Szablony dokumentów firmowych: jak zbudować własną bibliotekę?

Lista jest punktem wyjścia, nie kompletem. Firma dokłada do niej dokumenty charakterystyczne dla swojej pracy, a wyrzuca te, których nie wystawia.

1. 1

   Zbierz wersje w obiegu

   Poproś zespół o ostatni wystawiony dokument każdego rodzaju. Różnice między nimi pokazują, co wymaga ustalenia.

2. 2

   Wybierz wersję wzorcową

   Jedna na rodzaj. Wybiera właściciel obszaru, a dokumenty prawne przegląda prawnik.

3. 3

   Oznacz miejsca do wypełnienia

   Jednolita konwencja, na przykład nawiasy kwadratowe albo znaczniki pól. Nie zostawiaj danych poprzedniego klienta.

4. 4

   Nadaj metrykę

   Właściciel, wersja, data przeglądu i jedno zdanie, kiedy używać tego wzoru, a kiedy innego.

5. 5

   Ustal jedno miejsce

   Wzór pobiera się z biblioteki, nie z maila sprzed miesiąca. Stare kopie idą do archiwum.

• Właściciel: nazwisko osoby, która przegląda wzór w wyznaczonej dacie.
• Zakres: kiedy ten wzór, a kiedy inny. Brak tej informacji powoduje, że ludzie wybierają na wyczucie.
• Pola do wypełnienia: opisane tak, żeby dało się je wypełnić bez pytania autora.
• Wersja: dokument wystawiony wcześniej zostaje w wersji, w której powstał.
• Ostrzeżenia: miejsca, w których zmiana treści wymaga zgody prawnika.

Najczęstsze błędy są trzy i każdy kończy się tak samo, czyli powrotem do wysyłania wzorów mailem. Pierwszy to szablon bez właściciela, który po roku nie odpowiada już stanowi prawnemu. Drugi to komplet trzydziestu wzorów wrzuconych naraz, z których używa się sześciu. Trzeci to zostawianie w szablonie danych poprzedniego klienta, bo wzór powstał przez skasowanie połowy poprzedniego dokumentu.

• Rodzaj pracy.
• Miejsce lub miejsca wykonywania pracy.
• Wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników.
• Wymiar czasu pracy.
• Dzień rozpoczęcia pracy.
• Przy umowie na okres próbny: czas jej trwania albo dzień zakończenia.

W karcie szablonu takie pola warto oznaczyć jako wymagane przepisem, razem z jego numerem. Wtedy przy zmianie prawa wiadomo, które wzory przejrzeć, a osoba wypełniająca wie, czego nie wolno zostawić pustego. To informacja ogólna, nie porada prawna: treść wzorów umów warto potwierdzić z prawnikiem.

• Generator dokumentów kadrowych obsługuje między innymi umowę o pracę, umowę zlecenie, umowę B2B, aneks, NDA, powierzenie mienia, zakaz konkurencji, wypowiedzenie, świadectwo pracy, zaświadczenie i skierowanie na badania.
• Miejsca do wypełnienia oznacza się znacznikami w podwójnych nawiasach klamrowych, a część pól system wstawia sam z kartoteki: imię i nazwisko, stanowisko, dział, daty zatrudnienia i nazwę firmy.
• Na start są wzory EXCORE kilku pism, na przykład umowy o pracę, umowy zlecenia, wypowiedzenia i informacji o warunkach zatrudnienia. Firma kopiuje wzór do swoich szablonów i od tej chwili sama odpowiada za jego treść.
• Kwoty wynagrodzenia wchodzą do dokumentu tylko wtedy, gdy osoba generująca ma uprawnienie do wynagrodzeń.
• Dokument pamięta wersję wzoru, z której powstał. Późniejsza zmiana wzoru nie zmienia dokumentów wystawionych wcześniej.
• Można wskazać papier firmowy albo czystą kartkę. Gotowy PDF od razu trafia do dokumentów osoby, a obok powstaje ta sama treść w formacie Word do edycji.

Jedno zastrzeżenie wprost: wzory EXCORE są punktem wyjścia, nie poradą prawną. Treść umowy, NDA czy wypowiedzenia zatwierdza osoba, która za nią odpowiada w firmie, najlepiej po przeglądzie prawnika. System pilnuje wersji, pól i uprawnień, a nie brzmienia klauzul. Szablony ogólne leżą w module Dokumenty jako pliki z historią wersji, a właściciela i datę przeglądu zapisuje się w karcie szablonu.