Program do zarządzania firmą budowlaną: co powinien mieć?
Program do zarządzania firmą budowlaną powinien prowadzić każdą budowę jako projekt z zadaniami i terminami, trzymać umowy z podwykonawcami z datą wypowiedzenia, pilnować uprawnień ludzi i przeglądów sprzętu oraz zbierać ustalenia z narad. Do tego dochodzą kosztorys, harmonogram i dziennik budowy. Księgowość zostaje w programie księgowym.
Co powinien mieć program do zarządzania firmą budowlaną?
Program do zarządzania firmą budowlaną powinien obsłużyć sześć obszarów, które w firmie budowlanej rozjeżdżają się najszybciej, bo każda budowa ma inną ekipę, innych podwykonawców i inne terminy.
| Obszar | Co ma robić program | Przykład |
|---|---|---|
| Budowy | projekt na budowę, etapy, zadania, postęp | Hala w Pruszkowie: fundamenty, konstrukcja, dach |
| Podwykonawcy | umowa, zakres, termin, osoba kontaktowa | elektryk na etap II, termin odbioru 30.10 |
| Ludzie | uprawnienia, badania, szkolenia BHP, grafik | uprawnienia UDT operatora wygasają za 30 dni |
| Sprzęt i terminy | przeglądy, polisy, leasingi | przegląd żurawia, polisa OC firmy |
| Narady | agenda, ustalenia, zadania z ustaleń | narada koordynacyjna w poniedziałek |
| Kontrole | PIP, BHP, nadzór, wynik i termin odwołania | kontrola PIP na budowie z zaleceniami |
Oprogramowanie dla firmy budowlanej: jak wybrać?
Oprogramowanie dla firmy budowlanej wybiera się po tym, czy kierownik budowy użyje go na telefonie w przerwie, a nie po tym, ile ma modułów. Program, do którego trzeba wrócić do biura, będzie uzupełniany raz w tygodniu z pamięci.
- 1
Sprawdź telefon
Dodanie zadania, zdjęcia i komentarza z budowy w mniej niż minutę.
- 2
Sprawdź szablon budowy
Nowa budowa ma powstać z szablonu z etapami i zadaniami, a nie od zera.
- 3
Sprawdź terminy
Uprawnienia, badania, przeglądy i umowy z przypomnieniem przed datą.
- 4
Sprawdź dostęp podwykonawcy
Czy podwykonawca zgłosi usterkę przez formularz bez konta w systemie?
- 5
Ustal, co zostaje obok
Księgowość i urzędowy dziennik budowy w EDB. Nowy program ma z nimi współistnieć.
Co z kosztorysem i dziennikiem budowy?
Kosztorys i wewnętrzny dziennik budowy prowadzi się w EXCORE przy projekcie budowy: kierownik zapisuje dzienne wpisy ze zdjęciami, a kosztorys pokazuje plan i wykonanie. Urzędowy dziennik budowy prowadzi się w postaci papierowej albo elektronicznej (rozdział 5a Prawa budowlanego), a elektroniczny w rządowej aplikacji EDB, uruchomionej przez GUNB 20 stycznia 2023 r.
Do terminów, których program powinien pilnować, należą szkolenia okresowe BHP: na stanowiskach robotniczych nie rzadziej niż raz na 3 lata, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych nie rzadziej niż raz w roku (§ 15 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP). To informacja ogólna, nie porada prawna: obowiązki na konkretnej budowie ustal z prawnikiem albo służbą BHP.
Jak w EXCORE prowadzi się firmę budowlaną?
Firmę budowlaną prowadzi się w EXCORE na rdzeniu z funkcjami dla budów: kosztorysem, harmonogramem Gantta, dziennikiem budowy i rozliczeniem materiałów. Budowa to projekt, podwykonawca to firma w CRM z umową w rejestrze umów, a uprawnienia i przeglądy to terminy.
- Projekty z widokiem listy, tablicy i kalendarza, szablon projektu i portfel projektów, żeby zobaczyć wszystkie budowy razem.
- Rejestr umów z najważniejszą datą: ostatnim dniem na wypowiedzenie. System ostrzega o umowach, które przedłużą się same.
- Terminy firmowe: polisy, przeglądy, certyfikaty i opłaty trafiają do kalendarza i zamieniają się w zadanie z wyprzedzeniem.
- HR: kartoteka pracowników z terminami badań i uprawnień, szkolenia, grafik zmian z ostrzeżeniem o braku odpoczynku.
- Spotkania: agenda, notatka, ustalenia, a każde ustalenie jednym kliknięciem staje się zadaniem.
- Audyty i kontrole: wizyty PIP, BHP czy sanepidu z wynikiem, karą i terminem odwołania, a z kontroli zakładasz projekt naprawczy.
- Formularz zgłoszeniowy pod publicznym adresem: podwykonawca albo inwestor zgłasza usterkę, a zgłoszenie staje się zadaniem.
Kosztorys budowy ma pozycje z ilością i ceną, a harmonogram Gantta pokazuje etapy i zależności na osi czasu. Materiały wydane z Magazynu (beta) na budowę rozliczają się z pozycjami kosztorysu, więc kierownik widzi, ile betonu czy stali poszło ponad plan. Czego EXCORE nie robi: nie prowadzi księgowości.
Jak prowadzić budowę jako projekt?
Jedna budowa to jeden projekt, a etapy to sekcje z zadaniami. Nową budowę zakłada się z szablonu, więc lista czynności nie zależy od pamięci kierownika.
- 1
Szablon budowy
Sekcje: przygotowanie, stan surowy, instalacje, wykończenie, odbiory. Zadania z liczbą dni na termin.
- 2
Zależności
Zadanie „tynki” czeka na „instalacje podtynkowe”. Program pokazuje, co blokuje kolejny etap.
- 3
Ludzie
Prowadzący i wspierający przy każdym zadaniu. Obciążenie pokazuje, kto ma za dużo w jednym tygodniu.
- 4
Aktualizacja stanu
Raz w tygodniu krótka notatka o stanie budowy dla zarządu i inwestora.
- 5
Portfel
Wszystkie budowy razem, z postępem liczonym z zadań.
Przykład: firma wykonawcza prowadzi trzy budowy naraz. Każda ma projekt z szablonu, podwykonawcy mają umowy w rejestrze z datą odbioru, a kierownik zaczyna dzień od pulpitu z zadaniami zaległymi i terminami na najbliższy tydzień.
Jak wygląda dzień kierownika budowy w EXCORE?
Kierownik budowy zaczyna dzień od pulpitu z zadaniami zaległymi i terminami na najbliższy tydzień, a resztę robi z telefonu między jedną czynnością a drugą. Poniżej typowe sytuacje i moduły rdzenia, które je obsługują.
| Sytuacja | Co robi kierownik | Moduł EXCORE |
|---|---|---|
| Poniedziałkowa narada koordynacyjna | zapisuje ustalenia, a każde z osobą odpowiedzialną zamienia w zadanie | Spotkania, Zadania |
| Inwestor zgłasza usterkę | zgłoszenie z formularza pod publicznym adresem wpada do projektu budowy | Formularze zgłoszeniowe |
| Operatorowi za miesiąc wygasają uprawnienia | kadry widzą termin przy dokumencie pracownika i zakładają zadanie | HR, karta pracownika |
| Kończy się polisa OC firmy | termin trafia do kalendarza i zamienia się w zadanie 30 dni przed datą | Terminy firmowe |
| Umowa z podwykonawcą ma okres wypowiedzenia | rejestr pokazuje ostatni dzień na wypowiedzenie | Umowy |
| Kontrola PIP na budowie | zapis zakresu, wyniku i terminu odwołania oraz zadania z zaleceń | Audyty i kontrole |
Czy firma budowlana może dołożyć moduły z innych branż?
Tak. Branża jest w EXCORE punktem wyjścia, a moduły łączy się dowolnie, bo stoją na jednym rdzeniu i wspólnych danych. Firma budowlana z własnym składem materiałów dokłada Magazyn (beta), firma z własnymi autami Flotę z terminami pojazdów, a wykonawca, który często spiera się o zapłatę, sprawy prawne i wezwania do zapłaty. Każdy moduł włącza się i wyłącza w ustawieniach firmy bez utraty danych.
Pytania
Czy da się prowadzić kilka budów jednocześnie?
Tak. Każda budowa to osobny projekt, a portfel projektów pokazuje je razem z postępem i porównaniem deklaracji ze stanem zadań.
Czy mała firma budowlana potrzebuje programu do zarządzania?
Od dwóch równoległych budów zwykle tak. Wtedy właściciel przestaje pamiętać, kto jest na której budowie, a terminy uprawnień i przeglądów zaczynają umykać.
Czy EXCORE zastąpi dziennik budowy?
Urzędowego nie: ten prowadzi się w formie wymaganej prawem, na przykład w aplikacji EDB. EXCORE prowadzi wewnętrzny dziennik budowy firmy: dzienne wpisy kierownika, zdjęcia i stan robót, z których powstają zadania i ustalenia.
Czy podwykonawca musi mieć konto w EXCORE?
Nie musi. Może zgłaszać sprawy przez formularz pod publicznym adresem. Zgłaszający widzi tylko formularz, a zgłoszenie trafia do zadań.
Czy EXCORE pilnuje uprawnień budowlanych i UDT pracowników?
Tak, jako terminy w kartotece pracowników albo terminy firmowe. Każdy termin daje przypomnienie przed datą, a z terminu można od razu założyć zadanie, na przykład zapisanie operatora na egzamin.
Źródła
EXCORE jest otwierany dla pierwszych firm.
Zobaczmy, czy pasuje do Twojej organizacji. Zostaw kontakt, a umówimy prezentację.
Umów prezentację