Obieg dokumentów w kancelarii: jak go uporządkować?
Obieg dokumentów w kancelarii porządkuje się wokół sprawy: każde pismo, mail, pełnomocnictwo i termin trafia do akt jednej sprawy, ma datę wpływu lub nadania i osobę odpowiedzialną. Wzory pism są kancelarii, z wersjami, a dostęp do akt mają tylko osoby z zespołu sprawy, bo obowiązuje tajemnica zawodowa.
Jakie dokumenty krążą w kancelarii?
W kancelarii krążą cztery strumienie dokumentów, które zwykle leżą w czterech miejscach: akta sprawy, korespondencja, wzory pism i dokumenty klienta. Porządek zaczyna się od połączenia ich w jedną kartę sprawy.
| Strumień | Przykłady | Co decyduje o porządku |
|---|---|---|
| Akta sprawy | pozew, odpowiedź, postanowienia, protokoły | data doręczenia i termin z niej wynikający |
| Korespondencja | maile klienta, listy polecone, EPO | przypięcie do sprawy, nie do skrzynki |
| Wzory pism | wezwanie, pełnomocnictwo, umowa o świadczenie pomocy | jedna aktualna wersja, historia zmian |
| Dokumenty klienta | KRS, umowy, dowody, dane do KYC | kto je dostał i kto ma dostęp |
Jak uporządkować obieg dokumentów w kancelarii krok po kroku?
Obieg dokumentów w kancelarii porządkuje się w sześciu krokach. Najwięcej pracy wymaga pierwszy, bo trzeba przejrzeć prowadzone dotąd sprawy.
- 1
Jedna karta na sprawę
Numer sprawy, klient, prowadzący, partner, dziedzina. Każdy dokument dostaje numer sprawy w nazwie albo w rekordzie.
- 2
Data doręczenia przy piśmie
Termin procesowy liczy się od doręczenia. Zapisz ją przy piśmie i od razu utwórz termin w sprawie, z przypomnieniem.
- 3
Poczta do akt
Mail klienta z ustaleniami przypnij do sprawy tego samego dnia. Ustalenie w skrzynce jednej osoby znika przy zastępstwie.
- 4
Wzory pism w jednym miejscu
Wzór ma właściciela, stan (szkic, opublikowany, wycofany) i historię. Pismo złożone z wycofanego wzoru nadal ma się z czego tłumaczyć.
- 5
Dostęp według zespołu sprawy
Akta widzą osoby z zespołu sprawy, a sprawy poufne jeszcze węższy krąg.
- 6
Rejestr wysłanych pism
Numer nadania, data, EPO albo dowód z e-Doręczeń przy piśmie, którego dotyczą. Potwierdzenie odbioru to dowód w sprawie.
Gdzie obieg dokumentów w kancelarii najczęściej się psuje?
Obieg dokumentów w kancelarii psuje się najczęściej przy zastępstwie i przy nowym kliencie. Zastępca nie widzi maila z ustaleniami, a nowy klient trafia do kancelarii bez sprawdzenia, czy nie jest stroną przeciwną w innej sprawie.
- Termin wpisany do prywatnego kalendarza aplikanta, który jest na urlopie.
- Trzy wersje tego samego pisma w trzech folderach, bez informacji, która poszła do sądu.
- Pełnomocnictwo klienta w skrzynce partnera, a kopia w teczce papierowej.
- Konflikt interesów wychodzi dopiero przy pierwszym piśmie drugiej strony.
Jak obieg dokumentów wygląda w EXCORE?
W EXCORE obieg dokumentów kancelarii toczy się na karcie sprawy klienta: przebieg, terminy, dokumenty, czas i rachunki, strategia i zakładka Klient są w jednym miejscu. Sprawy klientów prowadzi dodatek Kancelaria, osobno od spraw własnych firmy z modułu Prawo.
- Dokumenty wgrywa się Wrzutnią. Lista pokazuje, czy dokument jest projektem, czy wersją ostateczną, która wersja jest aktualna i czy obejmuje go tajemnica.
- Pracownia pism: biblioteka wzorów, którą redaguje sama kancelaria. Dane sprawy wstawia się znacznikami, a wzór ma stan szkic, opublikowany albo wycofany. Pismo złożone z wzoru pobierzesz jako DOCX.
- Nowe zlecenia: zapytanie klienta przechodzi cztery kroki (konflikt interesów, KYC klienta, oferta, założenie sprawy) i zapisuje się w CRM jako szansa przy firmie klienta.
- Konflikt interesów sprawdza się przy nowym zleceniu i na karcie sprawy. Gdy strony zmienią się po decyzji, sprawa dostaje ostrzeżenie.
- Korespondencja wysyła pisma listem poleconym przez Elektronicznego Nadawcę Poczty Polskiej i przynosi numery nadania, książkę nadawczą, EPO i statusy doręczenia.
- Poczta: akcja „Dołącz do sprawy” wpina maila z nagłówkami do przebiegu sprawy. Skrzynkę z pocztą wrażliwą można wyłączyć z wysyłania treści do AI.
- Portal klienta pod linkiem, bez konta: klient widzi etap, terminy i pisma w wersji ostatecznej bez tajemnicy, a nie widzi projektów ani notatek.
- Asystent sprawy (AI) układa chronologię i wypisuje, czego w aktach brakuje, ze wskazaniem dokumentu przy każdym fakcie. Wynik jest do weryfikacji przez prawnika.
Obszar Kancelaria ma dziś znaczek beta i wymaga dodatku Prawo. Pismo podpisujesz podpisem elektronicznym na karcie sprawy i wysyłasz przez e-Doręczenia albo składasz w EPU, a dowód doręczenia z datą wraca do przebiegu sprawy i uruchamia termin.
Co powinno się stać przy otwarciu nowej sprawy?
Przy otwarciu nowej sprawy powinno powstać kilka stałych zapisów. To najlepszy moment na porządek, bo później nikt nie wraca do brakujących dokumentów. Warto mieć to jako checklistę, którą odhacza prowadzący.
- Sprawdzenie konfliktu interesów wśród stron wszystkich spraw kancelarii.
- KYC klienta i beneficjenci rzeczywiści, jeśli sprawa tego wymaga.
- Umowa o świadczenie pomocy prawnej i pełnomocnictwo w aktach sprawy.
- Model rozliczenia: godzinowy, ryczałt albo inny, zapisany przy sprawie.
- Zespół sprawy: prowadzący, partner, osoba odpowiedzialna za relację z klientem.
- Pierwszy termin i pierwsza czynność jako zadanie z datą.
W EXCORE większość tej listy wymuszają Nowe zlecenia: przycisk „Załóż sprawę” działa dopiero po rozstrzygnięciu konfliktu, uzupełnieniu KYC i zapisaniu oferty. Zastępca na czas nieobecności widzi zadania osoby nieobecnej i może je prowadzić.
Czy obieg dokumentów kancelarii można połączyć z CRM i finansami?
Tak. Branża jest w EXCORE punktem wyjścia, a moduły łączy się dowolnie na jednym rdzeniu i wspólnych danych. Klient sprawy to firma z CRM, zadanie ze sprawy widać na liście zadań, list polecony wychodzi przez moduł Korespondencja, a zatwierdzony rachunek jest podstawą faktury w programie księgowym. Kancelaria może dołożyć Finanse albo Marketing i wyłączyć je bez utraty danych.
Pytania
Jak prowadzić korespondencję papierową w kancelarii?
Każdy list przypinaj do sprawy z numerem nadania i datą doręczenia. W EXCORE moduł Korespondencja nadaje listy polecone przez Elektronicznego Nadawcę i przypina przesyłkę do rekordu, z którego wyszła.
Czy akta sprawy można prowadzić wyłącznie elektronicznie?
Organizacyjnie tak, ale część dokumentów ma znaczenie w oryginale, na przykład pełnomocnictwa czy dowody. Zapisz przy dokumencie, gdzie leży oryginał, żeby wersja cyfrowa nie udawała papierowej.
Jak chronić tajemnicę zawodową w programie?
Uprawnieniami do spraw, osobnym obiegiem spraw poufnych i dziennikiem zmian. Obowiązek tajemnicy wynika z art. 6 Prawa o adwokaturze i art. 3 ustawy o radcach prawnych. W EXCORE dochodzi do tego oznaczenie dokumentu jako objętego tajemnicą i wyłączenie wybranych skrzynek z przetwarzania przez AI.
Kto powinien odpowiadać za wzory pism?
Jedna osoba albo mały zespół z prawem publikacji. W EXCORE wzory redaguje administrator albo rola z prawem edycji modułu Prawo, bo wzór staje się treścią pisma pod nazwą kancelarii. Gotowych wzorów EXCORE nie dostarcza.
Jak długo przechowywać akta sprawy?
To zależy od rodzaju dokumentów i przepisów samorządu zawodowego. Zapisz przy sprawie datę zamknięcia i termin przeglądu akt, żeby decyzja o archiwizacji nie zależała od pamięci. W razie wątpliwości zapytaj swoją izbę albo prawnika zajmującego się etyką zawodową.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację