Jak przygotować firmę do KSeF?

Limit 10 000 zł liczy się dla faktur wystawionych w danym miesiącu, a prawo do faktur poza KSeF traci się od faktury, którą przekroczono tę kwotę (art. 145m). Faktury dla konsumentów można wystawiać w KSeF dobrowolnie. Poza obowiązkiem są też sprzedawcy bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Do końca 2026 r. wolno wystawiać faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP uznawane za faktury uproszczone.

• Tokeny KSeF: obowiązujące rozporządzenie pozwala uwierzytelniać się tokenem do 31 grudnia 2026 r. (§ 13 ust. 1 pkt 1). Ministerstwo Finansów podało, że utrzyma tę metodę bezterminowo i znowelizuje rozporządzenie, ale do dnia aktualizacji tej strony zmiana nie została ogłoszona.
• Certyfikaty KSeF są dwa: typ 1 do uwierzytelniania i typ 2 do kodu QR „CERTYFIKAT” na fakturach wystawianych w trybach offline. Certyfikat jest ważny nie dłużej niż 2 lata.
• Fakturę z numerem KSeF udostępnianą poza systemem oznacza się kodem QR, pod którym stoi numer KSeF.

1. 1

   Ustal, kto nadaje uprawnienia

   Jednoosobowa działalność loguje się od razu profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej zgłasza osobę uprawnioną zawiadomieniem ZAW-FA, dostępnym w e-Urzędzie Skarbowym.

2. 2

   Nadaj uprawnienia ludziom

   W Aplikacji Podatnika KSeF przydziel role: kto wystawia, kto tylko przegląda faktury zakupowe, kto zarządza uprawnieniami. Zasada: najmniej, ile trzeba.

3. 3

   Wybierz narzędzie do wystawiania

   Program księgowy, system sprzedaży albo bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów. Sprawdź, czy obsługuje strukturę FA(3) i KSeF 2.0.

4. 4

   Wygeneruj tokeny lub certyfikaty

   Każdy system, który łączy się z KSeF, dostaje własny token z minimalnym zakresem, na przykład tylko odczyt faktur. Do trybów offline pobierz certyfikat typu 2.

5. 5

   Ustal obieg faktur kosztowych

   Kto pobiera faktury z KSeF, kto je opisuje, kto akceptuje i kiedy trafiają do księgowości.

6. 6

   Przygotuj tryby offline

   Zapisz, kto decyduje o wystawieniu faktury offline, kto pilnuje terminu dosłania jej do KSeF i gdzie leży rejestr takich faktur.

7. 7

   Poinformuj kontrahentów

   Nabywca będący podatnikiem dostaje fakturę w KSeF. Ustal z klientami, jak potwierdzacie odbiór i płatność, a zagranicznym i konsumentom przekazuj fakturę w uzgodniony sposób.

• Kara grozi za niewystawienie faktury w KSeF, wystawienie faktury offline niezgodnie ze wzorem albo nieprzesłanie jej do KSeF w terminie.
• Górna granica to 100% kwoty podatku z faktury, a gdy faktura nie wykazuje podatku, 18,7% kwoty należności ogółem.
• Obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT (art. 108g) stosuje się do płatności od 1 stycznia 2027 r.

Ministerstwo zastrzega, że odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF i że organy będą reagować na wystawianie faktur poza systemem. Do dnia aktualizacji tej strony zapowiedziana ustawa nie została ogłoszona, więc termin kar trzeba sprawdzić ponownie przed końcem roku.

• Połączenie przez token z samym uprawnieniem do odczytu faktur. Zapisanego tokena nie da się odczytać, można go tylko wymienić.
• Faktury pobierają się automatycznie co godzinę i trafiają do zakładek Nowe, Gotowe, Do wyjaśnienia i Wyeksportowane. Pierwsze pobranie sięga trzy miesiące wstecz.
• Każdą fakturę pobierzesz jako PDF z numerem KSeF i kodem QR albo jako oryginalny plik XML.
• Moduł rozróżnia datę nadania numeru KSeF i okres VAT, który idzie do księgowości.
• Paczka dla księgowej wychodzi jako plik do pobrania albo mailem, zawsze po kliknięciu. Obsługiwany format to import Symfonii Finanse i Księgowość.

EXCORE nie jest programem księgowym i nie wystawia faktur. Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady, więc w konkretnej sprawie warto skonsultować się z doradcą podatkowym.