CRM i AI w firmie handlowej: od czego zacząć?
W małej firmie handlowej CRM zaczyna się od listy klientów z etapem, datą ponownego kontaktu i opiekunem, a AI od skrzynki pocztowej: rozpoznania, które maile to zapytania, i streszczenia, co trzeba zrobić. Najwięcej sprzedaży ginie na ofertach bez follow-upu, więc to pierwsza rzecz, którą warto zautomatyzować.
CRM dla małej firmy handlowej: co wdrożyć najpierw?
Najpierw wdróż listę firm z etapem i terminem ponownego kontaktu. Bez tego żadna automatyzacja nie pomoże, bo nie będzie wiadomo, do kogo i kiedy dzwonić.
- 1
Zbierz klientów w jednym miejscu
Z arkuszy, telefonów i skrzynek handlowców. Jedna firma, jedna karta, jeden opiekun.
- 2
Ustal etapy
Cztery do pięciu: nowy, w kontakcie, oferta, klient, utracony. Więcej etapów to więcej sporów, gdzie jest klient.
- 3
Wprowadź termin kontaktu
Każda karta ma datę następnego kontaktu. Zaległe terminy są na czerwono na liście handlowca.
- 4
Podziel klientów na klasy
A, B, C według obrotu albo potencjału. Klasa A dostaje kontakt częściej.
- 5
Zapisuj powód utraty
Cena, termin, konkurencja. Po kwartale widać, co naprawdę przegrywa oferty. W EXCORE powód wybiera się przy zamknięciu przegranej szansy.
AI w firmie handlowej: gdzie pomaga, a gdzie nie?
AI pomaga w firmie handlowej przy czytaniu i porządkowaniu poczty, dokumentów i notatek. Nie zastępuje rozmowy z klientem ani decyzji o cenie, a firma ma wspierać rozwój kompetencji w zakresie AI u osób, które z niego korzystają (art. 4 unijnego aktu w sprawie sztucznej inteligencji w brzmieniu rozporządzenia (UE) 2026/1744).
| Zadanie handlowca | Co robi AI | Co zostaje człowiekowi |
|---|---|---|
| Przegląd skrzynki rano | kategoria i streszczenie każdego maila | decyzja, na co odpowiedzieć |
| Mail z zapytaniem | propozycja akcji: zadanie, klient w CRM | kliknięcie i odpowiedź klientowi |
| Pytanie o warunki handlowe | odpowiedź z cennika i procedur firmy ze źródłem | sprawdzenie źródła |
| Plan dnia | briefing: co najpilniejsze, co można odłożyć | kolejność rozmów |
| Umowa z odbiorcą | streszczenie: obowiązki, kary, płatności | negocjacje i podpis |
Jak wybrać CRM dla małej firmy handlowej?
CRM dla małej firmy handlowej wybiera się po tym, czy handlowcy będą go uzupełniać. Sprawdź trzy rzeczy: czy mail do klienta zapisuje się w historii bez kopiowania, czy follow-up trafia na listę zadań i czy kierownik widzi zespół, a handlowiec tylko swoich klientów.
Co z CRM i AI ma EXCORE?
W EXCORE CRM działa w każdej branży, a funkcje AI dochodzą z dodatkiem AI i każda ma znacznik AI. Poczta, zadania i klienci są na tym samym rdzeniu, a ofertę handlowiec wystawia z karty klienta.
- CRM: etapy Nowy, W kontakcie, Oferta, Klient, Utracony, klasy A, B, C, termin ponownego kontaktu, historia rozmów, mail z karty firmy i follow-up do Zadań.
- Oferty z cennika: handlowiec składa ofertę z pozycji cennika firmy na karcie klienta, a wysłana oferta zostaje w historii.
- Szanse sprzedażowe: jedna firma może mieć kilka szans naraz, każda z wartością, spodziewanym zamknięciem i etapem lejka. Przy przegranej szansie zapisuje się powód utraty: cena, termin albo konkurencja.
- Widoczność: handlowiec widzi swoje kontakty, kierownik swój zespół, administracja wszystkich.
- Poczta: z maila powstaje klient w CRM (z podpowiedzią firmy z domeny adresu), wpis w historii klienta albo zadanie.
- Rozpoznanie wiadomości (AI): kategoria, streszczenie i sugerowana akcja na górze listy. AI niczego nie tworzy i nie wysyła samo.
- Asystent wiedzy (AI) odpowiada z cenników i procedur firmy i podaje źródło.
- Marketing: planowanie i publikacja postów w kilku kanałach naraz. Magazyn (wersja testowa): rezerwacje, żeby dwóch handlowców nie sprzedało tej samej sztuki.
Zamówienia ze sklepu internetowego trafiają do Magazynu jako rezerwacje. Czego EXCORE nie robi: nie prowadzi ksiąg i nie wystawia faktur, to zostaje w programie księgowym.
Jak sprawdzić, czy CRM w firmie handlowej działa?
CRM działa, jeśli raz w tygodniu da się przejrzeć z zespołem trzy listy: kontakty z zaległym terminem, oferty bez decyzji i klientów utraconych w tym tygodniu. Jeśli te listy są puste, bo nikt nic nie wpisuje, CRM nie działa.
- Zaległe terminy kontaktu: w EXCORE wiersz ma czerwony termin z dopiskiem „(zaległe)”.
- Terminy na najbliższe 3 dni: pomarańczowe, do zaplanowania na ten tydzień.
- Oferty na etapie „Oferta” bez ruchu: kandydaci do follow-upu.
- Powody utraty szans z tego miesiąca: w EXCORE widać je w zestawieniu, a jeśli co druga szansa przegrywa ceną, problem nie leży w handlowcach.
Przykład: handlowiec Jan Nowak zaczyna dzień od briefingu „Co jest najpilniejsze?”, potem przegląda zaległe kontakty w CRM, a maile z zapytaniami zamienia w klientów i zadania jednym kliknięciem. Każda podpowiedź modelu ma znacznik AI.
Czy handlowiec może wysłać ofertę mailem do firmy, która o nią nie prosiła?
Co do zasady potrzebna jest uprzednia zgoda odbiorcy. Prawo komunikacji elektronicznej zakazuje używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, bez uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego (art. 398 ust. 1). Obejmuje to pocztę elektroniczną i telefon.
W praktyce CRM powinien pokazywać, skąd firma wzięła kontakt i czy ma zgodę na ofertę. W EXCORE źródło kontaktu i ustalenia zapisuje się w historii rozmów na karcie firmy. To informacja ogólna, nie porada prawna: zasady kontaktu z nowymi klientami ustal z prawnikiem.
Czy CRM w firmie handlowej można połączyć z magazynem i windykacją?
Tak. Branża jest w EXCORE punktem wyjścia, a moduły łączy się dowolnie, bo stoją na jednym rdzeniu i wspólnych danych. Firma handlowa zwykle zaczyna od CRM i Poczty, potem dokłada Magazyn (beta), żeby handlowiec widział ilość dostępną i zarezerwowaną, a na końcu Finanse i wezwania do zapłaty.
Firma jest w systemie jedna: ten sam kontrahent w CRM, w przyjęciu towaru i na liście należności. Moduł włącza się i wyłącza w ustawieniach bez utraty danych, a administrator może nadać mu nazwę, jakiej używa zespół.
Pytania
Czy AI czyta treść maili handlowców?
Domyślnie nie. Model widzi temat, nadawcę i nazwy załączników. Czytanie treści włącza administrator, zmiana zapisuje się w audycie, a wybrane skrzynki można z tego wyłączyć.
Czy AI wysyła maile do klientów samo?
W EXCORE nie. Model może podpowiedzieć akcję i streścić wiadomość, ale zadanie, klient i odpowiedź powstają dopiero po kliknięciu człowieka.
Czy handlowiec widzi klientów kolegów?
Domyślnie nie. Handlowiec widzi swoje kontakty, kierownik kontakty swojego zespołu, a administracja wszystkie. Kontakt bez opiekuna widzi kierownik i administracja.
Ile kosztuje wdrożenie CRM w małej firmie handlowej?
Najwięcej kosztuje czas zespołu przy przenoszeniu klientów z arkuszy i skrzynek. Warunki EXCORE ustalamy po ankiecie zakresu, więc nie podajemy tu kwot.
Czy CRM w EXCORE ma widok tablicy?
Tak. Listę firm można przełączyć na tablicę z etapami sprzedaży, a filtry, sortowanie i wybrana zakładka zapamiętują się w przeglądarce.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację