Jak połączyć klienta, umowę, zadania i dokumenty w jedną historię?

Skutek widać przy najprostszym pytaniu. Klient dzwoni, że coś poszło nie tak. Żeby odtworzyć sprawę, ktoś otwiera CRM po historię kontaktu, rejestr umów po warunki, listę zadań po to, co robiliśmy, dokumenty po skany i skrzynkę po korespondencję. Pięć miejsc, każde z inną odpowiedzią na pytanie „co się wydarzyło”.

To nie jest problem porządku, tylko budowy. Dopóki każde połączenie jest zapisane gdzie indziej i inaczej, pytanie „co jest związane z tą umową” wymaga przejrzenia kilku miejsc po kolei. Wspólna warstwa powiązań odpowiada na nie na jednej karcie.

Osiem rekordów w siedmiu modułach, jedna sprawa. Bez powiązań ostatni wiersz jest niemożliwy: nikt nie połączy reklamacji sprzed pół roku z brakującym zapisem w procesie ofertowania, bo te dwie rzeczy nigdy nie stoją obok siebie.

1. 1

   Związek czyta się w obie strony

   Jeśli decyzja wynika z ustalenia, to ustalenie jest podstawą dla decyzji. Jedna z tych etykiet musi pojawić się automatycznie, inaczej ludzie zakładają powiązanie dwa razy.

2. 2

   Powiązania się nie edytuje

   Zmiana związku to skasowanie jednego i założenie drugiego. Edycja w miejscu zostawia zapis, którego historii nie da się odtworzyć.

3. 3

   Nazwij rodzaj relacji

   Dotyczy, wynika z, wdraża, jest dowodem dla, zastępuje, blokuje, ogranicza, odpowiada za. Powiązanie bez nazwy mówi tylko, że coś ma coś wspólnego, a to za mało.

4. 4

   Nie wiąż tego, czego istnienie jest tajemnicą

   Sam widok wiersza powiązania bywa wyciekiem. Zanim jakiś typ rekordu wejdzie do powiązań, dostęp musi być sprawdzany po obu stronach związku.

• Przy telefonie od klienta historia jest w jednym miejscu, więc odpowiedź powstaje w czasie rozmowy, a nie po niej.
• Przy odejściu pracownika widać, co było z czym związane, więc następca nie zaczyna od pytania, czego nie wie.
• Przy badaniu firmy przed sprzedażą albo inwestycją kupujący prosi dokładnie o to: umowa, powiązane ryzyka, decyzje i dokumenty razem. Firma z powiązaniami pokazuje to od ręki.

Przepisy szczególne przewidują inne terminy, a księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej 5 lat (art. 74 ustawy o rachunkowości). W praktyce oznacza to, że pytanie „co ustaliliśmy z tym klientem” może paść po kilku latach, gdy osoby prowadzącej sprawę nie ma już w firmie. Powiązania zakłada się dla tego momentu. W konkretnej sprawie warto skonsultować się z prawnikiem.

• Panel Powiązania jest na każdej karcie rekordu: zadania, projektu, celu, wydarzenia, kontrahenta, spotkania, decyzji, procesu, ryzyka, umowy, stanowiska, systemu, szkody, noty, sprawy prawnej i reklamacji.
• Karta kontrahenta odpowiada na pytanie „co jest związane z tym klientem” jedną listą z całej firmy: umowy, zadania, projekty, dokumenty, spotkania i decyzje.
• Rodzaje relacji: dotyczy, wynika z, wdraża, jest dowodem dla, zastępuje, blokuje, ogranicza, odpowiada za, zasila danymi.
• Powiązać można między innymi zadanie, projekt, dokument, procedurę, checklistę, cel, wydarzenie, audyt, kontrahenta, osobę, proces, decyzję, ryzyko, umowę, spotkanie i stanowisko.
• Powiązanie widać po obu stronach, także na karcie zadania, projektu, celu i wydarzenia, a na drugim rekordzie relacja czyta się odwrotnie, na przykład „jest podstawą dla” zamiast „wynika z”.
• Powiązania dodaje i usuwa osoba, która może edytować dany rekord.
• Wyszukiwarka przy zakładaniu powiązania pokazuje wyłącznie rekordy, które i tak możesz zobaczyć.
• Powiązania nie da się edytować: usuwa się je koszem i zakłada od nowa.
• Komunikaty pilnują oczywistych pomyłek: „Takie powiązanie już istnieje” i „Nie da się powiązać rekordu z samym sobą”.

To jest ta część rdzenia, której nie widać na zrzucie ekranu, a która decyduje, czy firma ma historię spraw, czy dziesięć osobnych list. Wdrożenia otwieramy przez listę oczekujących.