Ile narzędzi zastępuje jedno środowisko firmowe?
Jedno środowisko firmowe zastępuje osiem klas narzędzi: CRM, zadania i projekty, dysk na pliki, bazę wiedzy, program kadrowy, arkusz należności, planer publikacji i czat AI. Osobno zostają program księgowy, bank i poczta. Znika osiem list uprawnień i przepisywanie tych samych danych między narzędziami.
Które narzędzia zastępuje który moduł?
Każdą z ośmiu klas narzędzi przejmuje moduł albo grupa modułów EXCORE. Nazwy w środkowej kolumnie są takie, jak w menu aplikacji. Ostatnia kolumna pokazuje, co dochodzi dzięki temu, że moduły pracują na wspólnych danych.
| Klasa narzędzia | Moduł w EXCORE | Co dochodzi po połączeniu |
|---|---|---|
| CRM | CRM, Portfel klientów | Follow-up z karty firmy trafia do Zadań, a karta zbiera szanse i zadania w jednym miejscu |
| Zadania i projekty | Zadania, Projekty, Cele | Zadania powstają też same: z terminów firmowych, reklamacji, spotkań, reguł i cykli |
| Dysk na pliki | Dokumenty | Plik podpina się do procedury, celu, wydarzenia i zadania, zamiast wysyłać link |
| Baza wiedzy i procedury | Procedury, Procesy, Checklisty, Baza wiedzy | Asystent wiedzy odpowiada z tych treści i podaje źródło |
| Program kadrowy | Pracownicy, Urlopy i nieobecności, Onboarding, Szkolenia | Zastępca dostaje powiadomienie, a odejście pracownika ma jedną listę kontrolną |
| Arkusz należności i płatności | Finanse firmy, Płatności, Kompensaty, KSeF | Faktury pobrane z KSeF same zasilają należności i zobowiązania, a o fakturze po terminie przychodzi powiadomienie |
| Planer publikacji | Marketing: posty, kalendarz, publikacje, kampanie | Jeden post na kilka kanałów naraz, z akceptacją według uprawnień |
| Czat AI | Asystent wiedzy | Odpowiada z procedur, dokumentów i umów firmy i cytuje fragment źródła |
Co znika oprócz subskrypcji?
Znika praca, której nie widać na żadnej fakturze: przepisywanie tych samych danych, utrzymywanie ośmiu list uprawnień i pytania na czacie o rzeczy, które firma już wie. Według GUS w 2025 roku 55,3% przedsiębiorstw w Polsce kupowało usługi w chmurze, więc rozproszenie danych między dostawcami jest codziennością, a nie wyjątkiem.
- Osiem loginów i osiem list uprawnień zamiast jednego konta i ról z trzema poziomami: widzi, edytuje, zarządza.
- Osiem miejsc, w których trzeba odciąć dostęp odchodzącemu pracownikowi, zamiast jednej sprawy odejścia.
- Kopie tego samego klienta w kilku bazach. W CRM system sprawdza NIP i ostrzega przed założeniem firmy drugi raz.
- Terminy pilnowane w arkuszu. Termin firmowy sam zakłada wydarzenie, zadanie z wyprzedzeniem i przypomnienia.
- Ręczne zestawienia na poniedziałek. Kolejka „Wymaga uwagi” na pulpicie zbiera sprawy ze wszystkich modułów.
- Szukanie w ośmiu miejscach. Jedna wyszukiwarka obejmuje klientów, zadania, umowy, faktury, dokumenty, procedury i osoby.
Jak policzyć, ile narzędzi firma ma dzisiaj?
Wystarczy spis w czterech krokach, który zajmuje jedno popołudnie. Większość firm odkrywa w nim więcej narzędzi, niż się spodziewała, bo część założyli pracownicy na własną rękę.
- 1
Wypisz wszystko, do czego ktoś się loguje
Programy, arkusze współdzielone, dyski, skrzynki funkcyjne. Także darmowe konta.
- 2
Dopisz właściciela i koszt
Kto odpowiada za narzędzie i ile kosztuje rocznie. Narzędzie bez właściciela to pierwsze ryzyko.
- 3
Zaznacz jedyne źródła danych
Jeśli lista klientów istnieje tylko w jednym arkuszu, jego utrata zatrzymuje sprzedaż.
- 4
Policz przepisywanie
Przy każdej parze narzędzi zapisz, co ludzie przenoszą między nimi ręcznie i jak często.
W EXCORE taki spis prowadzi rejestr Systemy i narzędzia. Kafelki nad listą pokazują sumę kosztów w przeliczeniu na rok, liczbę systemów będących jedynym źródłem danych i te, które wymagają uwagi: krytyczne bez właściciela.
Co zostaje poza jednym środowiskiem?
Poza EXCORE zostają program księgowy, bankowość, poczta e-mail i systemy wymagane przez klienta albo przepis. EXCORE nie jest programem księgowym: nie prowadzi ksiąg, nie wystawia faktur i nie wysyła niczego do KSeF.
- Księgowość: moduł KSeF pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe i robi z nich plik dla programu księgowego, w kilku formatach do wyboru.
- Bank: moduł Finanse przyjmuje wyciąg bankowy z pliku, ale nie robi przelewów i nie pokazuje stanu konta.
- Poczta: skrzynki firmowe podłącza się do modułu Poczta, serwer pocztowy zostaje u dotychczasowego dostawcy.
- Produkcja i płace: planowania produkcji ani list płac EXCORE nie ma.
Jak wygląda ta sama sprawa w ośmiu narzędziach i w jednym?
W ośmiu narzędziach jedna sprawa klienta zostawia ślad w pięciu miejscach, a w jednym środowisku w jednym. Przykład z fikcyjnej firmy usługowej: klient prosi o zmianę warunków umowy.
W zestawie narzędzi handlowiec notuje rozmowę w CRM, wysyła plik umowy mailem, zakłada zadanie w osobnej aplikacji, pyta na czacie o procedurę zmiany warunków i dopisuje termin do arkusza. W EXCORE rozmowa zostaje w historii firmy w CRM, follow-up trafia do Zadań, umowa jest w rejestrze Umowy i ma powiązanie z kontrahentem, a o procedurę pyta się asystenta wiedzy, który wskazuje jej tytuł.
Kiedy jedno środowisko się nie opłaca?
Nie opłaca się, gdy firma ma jeden proces i jedno narzędzie, które go obsługuje, albo gdy system branżowy jest wymagany przez klienta lub przepis. Wtedy sensowniej jest zostawić ten system, wpisać go do rejestru narzędzi i trzymać w jednym miejscu resztę pracy: zadania, procedury, dokumenty i ludzi.
Pytania
Czy EXCORE zastępuje program księgowy?
Nie. EXCORE nie prowadzi ksiąg i nie wystawia faktur. Po stronie firmy porządkuje to, co dzieje się przed księgowaniem i po nim: pobiera faktury z KSeF, zasila nimi należności i zobowiązania w Finansach, podpowiada możliwe kompensaty. Księgowość dostaje paczkę faktur zamiast wiadomości z załącznikami.
Czy da się przenieść dane ze starych narzędzi?
Tak. Kontakty CRM, zadania, dane kadrowe i kartotekę magazynową wgrywa się z pliku. Procedury i dokumenty przenosi się przy wdrożeniu razem z porządkowaniem, bo dane ze starych narzędzi zwykle wymagają usunięcia duplikatów.
Ile kont potrzebuje firma?
Tyle, ile osób ma pracować w systemie. Jedna osoba ma jedno konto do wszystkich modułów, a role decydują, co widzi. Osobie z zewnątrz, na przykład audytorowi, można nadać dostęp do określonego dnia.
Czy trzeba wyłączyć stare narzędzia jednego dnia?
Nie. Moduły włącza się pojedynczo, więc firma może zacząć od zadań i procedur, a CRM albo kadry przenieść miesiąc później. Wyłączony moduł nie kasuje danych, więc próba nie jest decyzją na zawsze.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację