System WMS: co to jest i jak działa w małym magazynie?
System WMS (Warehouse Management System) to program, który prowadzi ruch towaru w magazynie: przyjęcia, odkładanie na półki, transfery, stany, rezerwacje i historię ruchów. W małym magazynie jego zadanie jest proste: pokazać, ile czego leży, gdzie i co jest już komuś obiecane. W EXCORE robi to moduł Magazyn (beta) obok procedur i zespołu.
Jak wygląda dzień w małym magazynie z systemem WMS?
Dzień w magazynie z systemem WMS składa się z kilku powtarzalnych czynności i każda zostawia ślad: kto, kiedy, ile i dlaczego. Poniżej typowy dzień kierownika magazynu i ekrany modułu Magazyn w EXCORE, które go obsługują.
| Sytuacja | Co robi magazyn | Ekran w EXCORE |
|---|---|---|
| Rano przyjeżdżają 42 palety | zakłada przyjęcie: dostawca z CRM, numer dokumentu dostawcy i trzy liczby na pozycję (oczekiwano, przyjęto, uszkodzone) | Przyjęcia |
| Towar stoi w strefie przyjęć | odkłada go na półki; system podpowiada półkę domyślną, tę, na której towar już leży, albo wolną | Odkładanie |
| Handlowiec obiecuje 18 palet na piątek | rezerwuje ilość dla klienta z CRM, z terminem „Ważna do”, żeby nikt nie obiecał jej drugi raz | Rezerwacje, CRM |
| W piątek towar ma wyjechać | magazynier kompletuje pozycje z dokumentu wydania i zatwierdza wydanie | Wydania |
| Drugi magazyn prosi o towar | wysyła transfer; do przyjęcia po drugiej stronie towar jest „w drodze” | Transfery |
| Paleta spadła z wózka | zapisuje korektę w dół z powodem albo przenosi ilość do stanu Uszkodzony | Stany magazynowe |
| Folii stretch zostało mniej niż ustalone minimum | pozycja dostaje ostrzeżenie, a zakup staje się zadaniem dla osoby od zamówień | Przegląd, Zadania |
| Ktoś pyta, czemu było 100, a jest 75 | otwiera historię: każdy ruch ma autora, datę, ilość i powód | Ruchy magazynowe |
Wydanie towaru ma własny dokument z kompletacją: magazynier dostaje listę pozycji z półkami, odhacza skompletowane ilości, a zatwierdzenie zdejmuje towar ze stanu i zamyka rezerwację.
Które moduły włącza magazyn?
Magazyn włącza obszar Magazyn: przegląd, produkty i materiały, przyjęcia, odkładanie, wydania, transfery, stany magazynowe, rezerwacje i ruchy magazynowe, a do tego magazyny i lokalizacje. Z rdzenia dochodzą procedury, checklisty, zadania, CRM i kadry z grafikiem zmian.
Czy magazyn można połączyć z innymi modułami?
Tak. Branża jest w EXCORE punktem wyjścia, a moduły łączy się dowolnie, bo wszystkie pracują na jednym rdzeniu i wspólnych danych. Magazyn działa samodzielnie albo razem z modułami dla spedycji, CRM, sprawami prawnymi czy finansami.
- Dostawca przy przyjęciu to ta sama firma co w CRM: jeden adres i jeden NIP w całym systemie.
- Rezerwację robi się dla klienta z CRM, a także na projekt, zadanie, produkcję albo serwis. Na karcie klienta widać, jaki towar jest dla niego zarezerwowany.
- Handlowiec widzi przy pozycji ilość dostępną i zarezerwowaną, bez prawa do zmiany stanów. Dostęp magazynierów i handlowców ustawia się rolami.
- Przyjęcie jest powiązane z procedurą kontroli dostawy: magazynier otwiera ją z dokumentu przyjęcia i pracuje według tej samej checklisty co reszta zespołu.
- Pozycja ma stan minimalny. Gdy zapas spadnie poniżej, dostaje ostrzeżenie, a zakup staje się zadaniem.
- Moduł można wyłączyć i włączyć ponownie bez utraty danych: historia ruchów zostaje.
WMS a ERP: czym się różnią i co wybrać w logistyce?
WMS pilnuje fizycznego towaru w magazynie, a ERP całej firmy: zakupów, sprzedaży, produkcji i księgowości. W systemie WMS w logistyce liczy się miejsce na półce i historia ruchu, w ERP wartość zapasu na koncie.
| Kryterium | WMS | ERP |
|---|---|---|
| Pytanie, na które odpowiada | gdzie leży i ile wolno wydać | ile to jest warte i kto zapłaci |
| Jednostka pracy | lokalizacja, partia, numer seryjny | dokument handlowy i księgowy |
| Kto używa | magazynier, kierownik magazynu | handel, zakupy, księgowość, zarząd |
| Jak jest w EXCORE | moduł Magazyn (beta) | brak: EXCORE nie jest ERP ani programem księgowym |
Kryteria wyboru dla małego magazynu: stan liczony z ruchów, a nie wpisywany ręcznie; rezerwacje, które blokują obiecany towar; partie z terminem ważności, jeśli masz towar z datą; przyjęcie z różnicami i powodem; eksport danych.
Jak działa moduł Magazyn w EXCORE?
W module Magazyn stanu nie da się wpisać ręcznie: liczy się z historii przyjęć, wydań i korekt, a ruchu nie da się zmienić ani skasować. Pomyłkę naprawia się ruchem korygującym z powodem.
- Kartoteka z SKU unikalnym w całej firmie i dwunastoma jednostkami na start, od sztuki po metr sześcienny. Wyszukiwarka łapie nazwę, SKU i kod kreskowy, a kartotekę wgrasz z pliku CSV albo XLSX.
- Śledzenie bez partii, partiami z terminem ważności albo numerami seryjnymi.
- Cztery stany jakości: dostępny, kwarantanna, uszkodzony, zablokowany. Wydać można tylko dostępny.
- Trzy liczby przy każdej pozycji: na stanie, zarezerwowane, dostępne. Przeterminowana rezerwacja nie znika sama, tylko czeka na decyzję.
- Lokalizacje w drzewie strefa, regał, półka, miejsce, z generatorem całych regałów.
- Transfer między magazynami z etapem „w drodze”: towar w trasie nie jest na stanie nigdzie.
- Wycena zapasu: raport pokazuje wartość towaru na stanie według cen zakupu z przyjęć, w podziale na magazyny i kategorie.
Czy system WMS zastępuje inwentaryzację?
Nie. System WMS pokazuje stan wynikający z zapisanych ruchów, a inwentaryzacja sprawdza, czy ten stan zgadza się z półką. Ustawa o rachunkowości wymaga inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury (art. 26), więc spis robi się niezależnie od programu.
Dobry program skraca spis, bo wiadomo, co powinno leżeć na której półce. W EXCORE spis z natury ma własny dokument: magazynier wpisuje albo skanuje policzone ilości, system zestawia je ze stanem i po zatwierdzeniu księguje różnice jako korekty z powodem „spis”. Terminy i zasady inwentaryzacji w Twojej firmie ustal z księgową.
Czy to zastępuje duży system WMS?
W małym i średnim magazynie tak: moduł Magazyn ma aplikację na terminale skanujące, połączenie ze sklepem internetowym, które samo pobiera zamówienia i zakłada rezerwacje, oraz wycenę zapasu. Przy kompletacji falami i automatyce magazynowej sensowniej jest zostawić dedykowany WMS.
Pytania
Czy EXCORE ma aplikację na skanery magazynowe?
Tak. Aplikacja na terminale skanujące obsługuje przyjęcie, odkładanie, kompletację wydania i spis z natury: magazynier skanuje kod pozycji i półki, a ruch zapisuje się od razu.
Czy moduł magazynu jest gotowy?
Moduł Magazyn jest w becie. Administrator firmy włącza go sam, od ręki, w ustawieniach modułów, a dostęp magazynierów, handlowców i kierowników ustawia rolami. Przy wdrożeniu mówimy wprost, które funkcje są gotowe, a które dopisujemy w trakcie.
Czy zespół magazynu potrzebuje pełnego dostępu do systemu?
Nie. Uprawnienia w module mają trzy poziomy: podgląd stanów, praca przy towarze i zarządzanie kartoteką oraz lokalizacjami. Magazynier dostaje pracę przy towarze, handlowiec podgląd ilości dostępnej i zarezerwowanej, a żaden z nich nie musi widzieć finansów ani kadr.
Czy Magazyn w EXCORE wymaga modułów dla transportu?
Nie. Magazyn jest niezależnym dodatkiem: firma handlowa, produkcyjna czy serwisowa może mieć sam Magazyn na rdzeniu z zadaniami, CRM i procedurami.
System WMS co to jest w jednym zdaniu?
To program, który wie, ile czego leży w magazynie, na której półce, co jest komu obiecane i kto co przyjął albo wydał.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację