Program do zarządzania firmą usługową: co powinien mieć?
Program do zarządzania firmą usługową ma trzy zadania: zamienić każde zapytanie w zlecenie z osobą i terminem, pilnować wycen, na które klient nie odpowiedział, i pokazać, kto w zespole ma ile pracy. Do tego potrzebny jest CRM, zadania i poczta w jednym miejscu, a nie trzy osobne programy.
Gdzie firma usługowa traci najwięcej czasu?
Firma usługowa traci najwięcej czasu między zapytaniem a pracą. Zapytanie przychodzi mailem albo telefonicznie, wycena idzie z czyjejś skrzynki, a gdy klient nie odpowiada, nikt nie dzwoni po tygodniu.
- Zapytanie w skrzynce osoby, która jest na urlopie.
- Wycena wysłana i zapomniana: brak przypomnienia o follow-upie.
- Zlecenie przyjęte przez telefon, bez zapisu zakresu i terminu.
- Szef nie wie, kto ma za dużo pracy, dopóki ktoś nie zawali terminu.
CRM dla małej firmy usługowej: co jest naprawdę potrzebne?
Mała firma usługowa potrzebuje w CRM pięciu pól na karcie klienta i jednego terminu. To etap sprzedaży, efekt ostatniej rozmowy, data ponownego kontaktu, opiekun i historia rozmów. Rozbudowane lejki i prognozy przydają się dopiero przy kilku handlowcach.
| Funkcja CRM | Po co w firmie usługowej | Kiedy wystarczy arkusz |
|---|---|---|
| Etapy (nowy, oferta, klient, utracony) | widać, ile wycen czeka | do kilku wycen w miesiącu |
| Termin ponownego kontaktu | follow-up nie zależy od pamięci | nigdy: to najczęstsza strata |
| Historia rozmów i maili | zastępca wie, co ustalono | gdy pracuje jedna osoba |
| Opiekun klienta | jasne, kto odpowiada | gdy pracuje jedna osoba |
Jak wybrać program do zarządzania firmą usługową?
Program dla firmy usługowej wybierz po tym, czy przejdzie jedną typową drogę zlecenia od zapytania do zamknięcia bez wychodzenia z programu.
- 1
Zapytanie
Mail albo formularz na stronie staje się zadaniem lub kontaktem w CRM bez przepisywania.
- 2
Wycena
Etap „oferta” i termin follow-upu, który trafia na listę zadań.
- 3
Zlecenie
Projekt albo zadanie z zakresem, terminem, osobą i załącznikami, z szablonu dla powtarzalnych usług.
- 4
Realizacja
Obciążenie zespołu, zastępstwa, komentarze klienta w jednym wątku.
- 5
Zamknięcie
Akceptacja, zlecenie przekazane do faktury, należność widoczna do zapłaty.
Jak firma usługowa pracuje w EXCORE?
Firma usługowa pracuje w EXCORE na rdzeniu: CRM, zadania, projekty, poczta i HR. Klient śledzi zgłoszenie w panelu klienta, zamknięte zlecenie jest podstawą faktury w programie księgowym.
- CRM z etapami Nowy, W kontakcie, Oferta, Klient, Utracony, terminem ponownego kontaktu (czerwony, gdy zaległy) i follow-upem, który trafia do Zadań. Ofertę składa się z cennika firmy, a przy przegranej szansie zapisuje powód utraty.
- Poczta: z maila jednym kliknięciem powstaje zadanie, klient w CRM albo wpis w historii klienta.
- Formularze zgłoszeniowe pod publicznym adresem: klient zgłasza sprawę, a zgłoszenie staje się zadaniem.
- Szablony zadań i zadania cykliczne dla usług, które się powtarzają.
- Obciążenie: otwarte zadania każdej osoby na cztery kolejne tygodnie, z oznaczeniem „dużo w jednym tygodniu”. Zastępstwa na czas urlopu.
- Finanse (dodatek): należności z faktur z wiekowaniem i prognoza wpływów. Prawo (dodatek): wezwania do zapłaty i rekompensaty za opóźnienia.
Jakie liczby śledzić w firmie usługowej?
W firmie usługowej warto śledzić pięć liczb, które pokazują, czy zlecenia płyną, zanim spadnie przychód. Każdą da się policzyć z programu, jeśli zapytania i zadania są w nim, a nie w skrzynkach.
- Czas od zapytania do pierwszej odpowiedzi.
- Odsetek wycen z terminem follow-upu. Wycena bez terminu to wycena porzucona.
- Konwersja: ile ofert kończy się etapem „Klient”, a ile „Utracony” i z jakiego powodu.
- Zaległe zadania na osobę. Rosnąca liczba u jednej osoby to sygnał przed zawalonym terminem.
- Należności po terminie według klientów.
W EXCORE raporty zadań pokazują otwarte, zaległe i zakończone zadania według osoby oraz medianę czasu, a Mierniki w module Cele trzymają wartość startową, bieżącą i docelową.
Przykład: firma serwisowa przyjmuje zgłoszenia przez formularz na stronie. Zgłoszenie trafia do projektu „Serwis” z przypisaną osobą, reguła przypomina o nim po dwóch dniach bez ruchu, a wycena dla klienta ma w CRM termin follow-upu.
Jak wygląda dzień w firmie usługowej w EXCORE?
Dzień w firmie usługowej to droga zgłoszenia od klienta do zamkniętego zadania. W EXCORE każdy etap tej drogi ma właściciela i termin, więc szef widzi zaległości, zanim klient zadzwoni drugi raz.
| Sytuacja | Co robi zespół | Moduł EXCORE |
|---|---|---|
| Klient pisze maila z prośbą o wycenę | z maila powstaje klient w CRM i zadanie „przygotować wycenę” | Poczta, CRM, Zadania |
| Wycena wysłana, klient milczy | termin ponownego kontaktu świeci na czerwono na liście opiekuna | CRM |
| Klient zgłasza usterkę przez stronę | zgłoszenie z formularza wpada do projektu „Serwis” z przypisaną osobą, a klient widzi jego status w panelu klienta | Formularze zgłoszeniowe, panel klienta |
| Serwisant idzie na urlop | zastępca dostaje jego zadania na czas nieobecności | Urlopy, Zastępstwa |
| Usługa powtarza się co miesiąc | zadanie cykliczne wystawia się samo, z szablonu | Zadania cykliczne |
| Faktura 30 dni po terminie | należność w przedziale wiekowania i wezwanie do zapłaty | Finanse, Prawo |
Ile można doliczyć klientowi firmowemu, który płaci po terminie?
Przy transakcji między firmami wierzycielowi przysługuje rekompensata za koszty odzyskiwania należności: równowartość 40 euro, gdy świadczenie nie przekracza 5000 zł, 70 euro powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł (art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).
Firmy usługowe rzadko z tego korzystają, bo nikt nie pilnuje dat. W EXCORE moduł Prawo ma rejestr rekompensat i wezwania do zapłaty, a Finanse pokazują, kto zalega i od ilu dni. To informacja ogólna, nie porada prawna: w konkretnej sprawie skonsultuj się z prawnikiem.
Czy firma usługowa może dołożyć moduły z innych branż?
Tak. Branża jest w EXCORE punktem wyjścia, a moduły łączy się dowolnie, bo stoją na jednym rdzeniu i wspólnych danych. Serwis z częściami dokłada Magazyn (beta) z rezerwacjami na serwis i samochodem serwisowym jako osobnym magazynem, agencja dokłada Marketing, a firma doradcza dodatek Consulting. Moduł włącza się i wyłącza w ustawieniach firmy bez utraty danych.
Pytania
Jak nie zgubić zapytania z formularza na stronie?
Podłącz formularz do listy zadań albo do projektu i wskaż osobę. W EXCORE formularz zgłoszeniowy ma pole „Do kogo”, więc zgłoszenie od razu ma właściciela.
Czy CRM dla małej firmy usługowej może być prosty?
Powinien. Karta klienta z etapem, terminem kontaktu i historią rozmów pokrywa większość potrzeb. Każde dodatkowe pole to pole, którego ktoś nie uzupełni.
Czy EXCORE wystawia faktury za usługi?
Nie. Zamknięte zlecenie albo przyjęta oferta są podstawą faktury, którą wystawia program księgowy albo fakturowy. Faktura pobrana z KSeF trafia potem na listę należności w EXCORE.
Czy klient może śledzić zlecenie w EXCORE?
Tak. Klient dostaje link do panelu klienta, w którym widzi swoje zgłoszenia i status każdego z nich: przyjęte, w realizacji, zakończone. Nie widzi wewnętrznych komentarzy ani zadań innych klientów.
Czy EXCORE nadaje się dla jednoosobowej firmy usługowej?
Zadania, CRM i poczta działają przy jednej osobie, ale największą różnicę EXCORE robi w zespole, gdzie praca przechodzi między ludźmi. Przy jednej osobie często wystarczy prostsze narzędzie.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację