Jak policzyć wynik pojedynczego spedytora?
Wynik spedytora to suma marż z jego zrealizowanych zleceń w miesiącu, czyli fracht od klientów minus koszt przewoźników i koszty dodatkowe, skorygowana o noty. Z wyniku liczy się prowizję według reguły firmy: od całego zysku albo od nadwyżki ponad próg. Kluczem jest liczenie z tych samych zleceń i faktur, a nie z deklaracji.
Jak policzyć wynik spedytora krok po kroku?
Wynik spedytora liczy się w pięciu krokach, zawsze w tej kolejności i zawsze za zamknięty miesiąc.
- 1
Wybierz zlecenia zrealizowane w miesiącu
Liczy się data realizacji, a nie data przyjęcia zlecenia. Zlecenie z rozładunkiem 2 października idzie do października, nawet jeśli spedytor przyjął je we wrześniu.
- 2
Zsumuj przychód
Fracht od klientów plus przychody dodatkowe, na przykład postój refakturowany klientowi. Kwoty w walutach przelicz jednym, z góry ustalonym kursem, na przykład średnim kursem NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca.
- 3
Odejmij koszty
Stawki przewoźników i koszty dodatkowe po stronie zlecenia. Faktura przewoźnika inna niż stawka ze zlecenia to sygnał do wyjaśnienia, a nie do cichego przyjęcia.
- 4
Uwzględnij noty
Nota obciążeniowa od klienta za opóźnienie obniża wynik, nota wystawiona przewoźnikowi go podnosi. Ustal zasadę, do którego miesiąca nota wchodzi.
- 5
Zastosuj regułę prowizji
Stała podstawa, próg, procent albo progi procentowe. Reguła musi być zapisana z datą, od kiedy obowiązuje.
Jak wygląda przykład z liczbami?
Spedytor Jan Nowak zrealizował we wrześniu 38 zleceń. Poniżej liczymy jego marżę i prowizję według przykładowej reguły: 12% od nadwyżki ponad próg 2000 EUR, kurs miesiąca 4,27 zł.
| Pozycja | Kwota | Jak policzono |
|---|---|---|
| Przychód ze zleceń | 52 400 EUR | suma frachtów od klientów |
| Koszt przewoźników | 42 100 EUR | suma stawek ze zleceń |
| Noty (saldo) | -500 EUR | nota od klienta za opóźnienie |
| Zysk spedytora | 9 800 EUR | 52 400 - 42 100 - 500 |
| Nadwyżka ponad próg | 7 800 EUR | 9 800 - 2 000 |
| Prowizja | 936 EUR = 3 996,72 zł | 7 800 × 12%, przeliczone po 4,27 |
Marża procentowa wynosi 18,7% (9 800 / 52 400). Prowizja przy regule „12% od całego zysku” dałaby 1 176 EUR, więc wybór reguły zmienia wypłatę o jedną czwartą. Dlatego reguła powinna być zapisana, a nie pamiętana.
Czym różni się wynik spedytora od jego prowizji?
Wynik to marża, którą firma zarobiła na zleceniach spedytora. Prowizja to część tej marży, która trafia do spedytora. Mylenie tych dwóch liczb kończy się sporem przy każdej wypłacie.
- Wynik mówi zarządowi, ile zarabia dany spedytor i czy jego klienci są rentowni.
- Prowizja mówi spedytorowi, ile dostanie, po odjęciu kosztów stałych i salda not, jeśli tak stanowi umowa.
- Obrót nie mówi nic o żadnym z nich: 300 tys. zł frachtu przy 3% marży to mniej niż 150 tys. zł przy 15%.
Jakie błędy psują wynik spedytora?
Wynik spedytora psują najczęściej trzy błędy: różne kursy walut w jednym miesiącu, noty doliczane „kiedy przyjdą” i zlecenia przypisane do niewłaściwej osoby po zastępstwie. Każdy z nich da się wyłapać, jeśli wynik liczy się ze zleceń, a nie z arkusza przepisanego ręcznie.
Jak EXCORE liczy wynik spedytora?
EXCORE liczy wynik spedytora w module Rozliczenia (Firma, Finanse). Z danych miesiąca system liczy prowizję według zapisanej reguły, uwzględnia koszty stałe i saldo not i pokazuje kwotę do wypłaty.
- Rozliczenia: reguła prowizji z datą obowiązywania, stała podstawa, próg w EUR, jeden procent albo progi, koszty stałe i saldo not. Na końcu kwota do wypłaty.
- Zysk można zaimportować z raportu CSV, XLS albo XLSX. System dopasuje nazwiska i zapamięta ręczne przypisania na kolejne miesiące.
- Spedytor widzi swoje rozliczenie i wgrywa fakturę za miesiąc, a administrator ją akceptuje albo odrzuca z powodem.
Rozliczenia działają w firmach z branżą transportową, obok reklamacji, not i weryfikacji przewoźników. Zysk pochodzi z raportu, który firma importuje albo wpisuje: EXCORE nie wystawia zleceń transportowych, więc nie liczy marży sam z pojedynczych zleceń.
Jak czytać wynik spedytora w czasie?
Wynik spedytora czytaj w czasie: porównuj co najmniej sześć miesięcy, a nie jeden. Pojedynczy słaby miesiąc to często przesunięte rozładunki albo nota z poprzedniego okresu, a spadek przez trzy miesiące z rzędu to już sygnał do rozmowy.
- Marża procentowa: w przykładzie 18,7%. Spadek przy rosnącym obrocie oznacza zwykle, że spedytor kupuje przewoźników drożej albo sprzedaje taniej.
- Marża na zlecenie: 9 800 EUR z 38 zleceń to około 258 EUR na zlecenie. Ta liczba pokazuje, czy rośnie liczba zleceń, czy ich jakość.
- Udział w prowizji zespołu: czy wynik firmy nie wisi na jednej osobie.
- Klienci z niską marżą: jeden klient potrafi obniżyć wynik całego miesiąca, a w średniej tego nie widać.
Jak wygląda zamknięcie miesiąca w zespole spedycji?
Zamknięcie miesiąca to stała kolejność czynności z jedną osobą odpowiedzialną za każdą z nich. W EXCORE przechodzi się ją w module Rozliczenia, a spedytor na końcu widzi własne rozliczenie, bez wglądu w wyniki kolegów.
- 1
Profil rozliczeniowy
Każdy spedytor ma w Kadrach profil z regułą prowizji. Profil należy do osoby z Kadr, więc działa też u kogoś bez konta w aplikacji.
- 2
Kurs miesiąca
Administrator wpisuje kurs EUR/PLN dla miesiąca. Zmiana kursu przelicza kwoty wszystkich spedytorów naraz.
- 3
Import zysku
Zysk z raportu wchodzi z pliku CSV, XLS albo XLSX. System dopasowuje nazwiska i pokazuje wiersze bez spedytora do przypisania.
- 4
Przegląd not
Noty z miesiąca przechodzą przez zakładkę Przegląd not, zanim trafią do salda spedytora.
- 5
Zatwierdzenie
Administrator zatwierdza rozliczenie. Zatwierdzonego miesiąca nie da się skasować bez ponownego otwarcia.
- 6
Faktura spedytora
Spedytor na kontrakcie wgrywa fakturę za miesiąc, a administrator ją akceptuje albo odrzuca z powodem.
Pytania
Co zrobić, gdy wynik spedytora spada?
Sprawdź najpierw dane: kurs, noty i przypisanie zleceń. Jeśli dane są dobre, porównaj marżę na klientach i trasach z poprzednimi miesiącami. Rozmowa o konkretnych zleceniach daje więcej niż rozmowa o średniej.
Jak liczyć wynik spedytora, gdy zlecenie prowadziły dwie osoby?
Ustal jedną zasadę i trzymaj się jej: zlecenie należy do osoby, która je przyjęła, albo dzielicie marżę w ustalonej proporcji. Najgorsza jest decyzja podejmowana osobno przy każdym zleceniu.
Jaki kurs waluty przyjąć do wyniku spedytora?
Jeden, ustalony z góry: kurs miesiąca albo kurs z dnia realizacji zlecenia. Punktem odniesienia może być tabela A kursów średnich NBP. W EXCORE Rozliczenia używają kursu EUR/PLN wpisanego dla miesiąca, więc wszyscy spedytorzy liczą się tym samym kursem.
Czy noty obciążeniowe wpływają na wynik spedytora?
Powinny, bo zmieniają marżę na zleceniu. Warto zapisać, do którego miesiąca wchodzi nota. W EXCORE służy do tego zakładka Przegląd not w Rozliczeniach.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację