Procedura KSeF w firmie: wzór i obieg faktur

PROCEDURA OBIEGU FAKTUR W KRAJOWYM SYSTEMIE e-FAKTUR (KSeF)

[nazwa firmy], NIP [NIP]

Wersja [numer], obowiązuje od [data]

Właściciel procedury: [imię i nazwisko, stanowisko]

1. Cel i zakres

1. Procedura określa zasady wystawiania, odbierania i obiegu faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
2. Dotyczy wszystkich osób, które wystawiają, pobierają, opisują, akceptują i księgują faktury.
3. Podstawa: ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług w brzmieniu obowiązującym.

2. Role

• Administrator uprawnień KSeF: [imię i nazwisko]. Nadaje i odbiera uprawnienia, prowadzi rejestr tokenów i certyfikatów.
• Zastępca administratora: [imię i nazwisko].
• Osoby wystawiające faktury: [lista stanowisk].
• Osoby pobierające faktury kosztowe: [lista].
• Osoby akceptujące koszty: [lista, z limitami kwot].
• Księgowość: [dział lub biuro rachunkowe].

3. Uprawnienia, tokeny i certyfikaty

1. Uprawnienia nadaje się na wniosek przełożonego, w zakresie niezbędnym do pracy.
2. Każdy system łączący się z KSeF ma osobny token z minimalnym zakresem uprawnień.
3. Certyfikaty KSeF (typ 1 do uwierzytelniania, typ 2 do faktur offline) ewidencjonuje się z datą ważności. Odnowienie następuje nie później niż [liczba] dni przed jej upływem.
4. Przegląd uprawnień odbywa się co [liczba] miesięcy.
5. Uprawnienia osoby odchodzącej odbiera się najpóźniej w dniu zakończenia współpracy.

4. Faktury sprzedażowe

1. Fakturę wystawia się w [nazwa programu], który przesyła ją do KSeF.
2. Osoba wystawiająca sprawdza, czy faktura otrzymała numer KSeF.
3. Nabywcom, którzy nie odbierają faktur w KSeF (podmioty zagraniczne, konsumenci), fakturę przekazuje się w sposób z nimi uzgodniony, z kodem QR.

5. Faktury kosztowe

1. Faktury pobiera się z KSeF [codziennie / w dni robocze o godz. ...].
2. Osoba pobierająca przypisuje fakturę do działu w ciągu [liczba] dni roboczych.
3. Osoba akceptująca opisuje koszt i akceptuje fakturę w ciągu [liczba] dni roboczych.
4. Zaakceptowane faktury przekazuje się księgowości do [dzień] miesiąca następnego.

6. Tryby offline i awaryjny

1. O wystawieniu faktury w trybie offline24 decyduje [stanowisko].
2. Fakturę offline24 przesyła się do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.
3. Fakturę wystawioną w okresie niedostępności KSeF przesyła się najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności.
4. Fakturę wystawioną w okresie awarii KSeF przesyła się w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
5. Faktura udostępniana nabywcy poza KSeF przed jej przesłaniem do systemu ma dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.
6. Każdą fakturę wystawioną poza KSeF wpisuje się do rejestru prowadzonego przez [stanowisko], z datą wystawienia i datą przesłania do KSeF.

7. Płatności

Od 1 stycznia 2027 r. w płatnościach za faktury między czynnymi podatnikami VAT podaje się numer KSeF faktury. Za poprawność tytułu przelewu odpowiada [stanowisko].

8. Korekty i błędy

1. Błędy w fakturach sprzedażowych koryguje się fakturą korygującą wystawioną w KSeF.
2. Fakturę kosztową z błędem oznacza się jako „do wyjaśnienia” i kontaktuje z wystawcą.

9. Przegląd procedury

Procedurę przegląda się co najmniej raz w roku i po każdej zmianie przepisów o KSeF.

Zatwierdził: [imię i nazwisko], [data]