Jak zarząd sukcesyjny wpływa na ZUS, VAT, KSeF i konto w banku?

Zarządca może pracować bez wynagrodzenia albo za wynagrodzeniem na podstawie umowy z właścicielami przedsiębiorstwa, do której stosuje się przepisy o zleceniu (art. 26 ustawy o zarządzie sukcesyjnym). Zarządca, który pełni funkcję za wynagrodzeniem i nie robi tego w ramach własnej działalności, podlega ubezpieczeniom na zasadach właściwych dla zleceniobiorców, a płatnikiem składek jest przedsiębiorstwo w spadku (art. 6 ust. 1 pkt 4 i art. 4 pkt 2 lit. zc ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; tak też podręcznik Ministerstwa Rozwoju i Technologii i biznes.gov.pl). Umowy o pracę nie wygasają, jeśli zarząd ustanowiono z chwilą śmierci: trwają do wygaśnięcia zarządu (art. 63² § 4 KP).

Zarządca powinien znać własne ryzyko. Za zaległości podatkowe przedsiębiorstwa w spadku, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez niego funkcji, odpowiada całym majątkiem solidarnie z podatnikiem oraz spadkobiercami, zapisobiercą windykacyjnym i małżonkiem z udziałem w przedsiębiorstwie (art. 97a), ale egzekucja z jego majątku jest możliwa dopiero wtedy, gdy egzekucja z ich majątku okaże się bezskuteczna (art. 117d Ordynacji podatkowej).

Podstawą jest art. 106nb ustawy o VAT, według którego z KSeF mogą korzystać między innymi osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu uprawnień. Sam tryb dla przedsiębiorstwa w spadku opisuje podręcznik Ministerstwa Finansów w wersji na 1 lutego 2026 r.: to jedyne źródło urzędowe, w którym go znaleźliśmy, więc przed złożeniem zawiadomienia warto sprawdzić aktualną wersję podręcznika albo zapytać w urzędzie skarbowym. Tak wskazana osoba loguje się własnym podpisem zaufanym albo kwalifikowanym i może nadawać uprawnienia kolejnym osobom. Ministerstwo Finansów wskazuje też, że uprawnienia nadane przez przedsiębiorcę za życia innym osobom i podmiotom, na przykład biuru rachunkowemu, działają dalej po ustanowieniu zarządu sukcesyjnego.

Zarządca zgłoszony za życia ma dostęp do rachunku od chwili śmierci przedsiębiorcy. Zarządca powołany przez spadkobierców ma go od ustanowienia zarządu, czyli od wpisu do CEIDG dokonanego przez notariusza.

• Najbliższa rodzina jest zwolniona z podatku od nabycia przedsiębiorstwa, jeśli zgłosi je na SD-Z2 w ciągu 6 miesięcy od uprawomocnienia się postanowienia o nabyciu spadku albo rejestracji aktu poświadczenia dziedziczenia (art. 4a ustawy o SD).
• Pozostali nabywcy mogą skorzystać ze zwolnienia z art. 4b: zgłoszenie na SD-ZP w tym samym terminie i prowadzenie przedsiębiorstwa co najmniej 2 lata.
• Sprzedaż przedsiębiorstwa w spadku albo udziału w nim w czasie zarządu wymaga aktu notarialnego (art. 25 ustawy o zarządzie sukcesyjnym).
• Wygaśnięcie zarządu sukcesyjnego jest jednym z przypadków, w których towary, przy których przysługiwało odliczenie VAT, podlegają opodatkowaniu, a podatnik sporządza spis z natury (art. 14 ust. 1 pkt 3, ust. 4 i 5 ustawy o VAT).

• Należności i zobowiązania z faktur i not, z kartą kontrahenta i historią płatności.
• Płynność w scenariuszach, na przykład „realny”, który uwzględnia typowe opóźnienia płatności klientów.
• Kartoteka pracowników z umowami, czyli lista osób, za które przedsiębiorstwo w spadku jest płatnikiem składek.

Tekst ma charakter informacyjny i opisuje przepisy według stanu na 10 października 2026 r. Nie jest poradą prawną ani podatkową. Wynik zależy od szczegółów: formy firmy, ustroju majątkowego, testamentu i historii podatkowej, dlatego w konkretnej sprawie warto skonsultować się z doradcą: prawnikiem, doradcą podatkowym albo notariuszem.