Program dla spedycji: co musi mieć w 2026?
Program dla spedycji w 2026 roku powinien obsłużyć drogę od zapytania do rozliczenia: wycenę z historii tras, pilnowanie zapytań bez odpowiedzi, weryfikację przewoźnika i jego dokumentów, reklamacje, noty i wynik spedytora. W EXCORE robi to dodatek dla transportu i spedycji na wspólnym rdzeniu z zadaniami, CRM i finansami. Księgowość zostaje w programie księgowym.
Jak wygląda dzień spedytora w EXCORE?
Dzień spedytora w EXCORE zaczyna się od listy zapytań, na które nikt jeszcze nie odpisał, a kończy na reklamacjach i notach z terminem. Każdy krok ma swój moduł, a wszystkie pracują na tych samych klientach, przewoźnikach i dokumentach.
| Sytuacja | Co robi spedytor | Moduł EXCORE |
|---|---|---|
| Rano w skrzynce jest kilkanaście zapytań o transport | otwiera listę zapytań, widzi etap każdej sprawy i te bez odpowiedzi | Lejek wycen, część Zapytania |
| Klient prosi o stawkę na trasę | podaje trasę i ładunek albo wkleja maila; dostaje cenę, koszt przewoźnika i marżę | Kalkulator wycen: trzy najbardziej podobne przejazdy z historii firmy |
| Wycena wysłana tydzień temu, klient milczy | przechodzi przez wyceny do follow-upu po progu ustawionym przez firmę | Lejek wycen |
| Zgłasza się nowy przewoźnik | wpisuje NIP, nazwę i rachunek z faktury; dostaje ocenę i raport z datą, a termin ważności polisy OCP trafia do kartoteki | Weryfikacja przewoźników |
| Przewoźnik przysyła polisę OCP i warunki zlecenia | wczytuje dokument i czyta wyłączenia, sumę, ryzyka i braki | Weryfikacja dokumentów (AI) |
| Ładunek z numerem UN | sprawdza klasę, limity i wspólny załadunek | ADR Check |
| Odbiorca zgłasza uszkodzenie | zakłada reklamację z dokumentami i terminem na przekazanie roszczenia przewoźnikowi | Reklamacje, Szkody, Noty |
| Koniec miesiąca | sprawdza swój wynik i prowizję, wgrywa fakturę za miesiąc | Rozliczenia |
Samego zlecenia dla przewoźnika EXCORE dziś nie wystawia: ten dokument powstaje w programie, w którym firma wystawia zlecenia. EXCORE prowadzi wszystko, co dzieje się przed zleceniem i po nim.
Które moduły włącza spedycja?
Spedycja włącza dodatek dla transportu i spedycji (obszar TSL w menu) oraz moduły z obszarów Prawo i Finanse. Rdzeń, czyli zadania, CRM, dokumenty, procedury i kadry, ma każda firma.
- Sprzedaż i wyceny: Kalkulator wycen i Lejek wycen z zapytaniami ze skrzynek spedytorów.
- Przewoźnicy i dokumenty: Weryfikacja przewoźników, Weryfikacja dokumentów (AI) i ADR Check z danymi ADR 2025-2027.
- Pojazdy i ładunek: Flota z terminami dokumentów oraz Planer Załadunku 3D (beta).
- Prawo: Reklamacje, Szkody, Zlecenia 360, wezwania do zapłaty i rekompensaty za opóźnienia, a do tego Sankcje (beta).
- Finanse: Noty obciążeniowe, Rozliczenia z prowizjami spedytorów, należności z wiekowaniem i KSeF w trybie odczytu.
- Rdzeń: Poczta, z której mail staje się zadaniem albo sprawą, CRM, zadania, procedury i kadry.
Czy spedycja może połączyć te moduły z magazynem i sprawami prawnymi?
Tak. Branża jest w EXCORE punktem wyjścia, a nie zamkniętym pakietem: moduły łączy się dowolnie, bo wszystkie stoją na jednym rdzeniu i tych samych danych. Spedycja z własnym magazynem dokłada moduł Magazyn (beta), a firma z wieloma sporami sprawy prawne i windykację.
Moduł włącza się i wyłącza w ustawieniach firmy. Wyłączenie nie kasuje danych: po ponownym włączeniu reklamacje, noty czy stany magazynowe są tam, gdzie były. Moduły i dodatki, w tym Magazyn i Prawo, administrator firmy włącza sam, od ręki. Może też nadać modułom własne nazwy, takie, jakich używa zespół.
Co zmienia wspólny rdzeń w spedycji?
Wspólny rdzeń sprawia, że sprawa klienta nie rozpada się na skrzynkę, arkusz i segregator. Klient z wyceny jest tą samą firmą co w CRM, reklamacja widzi notę i szkodę tej samej sprawy, a nowy spedytor przejmuje historię bez pytania kolegi.
- Zlecenia 360 pokazują reklamację, szkodę, notę i sprawę prawną jednego zlecenia obok siebie.
- Uprawnienia mają trzy poziomy w każdym module (widzi, edytuje, zarządza), a spedytor domyślnie widzi swoje wyceny i swoje reklamacje.
- Zastępstwo na czas urlopu daje zastępcy zadania osoby nieobecnej.
- Procedury, na przykład „co robimy przy szkodzie”, leżą w tym samym systemie co praca.
- Wyszukiwarka z jednego pola znajduje klienta, zadanie, umowę, fakturę i dokument, więc numer zlecenia wystarczy, żeby trafić do sprawy.
Jakich terminów z przepisów powinien pilnować program dla spedycji?
Program dla spedycji powinien pilnować przede wszystkim terminów na zastrzeżenia i roszczenia z Konwencji CMR, bo ich przekroczenie zamyka drogę do odszkodowania. W przewozie międzynarodowym są trzy daty, które warto mieć przy każdej reklamacji.
| Termin | Czego dotyczy | Podstawa |
|---|---|---|
| 7 dni od dostawy, bez niedziel i dni świątecznych | zastrzeżenia przy brakach i uszkodzeniach niewidocznych z zewnątrz | art. 30 ust. 1 CMR |
| 21 dni od postawienia towaru do dyspozycji odbiorcy | pisemne zastrzeżenie przy opóźnieniu dostawy | art. 30 ust. 3 CMR |
| 1 rok (3 lata przy złym zamiarze) | przedawnienie roszczeń z przewozu | art. 32 ust. 1 CMR |
| 1 rok | przedawnienie roszczeń z umowy spedycji | art. 803 Kodeksu cywilnego |
W EXCORE moduł Reklamacje liczy siedmiodniowy termin na przekazanie roszczenia przewoźnikowi i oznacza sprawy, w których zostały dwa dni lub mniej. To informacja ogólna, nie porada prawna: w konkretnym sporze skonsultuj się z prawnikiem.
Jak porównać programy dla spedycji i transportu?
Programy dla spedycji porównuj na tych samych pytaniach i zapisuj odpowiedź „tak”, „częściowo” albo „nie”. Poniżej są odpowiedzi EXCORE, łącznie z tymi, które wypadają na „nie”.
| Kryterium | O co zapytać dostawcę | Jak jest w EXCORE |
|---|---|---|
| Wycena | Czy program proponuje stawkę z podobnych tras firmy? | Tak: kalkulator szuka trzech najbardziej podobnych przejazdów z historii firmy |
| Zapytania z poczty | Czy widać zapytania, na które nikt nie odpisał? | Tak: lista zapytań bez odpowiedzi i wyceny do follow-upu |
| Przewoźnik | Czy sprawdzenie w rejestrach zostaje jako raport z datą? | Tak: raport zostaje w kartotece przewoźnika |
| Wynik spedytora | Czy widać zysk i prowizję na osobę? | Tak: Rozliczenia liczą prowizję spedytora za miesiąc |
| Zlecenie dla przewoźnika | Czy program wystawia zlecenia transportowe? | Nie: zlecenia wystawiasz w dotychczasowym programie |
| Giełdy i GPS | Czy program łączy się z giełdą ładunków i telematyką? | Nie |
| Księgowość | Czy program księguje faktury? | Nie: moduł KSeF pobiera faktury i robi plik do programu księgowego |
Najczęstszy błąd przy wyborze to ocena po ekranie zlecenia, który wygląda podobnie wszędzie. Różnica wychodzi przy reklamacji po trzech miesiącach: czy ktoś znajdzie CMR, korespondencję z przewoźnikiem i notę bez pytania kolegi.
Pytania
Czy weryfikacja przewoźnika korzysta z rejestrów?
Tak. Po wpisaniu NIP system pyta kilka rejestrów, porównuje nazwę podaną przez przewoźnika z rejestrem i sprawdza rachunek bankowy na białej liście Ministerstwa Finansów. Raport z datą zostaje w kartotece przewoźników, a EXCORE pilnuje terminu ważności polisy OCP przewoźnika i przypomina przed jej wygaśnięciem.
Czy da się liczyć wynik pojedynczego spedytora?
Tak. Rozliczenia liczą miesięczną prowizję z zysku spedytora, reguły prowizji, kosztów stałych i salda not. Zysk importuje się z raportu w pliku CSV, XLS albo XLSX albo wpisuje ręcznie, a spedytor widzi swoje rozliczenie.
Co z reklamacjami i szkodami?
Reklamacja ma kartę z opisem, numerem zlecenia, dokumentami, notami, zadaniami i historią zmian. Szkoda opisuje samo zdarzenie i likwidację u ubezpieczyciela. AI porządkuje fakty i sprawdza kompletność zgłoszenia, a decyzję podejmuje człowiek.
Czy program dla spedycji musi obsługiwać KSeF?
Faktury wystawia w KSeF program księgowy albo fakturowy: od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dotyczy większości przedsiębiorców. Moduł KSeF w EXCORE tylko czyta faktury z KSeF i robi z nich plik do programu księgowego, niczego do KSeF nie wysyła.
Czy mała spedycja z trzema osobami też z tego skorzysta?
Tak, jeśli zapytania przychodzą na kilka skrzynek i nikt nie widzi ich razem. Na start wystarczą Poczta, Lejek wycen i Weryfikacja przewoźników, a kolejne moduły dokłada się, gdy są potrzebne.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację