce to przechodzi i kto akceptuje”. To dwie różne warstwy i wdraża się je w tej kolejności: najpierw repozytorium, potem obieg.
Repozytorium bez obiegu daje porządek w plikach. Obieg bez repozytorium daje akceptacje dokumentów, których nikt potem nie znajdzie. Procedurę obiegu, wzór i miejsce KSeF w nim opisujemy osobno na stronie o obiegu dokumentów w firmie.
Jakie obowiązki prawne dotykają repozytorium dokumentów?
Repozytorium dokumentów dotyka przede wszystkim RODO. Artykuł 32 rozporządzenia 2016/679 wymaga środków technicznych i organizacyjnych odpowiadających ryzyku, wymieniając wprost pseudonimizację i szyfrowanie, zdolność do zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów, szybkie przywrócenie dostępu po incydencie oraz regularne testowanie skuteczności tych środków.
- Artykuł 24 ust. 2 RODO: jeżeli jest to proporcjonalne do czynności przetwarzania, administrator wdraża odpowiednie polityki ochrony danych.
- Artykuł 30 RODO: rejestr czynności przetwarzania. Repozytorium ułatwia wskazanie, gdzie leżą kategorie danych.
- Artykuł 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji: ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa wymaga działań podjętych w celu utrzymania informacji w poufności.
- Dokumentacja pracownicza i księgowa ma własne okresy przechowywania wynikające z odrębnych przepisów. Repozytorium ma je obsłużyć, nie skrócić.
Jak działa repozytorium dokumentów w EXCORE?
W EXCORE moduł Dokumenty jest firmowym repozytorium plików w folderach i kategoriach, z wersjami pliku, uprawnieniami na poziomie dokumentu, rejestrem odczytów, podglądem PDF i obrazów oraz podpinaniem dokumentu do procedury, artykułu, szkolenia, celu, wydarzenia albo zadania.
- Limit 64 MB na plik. Obsługiwane są między innymi PDF, pliki pakietów biurowych, obrazy, archiwa, EML i MSG oraz pliki podpisu elektronicznego.
- Pliki nie mają publicznych adresów: odnośnik do pobrania działa 60 sekund, podgląd 5 minut, a link do dokumentu otworzy tylko osoba, która ma do niego uprawnienia.
- Uprawnienia nadaje się na poziomie dokumentu: można wskazać, które role i osoby widzą dany plik. Przesyłanie, foldery, edycja, przenoszenie i usuwanie są po stronie administratora.
- Nową wersję pliku wgrywa się do tego samego dokumentu. Poprzednie wersje zostają w historii, a obowiązuje ostatnia.
- Rejestr odczytów pokazuje, kto i kiedy otworzył albo pobrał dokument.
- Dokument dostaje kategorię, po której filtruje się listę niezależnie od folderu.
- Dokumenty można duplikować do kopii roboczej i dodawać przy nich zadania, na przykład przegląd przed terminem ważności.
| Wymaganie | Jak to działa w EXCORE |
|---|---|
| Metryka | Nazwa, opis, kategoria, folder i data dodania |
| Uprawnienia | Na poziomie modułu, roli i pojedynczego dokumentu |
| Powiązania | Procedura, artykuł, szkolenie, cel, wydarzenie, zadanie |
| Wersje | Historia wersji pliku przy dokumencie, obowiązuje ostatnia |
| Ślad dostępu i zmian | Rejestr odczytów pliku i historia zmian dla administratora |
| Wyszukiwanie | Po tytule, z filtrem po kategorii i folderze |
| Kontrolowany dostęp | Odnośniki czasowe zamiast publicznych linków |
Dane firmy i pliki są przechowywane w regionie Frankfurt, a ważne operacje trafiają do historii zmian widocznej dla administratora. Dokumenty, które wymagają ściślejszego dostępu, mają własne miejsce: akta pracownika leżą w kadrach, z osobnym uprawnieniem do dokumentów poufnych. Asystent wiedzy czyta także moduł Dokumenty: plik wskazany jako źródło trafia do odpowiedzi AI, ze wskazaniem fragmentu i tylko dla osób, które mają do niego uprawnienia.
Pytania
Czy DMS zastępuje program księgowy albo archiwum papierowe?
Nie. DMS porządkuje pliki i dostęp do nich. EXCORE nie jest programem księgowym ani kadrowo-płacowym, a obowiązki przechowywania dokumentacji w formie wymaganej przepisami zostają po stronie firmy.
Czy elektroniczny system zarządzania dokumentami jest obowiązkowy?
Nie ma przepisu, który nakazuje konkretny system. Są natomiast wymagania wobec skutku: bezpieczeństwo przetwarzania z art. 32 RODO, rejestr czynności z art. 30 i zdolność wykazania, że środki zostały wdrożone. To informacja ogólna: dobór środków w konkretnej firmie warto omówić z prawnikiem albo inspektorem ochrony danych.
Czy foldery wystarczą zamiast kategorii?
Foldery odpowiadają na pytanie „gdzie to leży”, kategorie na pytanie „czym to jest”. Jeden dokument bywa potrzebny w dwóch kontekstach, więc same foldery prowadzą do kopii.
Co z dokumentami, które muszą być podpisane elektronicznie?
Repozytorium ma je przyjąć razem z plikami podpisu. W EXCORE moduł Dokumenty obsługuje formaty plików podpisu elektronicznego, ale samego podpisu nie składa.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację