Jak biuro rachunkowe może przygotować klientów do KSeF?
Biuro rachunkowe przygotowuje klientów do KSeF w trzech krokach: sprawdza, od kiedy każdy klient musi wystawiać faktury w KSeF, ustala uprawnienia biura do pobierania faktur i zmienia umowę o obieg dokumentów, bo faktury nie przychodzą już od klienta, tylko z KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dotyczy większości przedsiębiorców.
Od kiedy klienci biura muszą korzystać z KSeF?
Obowiązkowy KSeF wszedł w dwóch etapach: od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których sprzedaż z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Do końca 2026 r. działa wyjątek dla najmniejszych.
| Data | Co się zmienia | Kogo dotyczy |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | start KSeF 2.0, obowiązek wystawiania | sprzedaż z VAT w 2024 r. powyżej 200 mln zł |
| 1 lutego 2026 r. | obowiązek odbierania faktur w KSeF | podatnicy, z wyjątkami opisanymi przez MF |
| 1 kwietnia 2026 r. | obowiązek wystawiania | pozostali przedsiębiorcy |
| do 31 grudnia 2026 r. | faktury poza KSeF, jeśli ich sprzedaż z VAT nie przekracza 10 000 zł w miesiącu | najmniejsi przedsiębiorcy |
| 1 stycznia 2027 r. | obowiązek wystawiania także dla najmniejszych; koniec roku, za który MF nie nakłada sankcji za błędy | wszyscy objęci KSeF |
Podstawą jest ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203) i rozporządzenia wykonawcze. Przed rozmową z klientem sprawdź aktualny stan na ksef.podatki.gov.pl, bo harmonogram już raz się zmieniał.
Jak przygotować klientów do KSeF krok po kroku?
Klientów przygotowuje się do KSeF w sześciu krokach, najlepiej jako projekt z zadaniem na każdego klienta.
- 1
Podziel klientów na grupy
Kto wystawia faktury od 1 kwietnia 2026 r., kto korzysta z limitu 10 000 zł do końca 2026 r., kto sprzedaje głównie konsumentom.
- 2
Ustal dostęp biura do faktur
Ustal z klientem, jak biuro będzie pobierać jego faktury z KSeF i kto po stronie klienta za to odpowiada. Jeśli biuro używa tokenu, wystarczy mu uprawnienie do odczytu faktur.
- 3
Sprawdź program do fakturowania klienta
Czy wysyła faktury do KSeF i czy klient umie zapisać numer KSeF faktury.
- 4
Zmień umowę o obieg dokumentów
Faktury zakupu biuro pobiera z KSeF samo. Od klienta potrzebny jest opis kosztów, dokumenty spoza KSeF i informacja, czego nie księgować.
- 5
Ustal tryb awaryjny
Co klient robi, gdy KSeF nie działa: tryb offline24 pozwala wystawić fakturę poza systemem i przesłać ją do końca następnego dnia roboczego.
- 6
Przećwicz jeden miesiąc
Pobranie, uzgodnienie z tym, co klient uważa za swoje koszty, wyjaśnienie różnic.
Co zmienia się w pracy biura po wejściu KSeF?
Biuro przestaje czekać na faktury od klienta, a zaczyna czekać na ich opis. Faktura jest w KSeF, ale biuro nie wie, czy to koszt firmy, prywatny zakup, czy pomyłka dostawcy.
- Nowa kolejka: faktury do wyjaśnienia, których klient nie rozpoznaje.
- Nowy termin: do kiedy klient opisuje pobrane faktury.
- Nowe ryzyko: token lub uprawnienie wygasa albo jest cofnięte, a pobieranie cicho staje.
- Okres bez sankcji kończy się z rokiem 2026: błędy klienta przy wystawianiu warto wyłapać, zanim zaczną kosztować.
Jak pomaga EXCORE?
EXCORE pomaga biuru zorganizować tę pracę, ale nie jest programem księgowym. Organizuje przygotowanie klientów jako projekt z zadaniami, a moduł KSeF pobiera faktury i robi paczkę do programu księgowego.
- Projekt „KSeF” z zadaniem na każdego klienta i checklistą kroków.
- Moduł KSeF: NIP i token z samym uprawnieniem odczytu, pobieranie faktur zakupowych i sprzedażowych, zakładki Nowe, Gotowe, Do wyjaśnienia, Wyeksportowane. Pierwsze pobranie sięga trzy miesiące wstecz.
- Plik do programu księgowego w kilku formatach do wyboru, między innymi dla programu Symfonia Finanse i Księgowość. Moduł tylko czyta z KSeF.
- Terminy firmowe z przypomnieniem, na przykład termin ważności uprawnień.
Tekst ma charakter informacyjny i opisuje stan na 9 października 2026 r. Nie zastępuje porady doradcy podatkowego ani prawnika: w sprawie konkretnego klienta skonsultuj się z doradcą.
Jaką listę kontrolną dać klientowi przed KSeF?
Klientowi daj krótką listę kontrolną, na jedną stronę, z pytaniami, na które klient odpowiada „tak” albo „nie”. Każde „nie” to zadanie dla biura albo dla klienta z terminem.
- Czy program, w którym wystawiasz faktury, wysyła je do KSeF?
- Kto w firmie wystawia faktury i ma do tego uprawnienia w KSeF?
- Czy wiesz, co zrobić przy awarii: tryb offline24 i przesłanie faktury najpóźniej następnego dnia roboczego?
- Czy korzystasz z limitu 10 000 zł miesięcznie dla faktur poza KSeF do końca 2026 r. i pilnujesz go co miesiąc?
- Czy wystawiasz faktury z załącznikami? Taka możliwość jest od 1 lutego 2026 r., a zgłoszenia zamiaru ich wysyłania MF przyjmuje od 1 stycznia 2026 r.
- Do kiedy w miesiącu opisujesz biuru faktury zakupowe pobrane z KSeF?
Jak wygląda miesiąc biura rachunkowego po wejściu KSeF?
Po wejściu KSeF miesiąc biura dzieli się na trzy fazy: pobranie, wyjaśnienie i eksport. Najwięcej czasu zajmuje środkowa, bo zależy od klienta, więc to ją warto zapisać jako zadania z terminem.
- 1
Pobranie
Faktury zakupowe i sprzedażowe klienta pobierają się z KSeF. W EXCORE trafiają do zakładki Nowe, a pierwsze pobranie sięga trzy miesiące wstecz.
- 2
Wyjaśnienie
Faktury, których klient nie rozpoznaje, idą do zakładki „Do wyjaśnienia”. Opiekun klienta dostaje zadanie z terminem ustalonym w umowie.
- 3
Eksport
Faktury gotowe przechodzą do paczki dla programu księgowego i do zakładki Wyeksportowane.
- 4
Kontrola dostępu
Raz w miesiącu ktoś sprawdza, czy token klienta działa i czy pobieranie się nie zatrzymało. Termin warto mieć w rejestrze terminów.
Pytania
Czy mały klient może jeszcze wystawiać faktury papierowe?
Do 31 grudnia 2026 r. tak, jeśli łączna sprzedaż z VAT udokumentowana takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł w miesiącu. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje także tę grupę.
Od kiedy grożą kary za KSeF?
Ministerstwo Finansów podaje, że za 2026 r. nie będą nakładane sankcje za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF. O zasadach obowiązujących od 2027 r. w sprawie konkretnego klienta rozstrzyga doradca podatkowy.
Czy faktury dla konsumentów też idą przez KSeF?
Wystawianie faktur w KSeF na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności pozostaje fakultatywne. Szczegóły warto sprawdzić przy konkretnym kliencie.
Czy biuro rachunkowe potrzebuje osobnego programu do KSeF?
Niekoniecznie. Wiele programów księgowych pobiera faktury z KSeF samodzielnie. Osobne narzędzie przydaje się do organizacji: kto wyjaśnia które faktury, do kiedy i co już poszło do księgowania. EXCORE robi tę część i przygotowuje plik w formacie programu księgowego, którego używa biuro.
Jakie uprawnienie w KSeF wystarczy biuru do pobierania faktur?
Do samego pobierania wystarcza uprawnienie do odczytu faktur. W module KSeF w EXCORE wpisuje się token z wyłącznie takim uprawnieniem, a zapisanego tokena nie da się odczytać, tylko wymienić.
Źródła
- KSeF: podstawy prawne oraz kluczowe terminy (ksef.podatki.gov.pl)
- KSeF: od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF (ksef.podatki.gov.pl)
- KSeF: etapy wdrożenia KSeF 2.0 (ksef.podatki.gov.pl)
- KSeF: drugi etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (ksef.podatki.gov.pl)
- KSeF 2.0: pytania i odpowiedzi, tryb offline24 (ksef.podatki.gov.pl)
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację