Program dla firmy transportowej: jak wybrać?
Program dla firmy transportowej z własną flotą wybiera się po tym, czy pilnuje terminów pojazdów i kierowców, trzyma dokumenty przy zleceniu, pokazuje należności i rozlicza ludzi. Telematyka, tachografy i księgowość to zwykle osobne programy, więc liczy się też to, jak nowy system wymienia z nimi dane. Spedycję bez własnych aut opisujemy osobno.
Jaki program dla firmy transportowej: od czego zacząć?
Wybór programu dla firmy transportowej zacznij od podziału pracy, a nie od listy funkcji. Firma z własną flotą potrzebuje innych rzeczy niż spedycja bez aut, a większość przewoźników robi jedno i drugie.
| Obszar | Pytanie kontrolne | Co powinien umieć program |
|---|---|---|
| Flota | Czy wiesz, kiedy wygasa przegląd, polisa i świadectwo ADR każdego auta? | pojazdy z dokumentami, datą ważności i przypomnieniem |
| Zlecenia | Czy ładunek, zlecenie przewoźnika i faktura są połączone? | ładunek, zlecenie, realizacja, rozliczenie |
| Kierowcy | Czy uprawnienia i badania kierowców mają przypomnienia? | kartoteka pracowników z terminami |
| Dokumenty | Czy CMR i faktura są przy zleceniu, a nie w skrzynce? | dokumenty przypięte do rekordu |
| Pieniądze | Czy widać, kto zalega z płatnością i od ilu dni? | należności z wiekowaniem, noty, windykacja |
| Sprzedaż | Czy wycena opiera się na historii tras? | kalkulator wycen i lejek zapytań |
Oprogramowanie dla firmy transportowej: jak ocenić dostawcę?
Poproś o pokaz na Twoim przykładzie: jedno prawdziwe zlecenie z ostatniego miesiąca, od zapytania do zapłaty. Pokaz na danych demo ukrywa miejsca, w których program wymaga ręcznego przepisywania.
- 1
Wybierz trzy zlecenia
Jedno zwykłe, jedno z reklamacją, jedno z przewoźnikiem, który przysłał fakturę inną niż zlecenie.
- 2
Przejdź je na pokazie
Licz, ile razy ktoś przepisuje te same dane i ile razy wychodzi z programu do maila albo arkusza.
- 3
Zapytaj o uprawnienia
Czy spedytor widzi marżę kolegi? Czy kierownik widzi swój zespół? To wychodzi dopiero przy pierwszej wypłacie prowizji.
- 4
Zapytaj o wyjście
Jak wyeksportować dane, gdy zmienisz program? Brak odpowiedzi to odpowiedź.
Program do zarządzania firmą transportową a przepisy: co musi być pod ręką?
Pod ręką muszą być przede wszystkim dokumenty przewozu, faktury i ewidencja czasu pracy kierowców. W przewozie międzynarodowym umowę potwierdza list przewozowy CMR, a faktury od 1 kwietnia 2026 r. większość firm wystawia w KSeF. Księgi i dokumenty podatkowe przechowuje się do upływu przedawnienia, czyli co do zasady 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.
Czas jazdy i odpoczynku kierowców reguluje rozporządzenie (WE) nr 561/2006: dzienny czas prowadzenia nie może przekroczyć 9 godzin (dwa razy w tygodniu 10), tygodniowy 56 godzin, a po 4,5 godziny jazdy kierowcy należy się 45 minut przerwy (art. 6 i 7). To informacja ogólna: w konkretnej sprawie skonsultuj się z prawnikiem albo doradcą.
Co dla firmy transportowej ma EXCORE?
EXCORE ma dla firmy transportowej dodatek dla transportu i spedycji (obszar TSL w menu) na tym samym rdzeniu co zadania, HR i finanse. Poniżej lista tego, co działa, i tego, czego nie ma.
- Flota: ciągniki, naczepy i busy z dokumentami, polisami, świadectwem ADR i kierowcami. System pilnuje terminów i przypomina o nich.
- Kalkulator i lejek wycen: stawka z trzech najbardziej podobnych przejazdów firmy i zapytania z poczty, na które nikt nie odpisał.
- Weryfikacja przewoźników z raportem z datą i pilnowaniem terminu ważności polisy OCP oraz ADR Check z danymi ADR 2025-2027.
- Noty, reklamacje i szkody z numerem zlecenia, a Zlecenia 360 zbierają je w jednym widoku.
- HR: kartoteka kierowców z terminami badań i uprawnień, urlopy, grafik. Czynności kierowców z programu do tachografu importuje się z pliku CSV albo XLSX, a system ostrzega o przekroczeniach norm jazdy, przerw i odpoczynków.
- Finanse: należności i zobowiązania z faktur, płynność, kompensaty.
Czego EXCORE nie robi: nie wystawia zleceń transportowych, nie łączy się z GPS ani bezpośrednio z tachografami, nie ma połączenia z giełdami ładunków, nie prowadzi księgowości ani płac. Moduł KSeF pobiera faktury i przygotowuje plik do programu księgowego, ale niczego do KSeF nie wysyła.
Jak wdrożyć program w firmie transportowej?
Wdrożenie w firmie transportowej zacznij od tego, co da efekt w pierwszym tygodniu: terminów floty i kierowców. Wyceny i rozliczenia dochodzą później, gdy zespół już pracuje w programie codziennie.
- 1
Flota i terminy
Pojazdy, naczepy, polisy, przeglądy i świadectwa ADR z datami ważności. Pierwsze przypomnienie przychodzi zwykle w ciągu kilku dni.
- 2
Kierowcy
Kartoteka z badaniami, uprawnieniami i umowami. Kierowca nie musi mieć konta w programie.
- 3
Klienci i przewoźnicy
Jedna kartoteka firm z historią współpracy zamiast listy w arkuszu każdego spedytora.
- 4
Zapytania i wyceny
Skrzynki spedytorów podłączone do lejka wycen od ustalonego dnia. Starych wycen nie przepisuj, zostaw je w archiwum.
- 5
Rozliczenia
Wynik i prowizje dopiero po pierwszym pełnym miesiącu pracy w programie.
Jak wygląda dzień w firmie transportowej z własną flotą?
Dzień w firmie z własną flotą kręci się wokół trzech pytań: które auto i który kierowca mogą jechać, czego brakuje w dokumentach i kto zalega z płatnością. Poniżej typowe sytuacje i moduły EXCORE, które je obsługują.
| Sytuacja | Co robi firma | Moduł EXCORE |
|---|---|---|
| Za 21 dni kończy się badanie techniczne naczepy | osoba odpowiedzialna dostaje zadanie z wyprzedzeniem | Flota |
| Kierowcy kończą się badania lekarskie | kadry widzą termin przy dokumencie pracownika | HR, karta pracownika |
| Ładunek z numerem UN | dyspozytor sprawdza, które auto z floty ma dopuszczone klasy ADR | ADR Check i Flota |
| Koniec miesiąca kierowców | import czynności z programu do tachografu i ostrzeżenia o normach | HR, czas pracy kierowców |
| Kontrola ITD na bazie | zapis zakresu, wyniku, kary i terminu odwołania | Audyty i kontrole |
| Klient płaci po terminie | lista należności z wiekowaniem i wezwanie do zapłaty | Finanse, Prawo |
Czy firma transportowa może połączyć te moduły z magazynem albo sprawami prawnymi?
Tak. Branża jest w EXCORE punktem wyjścia, a moduły łączy się dowolnie, bo stoją na jednym rdzeniu i wspólnych danych. Przewoźnik z własnym składem dokłada Magazyn (beta), a firma z dużą liczbą sporów sprawy prawne, wezwania do zapłaty i rekompensaty za opóźnienia. Moduł włącza się i wyłącza w ustawieniach firmy bez utraty danych.
Pytania
Czy program dla firmy transportowej działa na telefonie?
EXCORE działa w przeglądarce i da się go dodać do ekranu głównego telefonu z Androidem albo iPhonem. Otwiera się wtedy jak zwykła aplikacja, bez paska przeglądarki.
Czy mała firma transportowa z trzema autami potrzebuje programu?
Potrzebuje przynajmniej rejestru terminów: przeglądy, polisy, badania kierowców. Przy trzech autach to kilkanaście dat w roku, a przeoczenie jednej kosztuje więcej niż prowadzenie rejestru.
Czy EXCORE wystawia faktury do KSeF?
Nie. Moduł KSeF w EXCORE tylko czyta faktury z KSeF i robi z nich plik do programu księgowego. Faktury sprzedaży wystawia program księgowy albo fakturowy.
Czy program pomoże przy kontroli ITD?
Pomoże przygotować dokumenty i zapisać przebieg kontroli. W EXCORE rejestr Audyty i kontrole trzyma wizyty urzędów, w tym ITD, z zakresem, wynikiem, karą i terminem odwołania.
Źródła
- Konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR), Dz.U. 1962 nr 49 poz. 238
- KSeF: podstawy prawne oraz kluczowe terminy (ksef.podatki.gov.pl)
- Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, art. 70 § 1 i art. 86 § 1 (Dz.U. 2026 poz. 622)
- Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 w sprawie czasu jazdy i odpoczynku kierowców, art. 6 i art. 7
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację