Program do zarządzania kancelarią prawną: co powinien mieć?
Program do zarządzania kancelarią prawną powinien prowadzić sprawę od pierwszego zapytania do rachunku: sprawdzić konflikt interesów i KYC, pilnować terminów, trzymać akta i korespondencję, liczyć czas rozliczalny i chronić tajemnicę zawodową uprawnieniami. W EXCORE robi to dodatek Kancelaria (beta) na wspólnym rdzeniu z CRM, zadaniami i dokumentami. Księgi zostają w programie księgowym.
Jak wygląda dzień pracy kancelarii w EXCORE?
Dzień pracy kancelarii w EXCORE zaczyna się na pulpicie, który odpowiada na jedno pytanie: co wymaga reakcji teraz. Dalej każda czynność prawnika ma swoje miejsce na karcie sprawy, więc termin, pismo i ustalenie nie rozchodzą się po kalendarzach i skrzynkach.
| Sytuacja | Co robi prawnik | Gdzie w EXCORE |
|---|---|---|
| Dzwoni nowy klient | zapisuje zlecenie i przechodzi cztery kroki: konflikt interesów, KYC klienta, oferta, założenie sprawy | Kancelaria, Nowe zlecenia |
| Początek dnia | przegląda terminy, braki w sprawach i wiadomości od klientów | Pulpit kancelarii |
| Mailem przychodzi pismo z sądu | wpina wiadomość do sprawy i zapisuje datę doręczenia, od której liczy się termin | Poczta, akcja „Dołącz do sprawy” |
| Trzeba odpowiedzieć na pismo | składa pismo z wzoru kancelarii, a dane sprawy wstawiają się same | Pracownia pism, zakładka Dokumenty |
| Praca nad sprawą | włącza stoper albo wpisuje czas z opisem, który trafi na rachunek | Czas rozliczalny |
| Klient pyta, co słychać w sprawie | pokazuje sprawę w portalu i wysyła link; klient widzi etap, terminy i pisma, a o nowej wiadomości dostaje maila | Portal klienta |
| Pismo ma wyjść listem poleconym | nadaje je przez Elektronicznego Nadawcę i dostaje numer nadania oraz EPO | Korespondencja |
| Koniec miesiąca | partner przegląda godziny, odpisuje to, czego nie wypada liczyć, zatwierdza rachunek, który jest podstawą faktury w programie księgowym | Projekt rachunku |
| Pismo trzeba złożyć elektronicznie | podpisuje je podpisem elektronicznym i wysyła przez e-Doręczenia albo składa pozew w EPU; dowód doręczenia wraca do sprawy | Dokumenty, e-Doręczenia, EPU |
Po zakończeniu sprawy prowadzący zapisuje wnioski: problem, najważniejsze decyzje, wynik i kluczowe dowody. Przy kolejnej sprawie tego typu EXCORE pokazuje do pięciu podobnych spraw z powodem podobieństwa.
Które moduły włącza kancelaria?
Kancelaria włącza obszar KANCELARIA: Pulpit, Nowe zlecenia, Sprawy, Pracownię pism, Czas i rozliczenia, Cennik i Raporty. Obszar ma znaczek beta i wymaga dodatku Prawo, który rozstrzyga, kto widzi które sprawy.
- Kancelaria prowadzi sprawy klientów. Moduł Prawo prowadzi sprawy własne firmy, na przykład windykację własnych należności, i te dwie listy nigdy się nie mieszają.
- Z rdzenia dochodzą CRM, zadania, kalendarz, dokumenty, umowy, baza wiedzy i kadry. Zadanie założone w sprawie widać też na liście zadań, a klient sprawy to firma z CRM.
- Korespondencja nadaje listy polecone krajowe i zagraniczne przez Pocztę Polską.
- Sygnaliści to osobny, zamknięty obieg zgłoszeń wewnętrznych.
Czy kancelaria może połączyć te moduły z CRM, finansami i marketingiem?
Tak. Branża jest w EXCORE punktem wyjścia, a moduły łączy się dowolnie, bo stoją na jednym rdzeniu i wspólnych danych. Kancelaria może dołożyć CRM do pozyskiwania klientów, Finanse do pilnowania należności, Marketing do publikacji albo Sankcje (beta) do sprawdzania kontrahentów.
Przykład: zapytanie klienta zapisuje się w CRM jako szansa przy jego firmie, po założeniu sprawy szansa sama zmienia etap na wygrany, a zatwierdzony rachunek jest podstawą faktury w programie księgowym. Moduł dokłada się i wyłącza w ustawieniach firmy bez utraty danych, a administrator może nadać modułom własne nazwy.
Jak program dla kancelarii chroni tajemnicę zawodową?
Program chroni tajemnicę zawodową przede wszystkim uprawnieniami: akta widzą tylko osoby, które powinny. Adwokat zachowuje w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej (art. 6 Prawa o adwokaturze), a radcę prawnego obowiązuje to samo na podstawie art. 3 ustawy o radcach prawnych.
- Sprawę poufną widzi wyłącznie jej zespół, administracja i osoby zarządzające modułem Prawo.
- Dokument można oznaczyć jako objęty tajemnicą: klient nie zobaczy go w portalu nawet w wersji ostatecznej.
- Skrzynkę z pocztą wrażliwą da się wyłączyć z wysyłania treści do AI.
- AI widzi tylko to, co widzi osoba, która je uruchamia. Sprawa poufna bez dostępu nie trafia do modelu.
Jak pomaga tu AI?
AI przygotowuje materiał roboczy z akt sprawy, a każdy istotny fakt w wyniku ma wskazane źródło: dokument, wpis przebiegu albo termin. Asystent sprawy podsumowuje sprawę, układa chronologię, wypisuje, czego brakuje, analizuje pismo i szkicuje strukturę odpowiedzi.
Wynik AI jest do weryfikacji przez prawnika. Model niczego nie zapisuje sam, szkic pisma ma miejsca oznaczone do uzupełnienia, a źródło, którego nie ma w aktach, dostaje znak zapytania i ostrzeżenie. Każde miejsce, w którym podpowiada model, ma znacznik AI. W portalu klienta AI nie ma.
Program dla kancelarii prawnej i adwokackiej: jakie kryteria wyboru?
Program dla kancelarii wybiera się po tym, jak obsługuje dostęp do akt, konflikt interesów, terminy i rozliczenia. Kancelarie, które wykonują czynności objęte ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, potrzebują też miejsca na identyfikację klienta i beneficjenta rzeczywistego (art. 34 tej ustawy).
| Kryterium | O co zapytać | Jak jest w EXCORE |
|---|---|---|
| Dostęp do spraw | Czy sprawę widzą tylko osoby z zespołu sprawy? | Tak: zespół sprawy i sprawa poufna |
| Konflikt interesów | Czy program szuka klienta wśród stron innych spraw? | Tak: przy nowym zleceniu i na karcie sprawy, z zapisaną decyzją |
| KYC | Czy przy kliencie da się zapisać beneficjentów rzeczywistych? | Tak: status, ryzyko, beneficjenci oraz sprawdzenie klienta w rejestrach PEP i na listach sankcyjnych |
| Czas rozliczalny | W jakich jednostkach liczy czas? | Jednostki po 6 minut, rozpoczęta liczy się cała |
| Modele rozliczeń | Godzinowy, ryczałt, abonament, wynagrodzenie za sukces? | Tak, a do tego mieszany i pro bono |
| Pisma | Czy wzory pism są kancelarii, z wersjami? | Tak: Pracownia pism. EXCORE nie dostarcza gotowych wzorów |
| Klient | Czy klient zobaczy stan sprawy bez dzwonienia? | Tak: portal klienta pod linkiem, bez konta |
| Fakturowanie | Czy program wystawia faktury? | Przygotowuje zatwierdzony rachunek dla klienta. Fakturę wystawia program księgowy |
| Sądy i e-Doręczenia | Czy program wysyła pisma elektronicznie? | Tak: wysyłka i odbiór e-Doręczeń, pozew w EPU i podpis elektroniczny z karty sprawy |
| Orzecznictwo | Czy da się szukać orzeczeń bez wychodzenia ze sprawy? | Tak: baza orzecznictwa w zakładce Strategia, obok podobnych spraw kancelarii |
Pytania
Czy EXCORE zastępuje program do obsługi kancelarii?
Tak, w zakresie prowadzenia spraw, terminów, dokumentów, czasu, rachunków, e-Doręczeń, EPU i podpisu elektronicznego. Obok zostaje program księgowy, bo EXCORE nie prowadzi ksiąg.
Czy klient kancelarii musi mieć konto w EXCORE?
Nie. Portal klienta to strona pod linkiem, który wysyła kancelaria. Klient widzi etap sprawy, najbliższe terminy, pisma w wersji ostatecznej, zatwierdzone rachunki i wiadomości, a o nowej wiadomości albo decyzji dostaje powiadomienie mailem. Nie widzi strategii, notatek, projektów pism ani czasu pracy.
Czy asystent może zastąpić prawnika?
Nie. Asystent skraca czytanie akt i wskazuje źródło każdego faktu, ale za pismo, strategię i radę dla klienta odpowiada prawnik. Model pracuje na aktach sprawy, wiedzy zapisanej przez kancelarię i bazie orzecznictwa, a każde orzeczenie podaje z sygnaturą do sprawdzenia.
Czy moduł Kancelaria jest gotowy?
Obszar Kancelaria ma znaczek beta. Administrator firmy włącza dodatek sam, od ręki, razem z dodatkiem Prawo, którego Kancelaria wymaga. Przy wdrożeniu mówimy wprost, co działa, a czego jeszcze nie ma.
Czy program dla kancelarii nada się dla jednoosobowej praktyki?
Terminy, akta i czas rozliczalny przydają się także jednej osobie. Największą różnicę widać jednak w zespole, gdy sprawę prowadzi kilka osób i ktoś musi przejąć ją na czas urlopu.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację