Program magazynowy dla małej firmy: jak wybrać?
Program magazynowy dla małej firmy wybiera się po trzech rzeczach: czy stan wynika z historii ruchów, czy rezerwacja blokuje obiecany towar i czy przyjęcie z różnicami zostawia ślad. Skaner, sklep internetowy i księgowość to kolejne pytania. Program online wystarczy, jeśli magazyn ma stabilny internet.
Jaki program magazynowy wybrać: od czego zacząć?
Wybór programu magazynowego zacznij od tego, czego dziś brakuje. Jeśli magazynier nie wie, ile czego jest, potrzebujesz stanów. Jeśli wie, ale handlowiec sprzedaje towar obiecany komuś innemu, potrzebujesz rezerwacji.
| Problem w magazynie | Funkcja, która go rozwiązuje |
|---|---|
| Stan w programie nie zgadza się z półką | stan liczony z ruchów, korekta z powodem, historia bez kasowania |
| Dwie osoby sprzedały tę samą sztukę | rezerwacje, które zmniejszają ilość dostępną |
| Towar po terminie ważności na półce | partie z datą ważności |
| Dostawa niezgodna z zamówieniem | przyjęcie z ilością oczekiwaną, przyjętą i uszkodzoną |
| Nie wiadomo, na której półce leży | lokalizacje i odkładanie ze strefy przyjęć |
| Dwa magazyny i towar w drodze | transfer z etapem „w drodze” |
Program magazynowy online czy instalowany?
Dla małej firmy zwykle lepszy jest program magazynowy online. Nie wymaga serwera, działa na telefonie i komputerze, a kopie zapasowe robi dostawca. Warunek: stabilny internet w magazynie, bo bez niego praca staje.
| Kryterium | Online | Instalowany |
|---|---|---|
| Start | dni, bez sprzętu | serwer, instalacja, konfiguracja |
| Dostęp spoza magazynu | z przeglądarki | przez VPN albo zdalny pulpit |
| Brak internetu | praca staje | działa w sieci lokalnej |
| Aktualizacje | robi dostawca | robi firma |
Program magazynowy ze skanerem: kiedy jest potrzebny?
Program magazynowy ze skanerem jest potrzebny, gdy dziennie przyjmujesz lub wydajesz więcej pozycji, niż da się bezbłędnie wpisać z klawiatury. Przy kilkudziesięciu ruchach dziennie wyszukiwanie po kodzie kreskowym wystarczy, przy setkach potrzebna jest aplikacja na terminal skanujący.
Zapytaj dostawcę wprost: czy jest aplikacja na terminale, czy tylko pole na kod w przeglądarce, i czy skan działa bez internetu. Odpowiedź „skaner działa jak klawiatura” oznacza drugi wariant.
Jakie pytania zadać dostawcy programu magazynowego?
Dostawcy programu magazynowego zadaj pięć pytań, które odsiewają programy niepasujące do małej firmy.
- 1
Czy stan da się wpisać ręcznie?
Jeśli tak, za pół roku nikt nie odtworzy, skąd wzięła się różnica.
- 2
Co się dzieje z przeterminowaną rezerwacją?
Znika sama czy czeka na decyzję? Cicha zmiana dostępności to źródło sporów.
- 3
Jak wgrać kartotekę?
Import z pliku oszczędza tydzień przepisywania.
- 4
Czy program księguje?
Jeśli nie, jak przekazuje dane księgowości?
- 5
Jak wyjść z programu?
Eksport danych przy zmianie dostawcy.
Co daje moduł Magazyn w EXCORE?
Moduł Magazyn prowadzi kartotekę, stany, rezerwacje, przyjęcia, odkładanie i transfery na tym samym rdzeniu co CRM, zadania i procedury. Jest w becie. Administrator firmy włącza go sam, od ręki, a zespół widzi go według ról.
- Stan liczy się z ruchów, a przycisk „Przelicz z historii” może tylko naprawić rozjazd.
- Rezerwacja dla klienta z CRM, z polem „Ważna do”; przeterminowane są czerwone i czekają na decyzję.
- Dokument wydania z kompletacją: lista pozycji z półkami, odhaczanie ilości, zatwierdzenie zdejmuje towar ze stanu.
- Stan minimalny przy pozycji: ostrzeżenie i zadanie zakupu, gdy zapas spadnie poniżej.
- Dostawcy przy przyjęciu pochodzą z CRM, a numer PZ nadaje system.
- Kartotekę wgrasz z pliku, a wyszukiwarka szuka po nazwie, SKU i kodzie kreskowym.
- Magazyn działa samodzielnie: firma może mieć sam Magazyn, bez obszaru TSL.
Do tego dochodzą: aplikacja na terminale skanujące do przyjęć, kompletacji i spisu, połączenie ze sklepem internetowym, które pobiera zamówienia i zakłada rezerwacje, oraz wycena zapasu według cen zakupu. Czego EXCORE nie robi: nie księguje dokumentów magazynowych, to zostaje w programie księgowym.
Jak przejść z arkusza na program magazynowy?
Z arkusza na program magazynowy przechodzi się przez spis z natury na dzień startu. Stan startowy wprowadza się jako przyjęcie albo korektę z powodem „stan otwarcia”, a od tego dnia każda zmiana to ruch w programie.
- 1
Wybierz dzień startu
Najlepiej początek miesiąca i dzień z małym ruchem.
- 2
Wgraj kartotekę
Nazwy, SKU, jednostki i kody kreskowe z pliku zamiast ręcznego przepisywania.
- 3
Załóż lokalizacje
Magazyny, strefy przyjęć i półki. Na start wystarczy poziom regału.
- 4
Policz towar
Spis z natury w dokumencie spisu: policzone ilości na konkretnych półkach stają się stanem otwarcia.
- 5
Zamknij arkusz
Od dnia startu arkusz tylko do odczytu. Dwa źródła stanu to dwa różne stany.
W EXCORE stanu nie da się wpisać ręcznie, więc stan otwarcia zawsze zostaje w historii jako ruch z datą, autorem i powodem. Program nie zwalnia ze spisu z natury: ustawa o rachunkowości wymaga inwentaryzacji zapasów (art. 26), a jej terminy i zasady w Twojej firmie ustal z księgową.
Jak wygląda tydzień małej hurtowni w programie magazynowym?
Tydzień małej hurtowni w programie magazynowym to kilka powtarzalnych sytuacji, w których arkusz zawodzi, a program zostawia ślad. Przykład dla firmy z jednym magazynem, trzema handlowcami i dwoma magazynierami.
- Poniedziałek: dostawa 100 kartonów, 3 pogniecione. W przyjęciu wpisujesz oczekiwano 100, przyjęto 97, uszkodzone 3. Różnica wynosi zero, a uszkodzone trafiają do kwarantanny, więc reklamacja idzie do przewoźnika, nie do dostawcy.
- Wtorek: handlowiec rezerwuje 40 kartonów dla klienta z CRM z terminem do piątku. Drugi handlowiec widzi już tylko 57 dostępnych.
- Czwartek: klient rezygnuje. Zwolnienie rezerwacji oddaje towar do dostępnych, a w historii zostaje, kto i kiedy ją zwolnił.
- Piątek: magazynier nie może znaleźć jednej pozycji. Wyszukiwarka po nazwie, SKU albo kodzie kreskowym pokazuje półkę i ilość.
- Koniec miesiąca: kierownik przegląda korekty z powodami. Powtarzający się powód, na przykład „pomyłka przy wydaniu”, to temat na procedurę.
Czy program magazynowy można połączyć z CRM, zadaniami i innymi modułami?
Tak, i w małej firmie to zwykle ważniejsze niż rozbudowane funkcje magazynowe. W EXCORE moduły łączy się dowolnie, bo stoją na jednym rdzeniu: dostawca z przyjęcia to firma z CRM, rezerwację robi się dla klienta z CRM, na projekt albo zadanie, a przyjęcie otwiera procedurę kontroli dostawy. Handlowiec widzi ilość dostępną i zarezerwowaną, a magazynier pracuje przy towarze według swojej roli. Magazyn można dołożyć do firmy handlowej, produkcyjnej, serwisowej albo transportowej i wyłączyć bez utraty historii ruchów.
Pytania
Czy program magazynowy pilnuje terminów ważności?
Jeśli prowadzi partie, tak. W EXCORE opcję pilnowania terminu ważności zaznacza się przy pozycji śledzonej partiami, bo termin należy do konkretnej dostawy.
Czy darmowy program magazynowy wystarczy małej firmie?
Przy kilkudziesięciu pozycjach i jednym magazynie często tak. Zanim wybierzesz, sprawdź, czy ma historię ruchów i rezerwacje, bo tych funkcji brakuje w prostych programach najczęściej.
Czy EXCORE łączy magazyn ze sklepem internetowym?
Tak. Zamówienie ze sklepu internetowego zakłada rezerwację i dokument wydania, a ilość dostępna wraca do sklepu, więc klient nie kupi towaru, którego już nie ma.
Czy program magazynowy online jest bezpieczny?
Tak bezpieczny, jak jego dostawca. Pytaj o kopie zapasowe, logowanie dwuetapowe i dziennik zmian. W EXCORE firma może wymusić 2FA na całym zespole, a historia zmian zapisuje, kto co zmienił.
Czy program magazynowy musi mieć lokalizacje?
Przy jednym pomieszczeniu i kilkudziesięciu pozycjach nie. Gdy magazynier szuka towaru dłużej niż minutę, lokalizacje zwracają się szybko.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację