Jak wygląda wdrożenie EXCORE krok po kroku?
Wdrożenie EXCORE ma sześć kroków: ankieta zakresu, kreator pierwszej konfiguracji firmy, ustawienie modułów i ról, zaproszenie zespołu, wgranie danych i wiedzy oraz pierwszy tydzień pracy z poprawkami. Prowadzimy je razem z zespołem klienta. Firma przygotowuje listę osób z rolami, komplet procedur i dokumentów oraz jedną osobę decyzyjną.
Jak przebiega wdrożenie EXCORE krok po kroku?
Wdrożenie przechodzi przez sześć kroków w stałej kolejności, a każdy kończy się czymś, co widać w systemie. Najpierw zakres, potem konfiguracja, ludzie i dane, na końcu praca na żywo.
- 1
Ankieta zakresu wdrożenia
Dostajecie mailem link do ankiety, bez zakładania konta. Przy każdej funkcji zaznaczacie: na start, później, nie potrzebujemy albo do omówienia. Z odpowiedzi powstaje dokument zakresu wdrożenia w PDF.
- 2
Kreator pierwszej konfiguracji firmy
Administrator przy pierwszym wejściu wybiera motyw, logo, kolor firmowy, wielkość firmy, działy, role i najwyżej dwa priorytety. System tworzy z tego działy, role z uprawnieniami, włącza moduły i układa Pulpit.
- 3
Moduły, nazwy i uprawnienia
W ustawieniach włączamy i wyłączamy moduły, nadajemy im nazwy używane w firmie i ustawiamy, co każda rola widzi, edytuje i czym zarządza.
- 4
Zespół
Administrator zaprasza osoby linkiem albo zakłada im konta, przypisuje role i działy. Pracownicy bez dostępu do aplikacji, na przykład magazynierzy, dostają samą kartotekę w HR i Kadrach.
- 5
Dane i wiedza
Wgrywamy z pliku pracowników, limity urlopowe, klientów i kontakty do CRM oraz zadania, dokumenty trafiają do folderów, a procedury i artykuły wpisujemy i publikujemy. Administrator zaznacza, z których treści ma korzystać asystent wiedzy.
- 6
Pierwszy tydzień pracy
Zespół pracuje w systemie, my jesteśmy obok. Zbieramy uwagi i poprawiamy konfigurację na bieżąco: nazwy modułów, uprawnienia, układ Pulpitu.
Co ustawia kreator pierwszej konfiguracji firmy?
Kreator pierwszej konfiguracji firmy ustawia wygląd, strukturę i punkt startu: z kilku odpowiedzi administratora tworzy działy, role z uprawnieniami, włącza moduły i układa Pulpit. Pokazuje się sam, na całym ekranie, przy pierwszym wejściu administratora.
| Krok kreatora | Co wybierasz | Co z tego powstaje |
|---|---|---|
| Motyw | Ciemny, jasny albo systemowy | Wygląd aplikacji na Twoim koncie |
| Identyfikacja wizualna | Logo (PNG, SVG albo JPG do 2 MB) i kolor firmowy | Nawigacja w barwach firmy, z podglądem przed zapisem |
| Wielkość firmy | 1-5, 6-20, 21-50 albo powyżej 50 osób | Dopasowanie dalszych kroków, przy 1-5 osobach krok ról jest pomijany |
| Struktura organizacji | Działy z listy albo własne | Działy w ustawieniach firmy |
| Role i odpowiedzialność | Administrator zawsze, do tego na przykład Kierownik, Specjalista albo własne | Role z gotowymi uprawnieniami |
| Priorytety | Najwyżej dwa obszary, od których firma zaczyna | Włączone moduły i układ Pulpitu |
Kreator przechodzi się za jednym podejściem, dlatego przed startem warto mieć pod ręką plik z logo, kod koloru i listę działów. Wszystko, co ustawi, da się potem zmienić w ustawieniach firmy.
Jak ustawia się moduły, role i uprawnienia?
Moduły włącza i wyłącza administrator w ustawieniach firmy, a dostęp do każdego modułu wynika z roli. Wyłączony moduł znika z menu, ale jego dane zostają, więc decyzję można cofnąć.
- Moduły są pogrupowane tak jak menu i da się przestawić pojedynczy moduł albo całą grupę naraz.
- Każdy moduł może dostać własną nazwę do 60 znaków, na przykład „Sprawy sporne” zamiast „Reklamacje”.
- Rola ma w module jeden z trzech poziomów: widzi, edytuje albo zarządza. Poziomy zawierają się w sobie.
- Jedna osoba może mieć kilka ról. Uprawnienia się sumują i wygrywa najwyższy poziom.
- Osobę spoza firmy, na przykład biuro rachunkowe albo audytora, zaprasza się z dostępem do określonego dnia.
- Administrator może wymusić weryfikację dwuetapową dla całej firmy.
Jakie dane da się wgrać z pliku, a co wpisuje się ręcznie?
Z pliku wgrywa się pracowników, limity urlopowe, klientów z kontaktami i zadania. Procedury, artykuły bazy wiedzy i dokumenty wprowadza się w aplikacji, bo każda treść powinna przejść przez czyjeś ręce, zanim zobaczy ją zespół.
| Dane | Jak trafiają do systemu | O czym pamiętać |
|---|---|---|
| Pracownicy | Import z pliku w HR i Kadrach | Import zakłada kartoteki, nie konta. Zaproszenia wysyła się osobno |
| Limity urlopowe | Import z pliku w HR i Kadrach | Wymiar da się potem przeliczyć według Kodeksu pracy |
| Zadania | Import z pliku CSV | Import nie zakłada kont ani projektów |
| Procedury i artykuły | Wpisywane w edytorze | Pracownik widzi tylko opublikowane, szkic zostaje u administratora |
| Dokumenty | Wgrywane do folderów | Wyszukiwarka dokumentów szuka po tytułach, więc nazwy plików mają znaczenie |
| Klienci i kontakty | Import z pliku w CRM | Większą bazę przenosimy razem w ramach wdrożenia |
| Źródła asystenta wiedzy | Zaznaczane przez administratora w ustawieniach AI: procedury, artykuły, dokumenty i checklisty | Nowa treść nie jest źródłem, dopóki ktoś jej nie zaznaczy |
Co przygotować po stronie firmy?
Pięć rzeczy: listę osób z rolami, komplet dokumentów i procedur, które mają trafić do systemu, wykaz dzisiejszych narzędzi, logo z kolorem firmowym oraz jedną osobę decyzyjną. Reszta to konfiguracja, którą robimy razem.
- Lista pracowników z działem, stanowiskiem, zakresem obowiązków i tym, kto kogo zastępuje.
- Umowy, cenniki, regulaminy i procedury, z których ma korzystać zespół i asystent.
- Wykaz narzędzi używanych dzisiaj, żeby było wiadomo, co zostaje, a co znika.
- Plik z logo i kod koloru firmowego.
- Jedna osoba, która podejmuje decyzje o nazwach modułów i uprawnieniach i wypełnia ankietę zakresu.
Czy przed przeniesieniem danych trzeba zawrzeć umowę powierzenia?
Tak. Dane pracowników i klientów to dane osobowe, a dostawca systemu przetwarza je w imieniu firmy, więc potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania (art. 28 ust. 3 RODO). W EXCORE jest ona załącznikiem do umowy o świadczenie usług.
Umowę powierzenia podpisujemy przed wgraniem pierwszej listy pracowników. Lista podprocesorów jest publiczna. To informacja ogólna, a nie porada prawna: zakres powierzenia w konkretnej firmie warto omówić z prawnikiem albo inspektorem ochrony danych.
Kiedy można zacząć wdrożenie?
EXCORE otwiera pierwsze wdrożenia dla wybranych firm. Zapisy idą przez listę oczekujących, a kolejność ustalamy branżami, bo do każdej dokładamy inne moduły. Po zapisaniu odzywamy się, gdy otwieramy wdrożenia dla Twojej branży.
Pytania
Ile trwa wdrożenie?
Zależy od liczby modułów i stanu danych. Kreator konfiguracji to kilka ekranów, a moduły i role ustawia się w ustawieniach bez prac programistycznych. Najwięcej czasu zajmuje uporządkowanie dokumentów i procedur, bo tę pracę wykonuje firma, a my w niej pomagamy.
Czy trzeba szkolić cały zespół?
Nie z całości. Każdy poznaje swoje moduły, wyszukiwarkę i powiadomienia. Instrukcja jest wbudowana w aplikację, na ekranach są podpowiedzi, a nowe osoby przechodzą ścieżkę w module Onboarding z krokami, terminami i akceptacją kroków.
Co, jeśli po wdrożeniu chcemy coś zmienić?
Moduły włącza się i wyłącza, nazwy zmienia, a role przestawia w ustawieniach. Wyłączenie modułu nie kasuje danych, więc po ponownym włączeniu wszystko jest na miejscu.
Czy wdrożenie można rozłożyć na etapy?
Tak. W ankiecie zakresu każdą funkcję oznacza się jako potrzebną na start albo później. Firma zaczyna od kilku modułów, a kolejne włącza w ustawieniach, gdy zespół oswoi się z pierwszymi.
Czy każdy pracownik musi mieć konto w aplikacji?
Nie. Osobę, która nie pracuje przy komputerze, dodaje się w HR i Kadrach jako kartotekę bez konta. Ma wtedy umowę, dokumenty, limit urlopu i terminy badań, ale się nie loguje.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację