Program dla biura nieruchomości i zarządcy: co powinien mieć?
Program dla biura nieruchomości i zarządcy powinien prowadzić klientów i ich sprawy, trzymać umowy z terminami, pilnować polis i przeglądów oraz zamieniać zgłoszenia lokatorów w zadania. Pośrednik potrzebuje dodatkowo bazy ofert i publikacji na portalach, a zarządca rozliczeń wspólnot. EXCORE ma jedno i drugie na rdzeniu z CRM i umowami.
Czego potrzebuje pośrednik, a czego zarządca nieruchomości?
Pośrednik sprzedaje i wynajmuje, więc pracuje na ofertach i klientach. Zarządca utrzymuje budynek, więc pracuje na zgłoszeniach, przeglądach i umowach z dostawcami.
| Potrzeba | Pośrednik | Zarządca | W EXCORE |
|---|---|---|---|
| Klienci i historia rozmów | tak | tak | tak: CRM |
| Baza ofert i eksport na portale | tak | nie | tak: baza ofert i eksport na portale ogłoszeniowe |
| Umowy z terminami | umowy pośrednictwa | umowy o zarządzanie, z dostawcami | tak: rejestr umów |
| Zgłoszenia lokatorów | nie | tak | tak: formularz pod publicznym adresem |
| Przeglądy i polisy | polisa OC | przeglądy, polisy, liczniki | tak: terminy firmowe |
| Rozliczenia wspólnoty | nie | tak | tak: rozliczenia wspólnot i mediów na lokale. Księgi zostają w programie księgowym |
Jakie obowiązki prawne powinien uwzględnić program?
Program powinien uwzględnić przede wszystkim formę umów i ubezpieczenie OC. Umowa pośrednictwa i umowa o zarządzanie nieruchomością wymagają formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 180 ust. 3 i art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Pośrednik i zarządca podlegają też obowiązkowemu ubezpieczeniu OC (art. 181 ust. 3 i art. 186 ust. 3).
Kopia aktualnej polisy jest załącznikiem do umowy, a o każdej zmianie ubezpieczenia trzeba niezwłocznie poinformować klienta (art. 181 ust. 3a i art. 186 ust. 3a). W praktyce program powinien trzymać polisę przy umowie i przypominać o jej odnowieniu, zanim klient o nią zapyta.
Zarządca pilnuje też kontroli okresowych budynku z art. 62 Prawa budowlanego: co najmniej raz w roku sprawdza się między innymi instalacje gazowe i przewody kominowe, a co najmniej raz na 5 lat stan techniczny budynku oraz instalację elektryczną i piorunochronną. To informacja ogólna: zakres obowiązków dla konkretnej nieruchomości ustal z prawnikiem albo osobą z uprawnieniami budowlanymi.
Jak wybrać program dla biura nieruchomości?
Program dla biura nieruchomości wybierz tak: przejdź w nim jedną prawdziwą sprawę od pierwszego kontaktu do zamknięcia umowy albo usunięcia usterki.
- 1
Pierwszy kontakt
Zapytanie z maila lub telefonu staje się klientem z opiekunem i terminem kontaktu.
- 2
Umowa
Umowa z datą zawarcia, okresem, ostatnim dniem wypowiedzenia i polisą w załączniku.
- 3
Praca
Prezentacje, zgłoszenia, zlecenia dla fachowców jako zadania z terminem.
- 4
Terminy
Przeglądy okresowe, odnowienie polis, koniec umów najmu klientów.
- 5
Zamknięcie
Dokumenty sprawy w jednym miejscu, gotowe na pytanie klienta za rok. W EXCORE znajdziesz je wyszukiwarką po całej firmie: klienci, zadania, umowy, faktury i dokumenty w jednym polu.
Co EXCORE daje biuru nieruchomości i zarządcy?
EXCORE daje pośrednikowi bazę ofert z eksportem na portale ogłoszeniowe, a zarządcy rozliczenia wspólnot i mediów. Jedno i drugie stoi na rdzeniu, który ma każda firma: klientach, umowach, terminach i zgłoszeniach.
- CRM z etapami, terminem ponownego kontaktu, historią rozmów i follow-upem do Zadań.
- Rejestr umów: najważniejsza data to ostatni dzień na wypowiedzenie, a system ostrzega o umowach, które przedłużą się same. Przy umowie leżą pliki, ustalenia i zadania.
- Terminy firmowe: polisy, przeglądy, certyfikaty i opłaty z przypomnieniem i zadaniem z wyprzedzeniem.
- Formularze zgłoszeniowe pod publicznym adresem: lokator zgłasza usterkę, zgłoszenie staje się zadaniem.
- Dokumenty w folderach, Poczta, z której mail staje się zadaniem albo wpisem w historii klienta, i wyszukiwarka po całej firmie.
- Weryfikacja dokumentów (AI) ma analizę branżową dla nieruchomości, a analiza umowy wypisuje obowiązki, kary i płatności.
Oferta w bazie ma adres, metraż, cenę, zdjęcia i właściciela z CRM, a jednym kliknięciem trafia na wybrane portale ogłoszeniowe. Zarządca wpisuje odczyty liczników i koszty wspólne, a EXCORE dzieli je na lokale według udziałów. Czego EXCORE nie robi: nie prowadzi księgowości wspólnoty.
Jak zarządca może obsługiwać zgłoszenia lokatorów?
Zarządca obsługuje zgłoszenia lokatorów najprościej tak: jeden formularz na budynek, jedna lista zgłoszeń i reguła, która pilnuje czasu reakcji. Lokator nie dzwoni trzeci raz, bo zgłoszenie ma właściciela od pierwszej minuty.
- 1
Formularz na budynek
Osobny publiczny adres dla każdej nieruchomości. W polu „Dokąd trafia” wskazujesz projekt budynku.
- 2
Właściciel zgłoszenia
Pole „Do kogo” w formularzu: administrator budynku dostaje zadanie od razu.
- 3
Reguła czasu reakcji
Automatyzacja podnosi priorytet albo dopisuje osobę, gdy przy zadaniu nic się nie dzieje przez ustaloną liczbę dni.
- 4
Fachowcy
Zlecenie dla fachowca jako zadanie z terminem, a firma fachowca w CRM z historią współpracy.
- 5
Rozliczenie z właścicielem
Raport zadań za miesiąc: założone, zakończone, zaległe i mediana czasu.
Przykład: zarządca prowadzi 12 budynków. Każdy ma projekt i formularz zgłoszeń, umowy z firmami sprzątającymi i serwisem wind leżą w rejestrze umów z ostatnim dniem wypowiedzenia, a przeglądy okresowe przypominają się jako terminy firmowe.
Jak wygląda dzień zarządcy nieruchomości w EXCORE?
Zarządca pracuje w EXCORE na zgłoszeniach, terminach, umowach i rozliczeniach wspólnot. Poniżej typowe sytuacje i moduły, które je obsługują.
| Sytuacja | Co robi zarządca | Moduł EXCORE |
|---|---|---|
| Lokator zgłasza cieknący dach | zgłoszenie z formularza budynku staje się zadaniem administratora | Formularze zgłoszeniowe |
| Zgłoszenie leży trzy dni bez ruchu | reguła podnosi priorytet i powiadamia kierownika | Automatyzacje zadań |
| Zbliża się roczny przegląd kominiarski | zadanie powstaje 21 dni przed terminem, a po wykonaniu termin przedłuża się na kolejny okres | Terminy firmowe |
| Umowa z firmą sprzątającą przedłuży się sama | rejestr ostrzega przed ostatnim dniem na wypowiedzenie | Umowy |
| Wspólnota przysyła umowę o zarządzanie | analiza umowy wypisuje obowiązki, kary i płatności do sprawdzenia | Weryfikacja dokumentów (AI) |
| Zebranie wspólnoty | ustalenia z osobą odpowiedzialną zamieniają się w zadania | Spotkania |
| Koniec kwartału | wpisuje odczyty wodomierzy, a rozliczenie mediów rozkłada koszty na lokale | Rozliczenia wspólnot |
| Właściciel zleca sprzedaż mieszkania | pośrednik zakłada ofertę i wysyła ją na portale ogłoszeniowe | Baza ofert |
Czy biuro nieruchomości może dołożyć moduły z innych branż?
Tak. Branża jest w EXCORE punktem wyjścia, a moduły łączy się dowolnie, bo stoją na jednym rdzeniu i wspólnych danych. Zarządca może dołożyć Korespondencję do listów poleconych, wezwania do zapłaty z modułu Prawo, Szkody do zdarzeń w budynku albo Marketing dla biura pośrednictwa. Moduł włącza się i wyłącza w ustawieniach firmy bez utraty danych.
Pytania
Czy EXCORE pomoże w przeglądach okresowych budynku?
Tak, jako terminy firmowe. Każdy przegląd trafia do kalendarza, zamienia się w zadanie z wyprzedzeniem, a po wykonaniu termin przedłuża się na kolejny okres.
Czy EXCORE ma moduł dla nieruchomości?
Tak. Pośrednik ma bazę ofert z eksportem na portale ogłoszeniowe, a zarządca rozliczenia wspólnot i mediów. Obie części pracują na rdzeniu: CRM, umowach, terminach, dokumentach i zadaniach.
Czy lokator musi mieć konto, żeby zgłosić usterkę?
Nie. Zgłasza ją przez formularz pod publicznym adresem. Zgłoszenie trafia do zadań, a lokator widzi tylko formularz, bez statusu zgłoszenia.
Jak pilnować polis OC pośrednika i zarządcy?
Jako termin firmowy z przypomnieniem przed wygaśnięciem i jako plik przy każdej umowie. Kopia aktualnej polisy jest załącznikiem do umowy pośrednictwa i umowy o zarządzanie.
Co zrobić, gdy biuru brakuje konkretnej funkcji?
Napisz o niej w ankiecie zakresu przed wdrożeniem. Z ankiety powstaje zakres i plan wdrożenia, więc wiadomo z góry, co biuro dostaje pierwszego dnia.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację