Program do organizacji pracy biura rachunkowego: co powinien mieć?
EXCORE nie jest programem księgowym i nie prowadzi ksiąg. Działa obok programu księgowego i porządkuje pracę biura: zadania cykliczne na każdego klienta, obieg dokumentów, terminy, procedury i zastępstwa. Program do organizacji pracy biura rachunkowego odpowiada na pytanie „co, dla kogo i do kiedy”, a program księgowy na pytanie „jak zaksięgować”.
Czym różni się program księgowy od programu do organizacji pracy biura?
Program księgowy księguje, liczy podatki i przygotowuje deklaracje. Program do organizacji pracy pilnuje, żeby dokumenty od klientów przyszły na czas, żeby każda deklaracja miała osobę i termin i żeby zastępca wiedział, na czym skończono.
| Zadanie | Program księgowy | EXCORE |
|---|---|---|
| Księgowanie, deklaracje, JPK | tak | nie |
| Płace i ZUS | program kadrowo-płacowy | nie |
| Kto prowadzi którego klienta | czasem | tak: opiekun, zespół, zastępstwa |
| Zadania cykliczne na klienta | rzadko | tak: zadanie wystawia się samo co miesiąc |
| Przypomnienie klientowi o dokumentach | rzadko | zadanie i mail z karty klienta w CRM, a dokumenty klient wgrywa w panelu klienta |
| Procedury biura | nie | tak: procedury, checklisty, baza wiedzy |
| Faktury z KSeF | tak, w zależności od programu | pobiera z KSeF i robi plik do programu księgowego |
Program dla biura rachunkowego w chmurze: jakie kryteria?
Program dla biura rachunkowego w chmurze ocenia się najpierw po bezpieczeństwie. Biuro pracuje na danych klientów, więc pierwsze kryterium to bezpieczeństwo i umowa powierzenia. Przetwarzanie danych przez podmiot przetwarzający wymaga umowy, która określa przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania (art. 28 ust. 3 RODO).
- Umowa powierzenia przetwarzania danych z dostawcą programu i lista podprocesorów.
- Logowanie dwuetapowe, które biuro może wymusić na całym zespole.
- Dziennik zmian: kto, co i kiedy zmienił.
- Rozdzielenie klientów: pracownik widzi tylko tych, których prowadzi.
- Eksport danych przy zmianie dostawcy.
Jak zorganizować miesiąc w biurze rachunkowym?
Miesiąc w biurze rachunkowym to ten sam cykl dla każdego klienta, zapisany jako zadania cykliczne z terminem i osobą.
- 1
Przypomnienie o dokumentach
Kilka dni przed terminem, który biuro ustaliło w umowie z klientem.
- 2
Pobranie faktur z KSeF
Faktury zakupu i sprzedaży klienta, z listą tych, które wymagają wyjaśnienia.
- 3
Księgowanie
W programie księgowym. W programie do organizacji pracy odhaczasz, że zrobione.
- 4
Deklaracje i płatności
Zadanie na każdą deklarację z terminem ustawowym i osobą odpowiedzialną.
- 5
Zamknięcie miesiąca
Checklista zamknięcia i informacja dla klienta.
Co biuro rachunkowe dostaje w EXCORE?
Biuro rachunkowe dostaje w EXCORE rdzeń do organizacji pracy: zadania, CRM, dokumenty, procedury i HR, plus moduł KSeF. Dochodzi do tego panel, w którym klient wgrywa dokumenty. Jedno konto może należeć do kilku firm, więc osoba z biura przełącza się między workspace klientów.
- Zadania cykliczne, na przykład deklaracja VAT co miesiąc, szablony zadań i automatyczne reguły przypomnień.
- Projekty i portfele projektów: każdy klient jako projekt, wszystkie widoczne razem.
- Terminy firmowe z przypomnieniem przed datą i kalendarz.
- Procedury i checklisty biura oraz asystent wiedzy, który odpowiada z procedur (dodatek AI).
- KSeF: pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe z KSeF po tokenie z uprawnieniem odczytu i robi paczkę do programu księgowego w kilku formatach do wyboru, między innymi dla programu Symfonia Finanse i Księgowość. Moduł niczego do KSeF nie wysyła.
- Wymuszenie 2FA na całym zespole i historia zmian.
Klient biura wgrywa dokumenty w panelu klienta pod linkiem, bez konta: wyciągi, umowy i dokumenty spoza KSeF trafiają od razu do jego teczki, a opiekun dostaje zadanie. Biuro widzi, który klient już przysłał komplet, a który nie.
Jak rozdzielić klientów między księgowe i zastępstwa?
Klientów rozdziela się tak, żeby każdy miał jednego opiekuna i jedną osobę zastępującą. Zapisane w programie, a nie w głowie kierownika biura, bo urlop w terminie deklaracji zdarza się co roku.
- Opiekun klienta w CRM: kierownik widzi klientów swojego zespołu, administracja wszystkich.
- Zastępstwo na czas urlopu: zastępca widzi zadania i projekty osoby nieobecnej i może je prowadzić.
- Obciążenie: otwarte zadania każdej osoby na cztery tygodnie do przodu, widać przeładowanie przed terminem.
- Procedury biura: jak przyjmujemy dokumenty, jak zamykamy miesiąc, co mówimy klientowi o KSeF.
Jeśli klient biura sam pracuje w EXCORE, może wskazać adres biura do maili o wnioskach urlopowych i zastępstwach, a dane kadrowe (pracownicy, umowy, nieobecności, czas pracy) wyeksportować do CSV dla programu kadrowo-płacowego.
Jak wygląda tydzień przed terminem JPK w biurze pracującym w EXCORE?
Tydzień przed terminem to moment, w którym widać, czy biuro ma organizację pracy, czy tylko pamięć księgowych. W EXCORE kierownik biura widzi stan wszystkich klientów na jednym ekranie, zamiast pytać każdą osobę po kolei.
| Sytuacja | Co robi biuro | Moduł EXCORE |
|---|---|---|
| Początek miesiąca | zadania cykliczne wystawiają się same dla każdego klienta | Zadania cykliczne |
| Klient nie opisał faktur | opiekun wysyła przypomnienie z karty klienta i ustawia termin ponownego kontaktu | CRM |
| Klient ma wyciąg i umowę leasingu | wgrywa je w panelu klienta, a opiekun dostaje zadanie | Panel klienta |
| Faktury klienta są już w KSeF | pobranie, przegląd zakładki „Do wyjaśnienia” i paczka do programu księgowego | KSeF |
| Księgowa idzie na zwolnienie | zastępca przejmuje jej zadania, a kierownik widzi obciążenie na cztery tygodnie | Zastępstwa, Obciążenie |
| Nowa osoba w zespole | przechodzi ścieżkę wdrożenia z procedurami biura | Onboarding, Procedury |
| Kończy się polisa OC biura | zadanie 30 dni przed terminem | Terminy firmowe |
Czy biuro rachunkowe może dołożyć moduły spoza swojej branży?
Tak. Branża jest w EXCORE punktem wyjścia, a moduły łączy się dowolnie, bo stoją na jednym rdzeniu i wspólnych danych. Biuro może dołożyć Korespondencję do listów poleconych, Marketing do publikacji albo wezwania do zapłaty z modułu Prawo dla własnych należności. Moduł włącza się i wyłącza w ustawieniach firmy bez utraty danych.
Granica zostaje ta sama przy każdym zestawie: EXCORE nie księguje, nie liczy podatków i nie wysyła deklaracji. Tekst ma charakter informacyjny: w sprawach podatkowych i prawnych skonsultuj się z doradcą.
Pytania
Czy pracownik biura może pracować w kilku firmach klientów?
Tak. Jedno konto może należeć do kilku firm, a przełącznik firmy jest w górnym pasku. Dane każdej firmy są oddzielone.
Czy EXCORE jest programem księgowym?
Nie. EXCORE nie księguje, nie liczy podatków i nie wysyła deklaracji. Działa obok programu księgowego i organizuje pracę biura: zadania, terminy, dokumenty, procedury i zespół.
Czy EXCORE współpracuje z KSeF?
Tak, w trybie odczytu. Moduł KSeF pobiera faktury z KSeF i robi z nich plik do programu księgowego. Nie wystawia faktur i niczego do KSeF nie wysyła.
Czy biuro rachunkowe musi mieć ubezpieczenie OC?
Tak. Przedsiębiorcy prowadzący usługowo księgi rachunkowe są obowiązani zawrzeć umowę ubezpieczenia OC (art. 76h ustawy o rachunkowości). Termin polisy warto trzymać w rejestrze terminów z przypomnieniem.
Czy klient biura musi korzystać z EXCORE?
Nie. Biuro może używać EXCORE tylko do organizacji własnej pracy. Klient, który sam pracuje w EXCORE, może dodatkowo przekazywać dane kadrowe z eksportu.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację