Automatyzacja procesów w firmie: od czego zacząć?
Automatyzację procesów w firmie zaczyna się od procesu, który powtarza się co najmniej raz w tygodniu, ma stałe reguły i dziś wymaga przepisywania albo pamiętania o terminie. Najpierw go opisz i uprość, potem zapisz jako regułę „kiedy X, zrób Y”. Automatyzowanie nieopisanego procesu tylko przyspiesza bałagan.
Jak zautomatyzować proces w firmie w sześciu krokach?
Opisz, zmierz, uprość, zapisz regułę, uruchom automat, kontroluj. Kolejność ma znaczenie: każdy krok usuwa część pracy, a automat dostaje tylko to, co zostało.
- 1
Opisz proces
Kto zaczyna, co przekazuje komu, gdzie jest decyzja. Jedna strona, bez diagramów, jeśli nie są potrzebne.
- 2
Zmierz
Ile razy w tygodniu, ile trwa, gdzie najczęściej coś utyka.
- 3
Uprość
Usuń kroki, które nic nie wnoszą. Często znika tu więcej pracy niż dzięki automatyzacji.
- 4
Zapisz regułę
W formie „kiedy X, jeśli Y, zrób Z”. Jeśli nie da się jej zapisać, proces wymaga decyzji człowieka i nie nadaje się do automatu.
- 5
Uruchom automat
Najpierw w jednym projekcie albo dziale. Sprawdź, na ilu sprawach zadziałałby dziś.
- 6
Kontroluj
Przeglądaj historię działań automatu co tydzień przez pierwszy miesiąc. Automat bez kontroli po cichu robi błędy.
Jakie procesy w firmie automatyzować najpierw?
Te, w których praca polega na pamiętaniu: terminy, przypomnienia, przekazanie sprawy dalej po zmianie statusu. Automat nie zapomina, więc zyskiem jest nie tylko czas, ale też brak spóźnień.
| Proces | Kiedy | Co ma się stać |
|---|---|---|
| Terminy | Termin zadania będzie za 3 dni | Powiadom osobę prowadzącą |
| Zaległości | Termin minął o 2 dni | Ustaw wysoki priorytet i powiadom kierownika |
| Przekazanie | Zadanie weszło w status „do akceptacji” | Przypisz osobę akceptującą |
| Utknięte sprawy | Nic się nie dzieje przez 7 dni | Dopisz komentarz z przypomnieniem |
| Obowiązki cykliczne | Każdego miesiąca | Utwórz zadanie z listą kroków |
| Faktury kosztowe | Nowa faktura w KSeF | Pobierz ją i przekaż do opisu |
Jak wygląda automatyzacja procesów w księgowości?
Najwięcej zmienił obowiązkowy KSeF: od 1 lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorców, od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych, a od 1 stycznia 2027 roku także dla najmniejszych firm ze sprzedażą fakturowaną do 10 tys. zł miesięcznie. Faktury kosztowe są w jednym systemie, więc ich zbieranie z maili przestaje być potrzebne.
- Pobieranie faktur zakupowych i sprzedażowych z KSeF zamiast przekazywania ich mailem.
- Przekazywanie paczek faktur do programu księgowego zamiast pojedynczych plików.
- Dopasowanie przelewów z wyciągu bankowego do faktur po numerze dokumentu i kwocie.
- Zadania cykliczne na terminy podatkowe i sprawozdawcze, wystawiane automatycznie.
Automatyzacja po stronie firmy nie zastępuje księgowego. Skraca drogę dokumentu do księgowości i odpowiada na pytanie, co jest już zapłacone, bez dzwonienia do biura rachunkowego.
Jak zmierzyć efekt automatyzacji procesów?
Porównaj trzy liczby przed uruchomieniem automatu i po miesiącu: czas procesu, liczbę spraw po terminie i liczbę ręcznych poprawek. Jeśli żadna się nie zmieniła, automat przeniósł pracę w inne miejsce zamiast ją usunąć.
Przykład z fikcyjnej firmy: reguła „termin minął o 2 dni, ustaw wysoki priorytet i powiadom kierownika” działa od miesiąca. Liczba zadań po terminie spadła, ale kierownik dostaje tyle powiadomień, że przestał je czytać. Poprawka: próg z 2 dni na 1 i powiadomienie tylko osoby prowadzącej, a kierownik dostaje przegląd raz w tygodniu.
Czego nie automatyzować?
Decyzji o ludziach, wyjątków i procesów, które zmieniają się co tydzień. Decyzja wywołująca skutki prawne wobec osoby nie powinna opierać się wyłącznie na automacie (art. 22 RODO), a proces bez stałych reguł wymaga ciągłej przebudowy automatu.
Jak działa automatyzacja w EXCORE?
W module Zadania reguły układa się w kreatorze jako zdanie „kiedy, tylko gdy, co ma zrobić”. Przed włączeniem kreator pokazuje, na ilu zadaniach reguła zadziałałaby dziś, a pod listą reguł jest historia tego, co zrobiły.
- Wyzwalacze: termin będzie za N dni, termin minął, zmiana statusu, nowe zadanie, przypisanie osoby, zmiana pola, brak ruchu przez N dni, odhaczenie wszystkich podzadań.
- Akcje: powiadom, ustaw priorytet, zmień status, przypisz, dopisz wspierającego, ustaw termin, ustaw pole, dopisz komentarz.
- Ochrona przed zapętleniem: reguła, która zadziała trzy razy na tym samym zadaniu w ciągu doby, sama się zatrzymuje.
- Zadania cykliczne wystawiają się same, codziennie o 6:00, na przykład deklaracja co miesiąc.
- Formularz zgłoszeniowy pod publicznym adresem zamienia zgłoszenie klienta albo kierowcy w zwykłe zadanie, od razu w wybranym projekcie i u wskazanej osoby.
- Terminy firmowe same zakładają wydarzenie w kalendarzu, zadanie z wyprzedzeniem i przypomnienia.
- Polityki firmowe same przypominają o niepotwierdzonych: osoba, która nie potwierdziła bieżącej wersji, dostaje przypomnienie.
- CRM przypomina o zaplanowanym kontakcie i sygnalizuje ciszę po 14 i 28 dniach bez ruchu. System nigdy sam nie pisze do klienta.
- Moduł KSeF pobiera faktury, zasila nimi należności i zobowiązania w Finansach i robi paczki dla programu księgowego w kilku formatach, a Finanse dopasowują przelewy z wyciągu do faktur.
- Procesy w CORE opisują przepływ pracy z krokami, właścicielem i wersjami, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- Reguła działa z uprawnieniami osoby, która ją założyła, a na liście widać, czyje to uprawnienia i ile razy reguła się uruchomiła.
Pytania
Od czego zacząć automatyzację procesów w firmie?
Od jednego procesu, który powtarza się co tydzień i polega na pamiętaniu o terminie albo przekazaniu sprawy dalej. Opisz go, uprość i dopiero potem zapisz jako regułę.
Jak zautomatyzować procesy w księgowości małej firmy?
Zacznij od faktur: pobieraj je z KSeF zamiast zbierać z maili, przekazuj do programu księgowego paczkami i dopasowuj przelewy z wyciągu do faktur. Terminy podatkowe ustaw jako zadania cykliczne.
Czy automatyzacja procesów wymaga programisty?
Nie, jeśli system ma kreator reguł. Programista jest potrzebny przy łączeniu kilku systemów, które nie mają wspólnych danych. Dlatego automatyzacja jest prostsza, gdy procesy działają na jednym rdzeniu.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację