Wezwanie do zapłaty: wzór i jak je skutecznie wysłać
Wezwanie do zapłaty to pismo, w którym wierzyciel żąda od dłużnika zapłaty konkretnej kwoty w wyznaczonym terminie i uprzedza o dalszych krokach. Przepisy nie nakazują go przy każdym długu, ale pozew musi zawierać informację o próbie pozasądowego rozwiązania sporu, a wezwanie wysłane za potwierdzeniem odbioru jest najprostszym dowodem takiej próby.
Po co wysyłać wezwanie do zapłaty faktury?
Wezwanie porządkuje sytuację i przygotowuje sprawę do sądu. Pozew musi zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a jeśli nie, wyjaśnienie przyczyn (art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego).
- Gdy termin zapłaty nie był oznaczony, dłużnik ma spełnić świadczenie niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 Kodeksu cywilnego). Wtedy to wezwanie uruchamia wymagalność.
- Wezwanie połączone z pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu pozwala uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym (art. 485 § 1 pkt 3 KPC).
- W transakcjach między firmami odsetki i rekompensata 40, 70 albo 100 euro należą się bez wezwania, ale warto je wpisać do pisma, żeby dłużnik znał pełną kwotę.
Jak napisać wezwanie do zapłaty?
Krótko i konkretnie: kto wzywa, kogo, z jakiego tytułu, ile, do kiedy, na jaki rachunek i co się stanie po upływie terminu. Każdą fakturę wpisz osobno, z numerem, datą, terminem płatności i kwotą.
- 1
Zbierz dokumenty
Umowa lub zlecenie, faktury, dowód wykonania usługi lub dostawy, dowód doręczenia faktur, dotychczasowa korespondencja.
- 2
Policz kwotę
Należność główna z każdej faktury, odsetki za czas opóźnienia liczone osobno dla każdej faktury i rekompensata za koszty odzyskiwania należności.
- 3
Wyznacz termin
Podaj konkretną datę albo liczbę dni od doręczenia. Przepisy nie wskazują długości tego terminu.
- 4
Wskaż skutki
Napisz, że po bezskutecznym upływie terminu sprawa trafi do sądu, z kosztami po stronie dłużnika.
- 5
Podpisz i wyślij
Podpis osoby uprawnionej do reprezentacji albo pełnomocnika. Zachowaj kopię i dowód nadania.
Jakie odsetki wpisać do wezwania?
W transakcji handlowej między firmami wierzycielowi przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych: stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych. Liczy się je od dnia wymagalności do dnia zapłaty (art. 7 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).
| Sytuacja | Wysokość odsetek | Przepis |
|---|---|---|
| Transakcja handlowa, dłużnik nie jest publicznym podmiotem leczniczym | Stopa referencyjna NBP + 10 punktów procentowych | art. 4 pkt 3 lit. b ustawy z 8.03.2013 |
| Transakcja handlowa, dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym | Stopa referencyjna NBP + 8 punktów procentowych | art. 4 pkt 3 lit. a ustawy z 8.03.2013 |
| Dług poza transakcją handlową, na przykład wobec konsumenta | Stopa referencyjna NBP + 5,5 punktu procentowego | art. 481 § 2 KC |
Strony mogą umówić się na wyższe odsetki. Aktualną stopę referencyjną sprawdź na stronie NBP w dniu liczenia, bo zmienia się decyzjami Rady Polityki Pieniężnej.
Jak wysłać wezwanie do zapłaty, żeby był dowód?
Tak, żeby dało się wykazać, że doszło do dłużnika. Oświadczenie jest złożone z chwilą, gdy doszło do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią, a w postaci elektronicznej, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej tak, żeby adresat mógł się z nim zapoznać (art. 61 KC).
| Sposób wysyłki | Dowód | Na co uważać |
|---|---|---|
| List polecony za potwierdzeniem odbioru | Potwierdzenie odbioru z datą | Adres z rejestru (KRS lub CEIDG), nie ze stopki maila |
| E-mail na adres z umowy | Wysłana wiadomość, odpowiedź dłużnika | Adres wskazany w umowie do korespondencji |
| Osobiście | Podpis na kopii z datą | Osoba uprawniona do odbioru |
| Przez kancelarię lub firmę windykacyjną | Potwierdzenie nadania i odbioru | Pełnomocnictwo w aktach |
Samo wezwanie nie przerywa biegu przedawnienia. Przerywa go czynność przed sądem albo uznanie roszczenia przez dłużnika (art. 123 § 1 KC). Jeśli termin przedawnienia jest blisko, wezwanie nie wystarczy.
Co zrobić, gdy dłużnik nie zapłaci po wezwaniu?
Zdecydować o drodze sądowej albo przekazać sprawę kancelarii lub firmie windykacyjnej. Sprawy o świadczenie przy wartości przedmiotu sporu do 20 000 zł rozpoznaje się w postępowaniu uproszczonym (art. 505¹ § 1 KPC).
- Sprawdź, czy dłużnik odpowiedział i czy uznał dług. Uznanie roszczenia przerywa przedawnienie.
- Przy transakcji handlowej sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie umowy, dowodu spełnienia świadczenia i dowodu doręczenia faktury (art. 485 § 2¹ KPC).
- Rozważ potrącenie, jeśli Ty też jesteś winien dłużnikowi pieniądze, a obie wierzytelności są wymagalne (art. 498 KC).
- Zbierz teczkę do sądu: umowa, faktury, dowód wykonania, wezwanie z dowodem doręczenia, korespondencja.
Jak prowadzić wezwania do zapłaty w EXCORE?
W obszarze PRAWO jest pozycja Wezwania do zapłaty: wybierasz faktury, moduł liczy odsetki dzień po dniu według stóp zapisanych w firmie, składa pismo w PDF na papierze firmowym i wysyła je mailem. Wezwanie można też nadać Pocztą Polską z modułu Korespondencja.
- Pod plikiem wezwania widać jego wysyłki: status, numer nadania, daty kolejnych etapów i elektroniczne potwierdzenie odbioru.
- Dostęp wymaga czynności przy roli: „podgląd” pokazuje rejestr, „wystawianie” pozwala wystawić, wysłać i zmienić.
- Sprawa typu Windykacja w Sprawach prawnych trzyma kontrahenta, kwotę dochodzoną i odzyskaną oraz najbliższy termin z przypomnieniami.
- Centrum prawne pokazuje pisma bez potwierdzenia odbioru i windykacje bez ruchu.
- Pisma, które nie należą do żadnej sprawy, wypełniasz z wzoru w Szablonach dokumentów, zakładka Pisma prawne.
Wzór niżej jest punktem wyjścia. Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady: gdy dług jest sporny albo zbliża się termin przedawnienia, warto skonsultować się z prawnikiem.
Wzór do pobrania
Wezwanie do zapłaty
[miejscowość], [data]
Wierzyciel: [nazwa wierzyciela], [adres], NIP [NIP]
Dłużnik: [nazwa dłużnika], [adres z KRS lub CEIDG], NIP [NIP]
WEZWANIE DO ZAPŁATY
Działając w imieniu [nazwa wierzyciela], wzywam do zapłaty kwoty [kwota łączna] zł (słownie: [kwota słownie]) w terminie [liczba] dni od dnia doręczenia niniejszego wezwania.
Podstawa
Należność wynika z [umowy / zlecenia nr ... z dnia ...] i obejmuje niezapłacone faktury:
- Faktura nr [numer] z dnia [data], termin płatności [data], kwota [kwota] zł.
- Faktura nr [numer] z dnia [data], termin płatności [data], kwota [kwota] zł.
Świadczenie objęte fakturami zostało wykonane w dniu [data], co potwierdza [dokument, np. protokół odbioru, dokument dostawy].
Na kwotę łączną składają się
- należność główna: [kwota] zł,
- odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, naliczone osobno od każdej faktury od dnia wymagalności do dnia [data]: [kwota] zł,
- rekompensata za koszty odzyskiwania należności na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, [liczba faktur] × [40 / 70 / 100] euro po średnim kursie NBP [kurs] z dnia [data], tabela nr [numer]: [kwota] zł.
Odsetki są naliczane dalej, do dnia zapłaty.
Sposób zapłaty
Wpłata na rachunek nr [numer rachunku], tytułem: [numery faktur].
Skutki braku zapłaty
W razie bezskutecznego upływu terminu sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego, co narazi Państwa na dodatkowe koszty, w tym koszty postępowania i zastępstwa procesowego. Niniejsze wezwanie stanowi próbę pozasądowego rozwiązania sporu.
Jeżeli zapłata została już dokonana, prosimy o przesłanie potwierdzenia na adres [e-mail].
Załączniki
- kopie faktur,
- [inne dokumenty].
[imię i nazwisko, stanowisko] [podpis]
W EXCORE ten wzór działa jako szablon dokumentu. Umów prezentację
Pytania
Czy wezwanie do zapłaty jest obowiązkowe przed pozwem?
Przepis nie nakazuje wysłania wezwania, ale pozew musi zawierać informację o próbie pozasądowego rozwiązania sporu albo wyjaśnienie, dlaczego jej nie było (art. 187 § 1 pkt 3 KPC). Wezwanie jest najprostszą formą takiej próby.
Czy wezwanie do zapłaty można wysłać mailem?
Można. Liczy się to, czy da się udowodnić, że wiadomość doszła do dłużnika tak, że mógł ją przeczytać. Bezpieczniej wysłać na adres z umowy i zachować całą korespondencję, a przy większych kwotach dodać list polecony za potwierdzeniem odbioru.
Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?
Nie. Przerywa je czynność przed sądem albo uznanie roszczenia przez dłużnika (art. 123 § 1 KC).
Ile dni dać dłużnikowi na zapłatę?
Przepisy nie wskazują liczby dni dla takiego pisma. Ważne, żeby termin był konkretny i realny, na przykład liczony w dniach od doręczenia.
Źródła
- Kodeks cywilny, art. 61, 123, 455, 481, 498, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 (ISAP)
- Kodeks postępowania cywilnego, art. 187, 485, 505¹, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 468 (ISAP)
- Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, art. 4, 7, 10, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1790 (ISAP)
- NBP: podstawowe stopy procentowe
- biznes.gov.pl: terminy zapłaty w transakcjach handlowych (odsetki, rekompensata)
- biznes.gov.pl: jak można rozstrzygnąć lub rozwiązać spór (przedawnienie)
- biznes.gov.pl: nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację